檔案管理理論與檔案數據庫建設研究

肖麗萍

摘 要：檔案數據庫是以檔案的本體管理為基礎，兼顧數據庫設計和應用發展的需要，將包括檔案實體信息、管理信息、應用環境信息在內的各種類型數據按照特定數據模型進行組織的數據集合。在建設結構合理、格式規范、便于共享的檔案數據庫的過程中，僅僅依靠數據庫理論是不能勝任的，數據庫管理系統（DBMS）本質上就是管理所用的工具和平臺，其數據結構、類型、內容范圍等關鍵要素都必須依靠檔案基本管理理論提供的營養來進行保障，也是我們平常所說的業務支撐。

關鍵詞：檔案管理；檔案數據庫；檔案信息化

檔案數據庫是以檔案的本體管理為基礎，兼顧數據庫設計和應用發展的需要，將包括檔案實體信息、管理信息、應用環境信息在內的各種類型數據按照特定數據模型進行組織的數據集合。在長期實踐中，數據庫以其獨特的優點已經證明它是信息資源組織、管理、共享的最佳方法，在數據冗余度、管理效率、數據完整性控制等方面都有良好的表現。事實上，檔案數據庫是各類檔案信息系統正常運行的核心組件，是檔案信息化不可或缺的基礎工作之一。

在建設結構合理、格式規范、便于共享的檔案數據庫的過程中，僅僅依靠數據庫理論是不能勝任的，數據庫管理系統（DBMS）本質上就是管理所用的工具和平臺，其數據結構、類型、內容范圍等關鍵要素都必須依靠檔案基本管理理論提供的營養來進行保障，也是我們平常所說的業務支撐。

一、檔案分類理論對檔案數據庫的建設起著導向作用

從管理學上講，任何管理活動，拋開其最終目的，其最基本的目的或者基本要求都是要使被管理對象有序化，檔案管理的基本目的就是要使檔案有序化，包括檔案實體管理和信息管理的有序化。將數量龐大、內容形式復雜多樣的檔案有序化的具體方法很多，但最基本的方法就是分類，即“對檔案總體進行分割、劃分，將其分為若干層次、大小不同的部分或門類、種類、類別，然后對這些不同的部分、門類、類別等實施分別管理?！?“這實質上也是人類社會所有管理活動乃至認識活動的基本方法。”正因為如此，“說得籠統一點，檔案管理理論上的所有能稱得上‘重大的分歧和爭論，大都圍繞著分類方法展開?！?/p>

由是，筆者將檔案分類作為影響檔案數據庫建設的基礎理論，該理論直接影響著檔案數據庫建設的方向。在檔案理論界中邏輯主義和歷史主義的分類思路得到普遍認可。邏輯主義的分類思路是根據檔案的一般特征作為分類標準和依據，根據嚴格的形式邏輯進行劃分的分類思想，比如按照保管期限、密級等進行劃分。歷史主義的分類思路是按照事物的現實存在狀態與界線對事物進行區分的，強調根據事物的現狀進行把握，盡可能接近事物的真實狀態，是一種客觀主義的分類思路。歷史主義方法在檔案實體管理領域的具體體現就是全宗原則，在分類時首先按照檔案所屬的全宗進行歸類。邏輯主義分類思想有助于從某一具體特征進行劃分，便于對檔案進行多角度的靈活定位；歷史主義則強調了檔案來源屬性這個根本特征，有助于完整理解檔案內容，這也是檔案數據庫區別于其他文獻數據庫的關鍵要素。事實上，在檔案管理的過程中這兩種分類思想都是需要的，彼此是不可取代的。

一般來說，對檔案的實體管理基本采用了歷史主義的分類方法，大體都按全宗進行排架整理；而檔案內容信息的管理則可以同時采用兩種方法，一般以邏輯主義分類方法為主。在檔案數據庫建設中，一般是在來源單位層次上建立實體數據庫，實際上是將一個全宗（一般是檔案室層次）或全宗群（一般是檔案館層次）作為建庫范圍，同時利用視圖、索引等數據庫對象對內容實施邏輯管理，使檔案管理理論中的“二元主義”得以在數據庫建設中融合。

二、全宗原則及其理論發展對檔案數據庫建設發揮指導作用

檔案管理基本理論認為檔案的實體管理必須維護和尊重檔案的本質特性，必須采用歷史主義的方法，遵守全宗原則，這一思路對于檔案數據庫的建設具有重要的指導作用。

首先，全宗原則是檔案實體分類的基本方法，是人們經過理論分析和實證研究之后得出的寶貴經驗。以全宗為基本單位建設檔案數據庫，數據庫內容反映的是一個現實的實體單位的歷史記錄，保證了檔案數據具有一個堅實可靠的立足點，這是單純地依靠邏輯分類方法所達不到的。

其次，采用全宗原則指導建設檔案數據庫，能夠最大限度地維護檔案的原始記錄性。因為全宗作為一個獨立組織或個人形成檔案的全部，是一個不可分散、不可打亂混淆的有機整體，這樣能夠最大限度地維護和保持檔案的本質特性——原始記錄性，這也是檔案信息在管理組織上獨樹一幟、不同于圖書、資料、情報等文獻的根本原因。

第三，依據全宗理論進行檔案數據庫建設，有利于數據庫的建設與維護工作。按照這種思路進行檔案數據庫建設在多數情況下能夠保證數據庫的建設者、管理者、擁有者、維護者是統一的，數據庫建設各方的利益是一致的，有助于保證檔案數據庫建設的動力、資金以及作用的發揮。

1、全宗內部檔案的差異化管理需求要求建立相對獨立的檔案數據庫。

雖然全宗原則強調一個來源單位的檔案應當集中保管，但也沒有忽視對同一來源檔案之間的差異化管理。隨著社會實踐的發展，同一全宗內檔案的種類、載體類型及其管理要求日益多樣化、復雜化、專門化，這使得對全宗的集中統一保管難以實施。在檔案實體管理范疇，同一全宗內就有可能出現紙張、照片、錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤、縮微膠片等多種載體，其中相當一部分特殊載體的檔案在保管利用上都有特殊要求，因此往往需要將其組織為一個單獨的管理體系，設置專門機構，提供專門的庫房和設備，雖然可以在編號系統中設置它們與全宗的關系，但在實體管理層面上已經不具有嚴格的不可分散性。在檔案信息管理范疇，由于不同門類檔案的管理差異，同一全宗內不同類別的檔案也多采取分別管理的措施，比較典型的像人事檔案、會計檔案等由于具有不同于其他檔案的管理要求，采取由人事部門、財務部門單獨保管的管理方式。

與此相對應，基于全宗的檔案數據庫在建設時都會考慮到這些差異的存在，通過建立多媒體檔案數據庫來存儲管理照片、錄音、錄像等專門載體檔案，通過建立人事檔案數據庫、會計檔案數據庫對這些業務性較強的檔案實施專門化管理。

2、自由來源原則為專門檔案的數據庫建設提供理論基礎。

自由來源原則認為全宗不僅是歷史性、客觀性的，也可以是邏輯性的，這是對全宗理論的重大發展。像許多行業性、專業性很強的檔案就要求打破傳統全宗范圍的限制，而按照行業或專業系統進行集中統一管理。比如城建檔案、項目檔案雖然破壞了各項目參與組織全宗的完整性，但卻有效地維護了項目檔案的完整性。在多數情況下保證后者的完整性具有更為重要的現實意義。這里的工程項目就是一個邏輯意義上的全宗單位，由此可見，全宗理論在其本身的發展過程中存在分合的演化過程，并不完全拘泥于狹義的全宗概念。