談如何管理電子檔案

朱麗+孫波

電子檔案是指具有保存價值的，按一定方法整理而成的已歸檔的電子文件及其與之相適應(yīng)的軟件、參數(shù)和相關(guān)數(shù)據(jù)。對電子檔案真實性、完整性、有效性保證的條件應(yīng)具備：

1、規(guī)范電子檔案從形成乃至形成之前到歸檔保存的合法程序；

2、根據(jù)電子檔案的構(gòu)成要素，確定完整的電子檔案應(yīng)包含的信息并且形成規(guī)范的元數(shù)據(jù)集合；

3、確保電子檔案真實性的方法是從檔案管理角度對電子文件管理進行提前介入和全過程監(jiān)控；

4、確立電子檔案完整性和真實性的認定方法；

5、確立電子檔案長久保存過程中的有效性和可識別性。

解決這些問題必須在現(xiàn)有標準和規(guī)范基礎(chǔ)上進一步明確電子檔案真實的完整的保證要求和真實的認定方法及提供一種可行的管理模式。根據(jù)軟件及計算機行業(yè)標準規(guī)范結(jié)合檔案管理具體情況實現(xiàn)電子檔案能在各種結(jié)構(gòu)系統(tǒng)下的無鏈數(shù)據(jù)交換。

一、對電子檔案的真實性的保證方法

電子檔案的真實性是針對其信息的原始性而言的，真實性是指其內(nèi)容和顯現(xiàn)形態(tài)等全部信息都保持著反映歷史原貌的原始狀態(tài)。歷經(jīng)傳輸、拷貝等操作過程，電子檔案的內(nèi)容形態(tài)不變。檔案的真實性是對原始性認定后的結(jié)論，因此電子檔案的原始性是電子檔案真實性的基礎(chǔ)。

電子檔案首先是可以被原樣復(fù)制，也可以被改動后而不留痕跡。別外電子檔案與載體相分離，使其信息原始性和內(nèi)容性的衡量標準帶有相對性。

保證電子檔案真實性的措施主要有以下一些：第一保證電子檔案的原始性。信息的原始性是確定其真實性的基礎(chǔ)。第二建立環(huán)環(huán)相扣的責任者鏈接，分別對編制、審核、發(fā)放等過程進行把關(guān)。第三保證原始性的基礎(chǔ)上，建立真實性的認定方法和手續(xù)，明確判定電子檔案真實性的檢驗要素。這些要素，總體上就構(gòu)成了檔案真實性的充分條件。明確鑒定的執(zhí)行部門和責任者，且應(yīng)有合法的權(quán)限。

二、對電子檔案的完整性的保證方法

電子檔案本身信息結(jié)構(gòu)復(fù)雜，容易造成信息的缺損。伴隨著處理過程而不斷累加，很容易丟失，造成檔案來龍去脈不清。影響其讀取還原能否保持原貌。

電子檔案完整性的保證方法是建立檔案收集和積累制度。并且在電子檔案管理系統(tǒng)中設(shè)立一個空間足夠大的共用的存儲空間。另外在檔案的處理過程中對必要的背景信息的項目做出規(guī)范化的要求，組成一體化管理的信息庫。并在電子檔案歸檔或移交時按要求對元數(shù)據(jù)進行登記和說明。

三、對電子檔案的安全性的保證方法

電子檔案有隱藏性易更改性，為非法操作提供了便利。造成對其可靠性鑒定的困難，有了問題也難以查證。在賴以生存的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中安全問題成堆，網(wǎng)絡(luò)中對操作者身份認定的技術(shù)方法尚未徹底解決。是一種與網(wǎng)絡(luò)共存亡的危險狀態(tài)。

電子檔案安全措施是要完善電子檔案流轉(zhuǎn)跟蹤登錄管理，對隨時變化的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及相關(guān)元數(shù)據(jù)等進行嚴密管理的記錄。在管理系統(tǒng)中建立有效的操作權(quán)限，設(shè)置自動啟動的電子文件操作日志，選用加密技術(shù)，采用防火墻技術(shù)將內(nèi)部網(wǎng)與外部網(wǎng)進行可靠隔離保證電子檔案傳輸?shù)陌踩浴?/p>

四、對電子檔案法律效力的保證方法

電子檔案的法律效力是指歸檔檔案在一定時間和范圍內(nèi)所體現(xiàn)出的法定憑證作用。現(xiàn)行電子檔案的合法性認證方式主要有：簽章、口令、責任者代碼等。不過正因為對合法認定過程依賴交接的手續(xù)，所以往往只注意最后的手續(xù)，從而造成其辦理過程的背景信息不完整。對以后向外部證明其合法性和確定其價值時，由于來龍去脈不清帶來認定上的困難。還要對歸檔電子檔案的法律效力的確認問題。確定歸檔電子檔案的法律效力需要兩方面的條件：一是電子檔案本身具有法律效力所要求的全部必要屬性，二是有相應(yīng)的立法條文來認可電子檔案的法律效力。也就是說，立法必須規(guī)定電子檔案應(yīng)具備的必要條件，由于電子檔案的性質(zhì)決定，不能僅在歸檔時才考慮自身條件是否具備，而必須從電子檔案產(chǎn)生起就開始積累或保證這些條件。這就是歸檔電子檔案的保管部門應(yīng)介入到電子檔案管理的前端，從電子檔案產(chǎn)生起就提出要求。

電子檔案的管理從制度和技術(shù)方法上綜合采取措施要從管理制度的保證

措施。管理制度的保證措施是指以相應(yīng)的規(guī)章約束參與制作處理電子檔案的全部人員和環(huán)節(jié)。盡管各個單位具體做法上有所不同，但主要著眼點都有這樣兩個：一是管理過程的統(tǒng)一和嚴密，使電子檔案的整個生命周期連續(xù)得到有效控制；還要通過對人員的管理最終保證電子報告的真實的完整的可靠的。

管理制度的保證措施有以下幾種：

1、從制度上對電子檔案及其相關(guān)信息的捕獲方式、范圍和內(nèi)容等提出要求。

2、檔案一體化管理，對活動電子檔案和非活動電子檔案實行連續(xù)性控制；

3、對歸檔電子檔案的保管部門要提前介入電子檔案的管理，提前接收電子檔案，并建立起各交接環(huán)節(jié)的連鎖責任制度；

4、技術(shù)上的保證措施。管理制度的保證雖然有效，但也有其局限性。所以

采取一些特定的技術(shù)措施很是必要也很是有效。常見的一些技術(shù)措施有以下一些：

1》、建立對電子檔案處理過程的跟蹤記錄，從而把對電子檔案的任何操作都記錄在案，以備確認其法律效力時查考，此方法對保證電子檔案的真實性很有效；

2》、電子簽章技術(shù)，即以類似于紙質(zhì)文件處理中的批注和印章來處理電子檔案，可在一定條件下為確認電子檔案的合法性提供依據(jù)；

3》、相關(guān)電子檔案的聯(lián)結(jié)技術(shù)，把為解決同一問題的電子檔案在存儲器中建立邏輯指針，做到處理其中一個時其他的也不被遺漏；

4》、電子檔案的捕獲技術(shù)，即在電子檔案的運作過程中的必經(jīng)途徑上設(shè)置捕獲關(guān)口，把管理責任不確定的電子檔案及時收集起來，避免丟失，從而保證電子檔案體系上的完整；

5》、對背景信息的采集技術(shù)，即在電子檔案各上處理環(huán)節(jié)中設(shè)置采集接口，把電子檔案生成的原因、處理意見、處置方法、產(chǎn)生的結(jié)果等信息收集起來，并與電子檔案建立起邏輯關(guān)系，從而保證電子檔案自身的完整；

6》、對元數(shù)據(jù)的登錄技術(shù)，即把電子檔案生成環(huán)境，包括硬件和軟件平臺、各種信息處理工具、代碼體系等完整保留或記錄下來，使電子檔案在不同的時間和地點都可以按原貌讀出，從而保證電子檔案的可恢復(fù)性和有效性；

7》、從技術(shù)上嚴密控制對電子檔案的處理權(quán)限，可通過對操作者身份合法性的審核、處理權(quán)力的限定等方法避免對電子檔案的非法操作，從而保證電子檔案的可靠性。