淺談文書檔案管理過程中存在的問題及優化措施

馮欣

摘 要：文書檔案管理水平體現著企業或事業單位檔案管理的層次，而且直接關系到檔案資料的內在價值與完整性。文書檔案管理是衡量單位檔案管理水平的一個重要標準，是檔案存在的基礎與重要的資源發生地，其管理水平的高低直接關系和影響著檔案資料的質量與完整性。本文首先提出了文書檔案管理對于單位的重要性，分析了文書檔案管理中存在的問題，并針對這些問題，提出了提高文書檔案管理水平的措施，以此共勉。

關鍵詞：文書檔案；管理；問題；措施

隨著社會的不斷發展與進步，辦公室文書檔案的管理工作逐漸受到人們的重視，其對社會發展具有重要作用。文書檔案的收集和歸檔是檔案管理的重要內容，其對檔案管理的工作質量具有重要影響。對此，要求管理人員加強工作人員對文書檔案的管理意識，進而提高文書檔案管理的工作質量與效率。

一、當前文書檔案管理中存在的主要問題分析

（一）重視程度不足。首先，當前一些單位中，對于文書檔案的重要性缺乏系統的認識。一些單位認為文書檔案管理就是簡單的整理文書檔案，而沒有從信息分類、建庫、歸納、提取的角度看待文書檔案管理問題。與之相對應的，文書檔案管理部門在單位中所處的地位較低，被管理層當作“后勤部門”看待，在人員配置和基礎設施配置方面也得不到應有的重視。其次，在專業技能訓練方面，由于重視程度不足，很多單位的文書檔案管理工作人員都是臨時補缺，入職前缺乏不要的專業技能訓練，入職后也沒有進行過有效地繼續教育。單位不愿向文書檔案管理部門投入教育經費進行人員培訓，客觀上導致很多工作人員對文書檔案的管理一知半解，認為“只要不丟失”便是工作合格。加之一些單位未能向文書檔案管理部門配置信息化設備，導致很多單位的文書檔案管理和查閱工作十分麻煩，嚴重阻礙了文書檔案的應用。

（二）人力資源力量不足。所謂人力資源力量不足體現在兩個方面，一是人員數量不足，不少單位未能給文書檔案管理部門配置足夠的工作人員，現有工作人員也多是兼職的形式負責文書檔案管理工作。有的單位由辦公室秘書兼職文書檔案管理，由于秘書本身需要負責單位的草擬文、傳發文，本職工作已經較為繁重，對于文件檔案管理自然缺乏主動性和積極性。二是人員素質不高。很多單位并未引進具有專業背景的文書檔案管理人員，現有的管理員多是從其他崗位調崗而來的，甚至有些單位講文書檔案管理部門作為“預備退休部門”，把一些臨近退休、離職的人員安排在文書檔案管理部門之中任職，這些人員素質參差不齊，對檔案管理缺乏系統的了解和認識，日常管理方式也存在很多漏洞，遺失、錯置文書檔案的事件頻發。

（三）文書工作和檔案工作間協作不足。文書管理與檔案管理應當是一個系統性的管理，二者之間關系密不可分，缺一不可。也只有將二者的管理銜接起來，才能真正發揮文書檔案在企事業單位管理中的作用。但在現實工作中，很多單位重視日常文書管理，卻忽視了檔案管理，對于文書檔案管理也多是不同部門分塊操作，未能形成一個統一的整體，一些單位制定的管理制度形同虛設，客觀上拉大了文書管理和檔案管理工作之間的差距。

二、加強和改進文書檔案管理的有效對策

（一）提高對文書檔案管理的重視程度。加強重視是提高文書檔案管理工作的前提。具體來說，應當從兩個方面加強重視。首先，單位的主要領導應當給予文書檔案管理工作應有的重視，為文書檔案管理部門配置必需的人員、設備、經費，確保文書檔案管理部門的正常運轉。將文書檔案管理工作納入到單位整體管理決策之中來。其次，作為文書檔案管理部門的工作人員，應當認識到自身工作崗位對于單位發展、運行的重要意義，更不能主動將自己“降格”為“后勤部門”，無論是單位的各種活動還是各類規章制度，文書檔案管理部門都應當積極主動的參與，嚴格有效的落實，

（二）提高文書檔案管理人員的整體素質。企事業單位的文書檔案管理工作有一套詳盡的規章制度和科學的評價體系，因而在人員配置方面，也應以規章制度和評價體系為配置標準，不斷提升文書檔案管理人員的整體素質。首先，應當聘用一些具有專業教育背景的文書檔案管理人才為專職工作人員，處理單位的文書檔案尤其是一些較為重要的文書檔案。二是重視文書檔案管理部門人員的入職培訓和在職教育工作。新入職文書檔案管理部門的人員必須接受入職培訓，了解基本的工作方法與工作程序，明白自己的崗位職責和日常任務，使其對自

身的工作有必要的重視。在職工作人員必須定期接受在職教育，樹立主動學習新知識、新業務的意識和理念。尤其是信息化背景下做好文書檔案管理工作的必要技能，使其更好地完成今后的工作。

（三）做好文書管理和檔案管理的對接。文書管理是檔案管理的重要組成部分，二者不可割裂。因此，今后的工作中，檔案管理應當以文書為切入點，在工作細節上不斷規范文件管理。將規范意識滲透進文書檔案人員的意識之中，使其做好日常文件材料的立卷歸檔工作，做好文書編寫的規范化和一體化工作，在紙張選擇、文件格式、字體字號等方面做到一致，在收發文工作時，及時做好登記工作，保證收集的資料完整統一，并在相應的檔案里標注清楚，放置在專門的位置以備查閱，通過這些方式方法，使單位的文書檔案管理工作水平提到更高的檔次上來。

（一）規范銜接文書工作與檔案工作。文書工作是檔案工作的重要前提，沒有文書工作的質量保證，就沒有檔案工作的質量提高。特別是文件質量的提高主要取決于文書工作人員的責任心和水平。所以，文書工作人員要規范處理文件，提高文書的編制質量。因此，文書人員平時要具備良好的檔案管理意識，做好文書材料的歸檔管理工作。盡量做到文件和檔案工作的協調，為后期的檔案管理工作提供方便。例如，文書人員在制作文件過程中要注意對文件材料的質量進行把關。文件材料質量包括紙張大小、文件內容的文體、文件格式等方面是否達到相關的標準和要求，對于文件材料必須要規范統一，不能花樣百出。對于紙質和用筆都要進行明確規定，不準使用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復寫紙等材料來撰寫和批閱文件。文件處理要及時到位，不能拖拉耽擱；同時要做好文件收發的登記管理，發現遺失必須要及時查找。尤其是賬外材料，包括領導講話及外出開會材料都要進行收集，確保各種文件材料的完整齊全，不能錯漏。

（二）加強部門間協作，做好文書檔案收集工作。檔案質量的提高和結構的改善將決定檔案的價值，因此提高檔案的質量是檔案管理部門的工作。平時檔案管理人員必須要做到勤聯系，勤溝通，勤走動，爭取其他部門的協作和配合，提高檔案的質量。要做到對業務部門的近況了解，經常就業務部門的工作進行交流，加強溝通，對于出現的新情況新動向要及時關注，保證檔案材料的及時收集。對于檔案部門的工作要多思考、多實踐，爭取做到檔案材料的收集整理及時高效。平時還要注意檔案材料信息收集渠道的暢通，對于出現可能的檔案信息死角要及時進行疏通。

（三）完善文書檔案管理制度，細化程序。任何一項工作都需要嚴格的規章制度加以規范，否則都可能會出現人為的疏忽，甚至造成無可挽回的損失。對于檔案工作更是如此，嚴格科學的檔案管理制度是檔案工作順利開展的保證。檔案管理制度要做到精細化、可操作化和明確化。對于各項檔案管理的細節問題要具體明確，不能含糊，更不能出現制度漏洞，同時要注意細則制定的可操作性，不要過于煩瑣復雜。對于文件收發要嚴格遵守國家的各項相關制度，防止出現文件核發混亂，過多過濫的問題。在公文行文之前要做到核驗簽發手續是否完備，附件內容是否遺漏，公文格式是否規范，在正式印制發送前要做到再次核查。如果出現公文內容必須修改的，必須要按照程序進行重新核查。同時對于公文的材料管理方面必須要執行機關公文標準，嚴禁出現不合格公文材料、不合格公文內容、不合格公文格式等問題。

三、結語

總之，只有從提高單位文書檔案工作的應有地位，搞好文書工作與檔案工作的規范銜接，加強部門間協作，做好文書檔案收集工作，建立有效的管理制度和工作程序等方面入手，加強文書檔案管理工作，樹立文書檔案管理工作規范化、標準化，才能提高文書檔案利用率，為單位的建設與發展提供強有力的保證。

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