電子會計檔案信息管理存在的問題及優(yōu)化措施

陶銳

摘 要：會計檔案長期保存會計信息，是經(jīng)濟(jì)社會最大的會計信息數(shù)據(jù)庫，其內(nèi)容具有真實性高、專業(yè)性強(qiáng)、來源廣泛、連續(xù)性好等優(yōu)點，有非常高的應(yīng)用價值。由于會計檔案電子化管理的需求愈加迫切，因此本文對電子會計信息檔案管理存在的問題進(jìn)行了分析，并提出了有效優(yōu)化措施。

關(guān)鍵詞：電子會計檔案；長期保存；數(shù)字保存

0 引言

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息生產(chǎn)、傳播和儲存的形式發(fā)生極大的改變，以數(shù)字形式存儲的電子會計檔案已成為會計檔案工作中越來越重要的檔案形式。會計檔案是會計流程的一個十分重要的組成部分，能有效的記錄和反映企業(yè)單位財務(wù)方面的歷史材料等信息。但在會計檔案管理長期保存工作中仍然存在一些問題。因此，需要會計人員去認(rèn)真學(xué)習(xí)、積極探索，以促進(jìn)會計檔案管理工作，使之更好地為單位的財務(wù)工作服務(wù)。

1 電子會計檔案信息管理的重要性

經(jīng)濟(jì)運作是單位存在的生命之源，而財務(wù)會計檔案管理的質(zhì)量直接影響著單位的經(jīng)濟(jì)運作情況。對于電子會計檔案來說，其是單位在長期運營過程中產(chǎn)生的財務(wù)資料，代表了本單位財務(wù)情況，對后續(xù)經(jīng)濟(jì)活動的展開和管理均具有重要指導(dǎo)意義。電子會計檔案管理工作的有效實施，可以提高信息處理的速率和質(zhì)量，為各部門下一階段的經(jīng)濟(jì)活動提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持，同時新型技術(shù)的應(yīng)用，還可以有效解決勞動力，控制成本投入，提高會計信息的綜合利用效果。但是電子會計檔案管理、應(yīng)用以及保存等工作的實現(xiàn)，均需要將計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)作為載體，這樣就決定了檔案信息的不安全性，在任何階段均有可能會受到外部因素影響而出現(xiàn)問題，造成檔案信息損毀或者失真。基于單位運營需求，必須要加強(qiáng)對電子會計檔案長期保存的重視，采取措施來避免保存過程中受到的損傷。

2 電子會計檔案信息的特點

2.1 信息保存期延長

新法規(guī)中規(guī)定會計檔案定期保管年限更改為10年和30年兩類，并對會計檔案移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)年限進(jìn)行了適當(dāng)延長。在此背景下，怎樣才能實現(xiàn)電子會計檔案信息的長期保存，已經(jīng)成為行業(yè)研究要點。在應(yīng)用各項技術(shù)對檔案信息進(jìn)行保存時，還要注意在后期階段，是否存在系統(tǒng)以及平臺來有效讀取原有數(shù)據(jù)檔案信息，保證各類檔案信息可以充分發(fā)揮其所具有的指導(dǎo)信息。

2.2 信息保存要求高

現(xiàn)在計算機(jī)信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛的應(yīng)用到各個領(lǐng)域，對檔案信息管理工作的實施也具有一定推動作用，已經(jīng)實現(xiàn)了現(xiàn)代化和數(shù)字化發(fā)展。在此背景下，不存在紙質(zhì)檔案對應(yīng)的原生電子會計檔案持續(xù)出現(xiàn)和增加，在一定程度上加大了檔案信息保存管理的難度。新《辦法》規(guī)定單位生成以及外部接收的電子會計檔案信息，可以利用電子形式進(jìn)行保存，需要計算機(jī)系統(tǒng)以及專業(yè)軟件技術(shù)作為支持。但是在此過程中，一旦原生電子會計檔案保存存在缺陷，勢必也會對電子會計檔案信息的長期保存產(chǎn)生不良影響。

2.3 信息內(nèi)容復(fù)雜性

想要實現(xiàn)對電子會計檔案信息的長期保存，需要對其具有的特點進(jìn)行分析，因為其會涉及到多方主體，需要科學(xué)性高的組織者對各類檔案資料進(jìn)行統(tǒng)籌管理，同時還要求具有較高專業(yè)技能水平的工作人員參與管理。另外，基于電子會計檔案保存載體特點，還需要已經(jīng)相對成熟的系統(tǒng)和軟硬件作為基礎(chǔ)，單位需要與專業(yè)系統(tǒng)、軟件開發(fā)商保持有效聯(lián)系。假如在此過程中存在任何問題，均會加大會計檔案信息保存風(fēng)險性，導(dǎo)致其在長期保存過程中受到破壞，造成信息失真。

3 電子會計檔案信息管理中存在的問題

3.1 配件支持問題

因為電子會計檔案信息的長期保存需要有可靠性高的軟硬件作為支持，但是就現(xiàn)狀來看，很多單位此方面建設(shè)不到位。現(xiàn)用檔案信息保存和利用載體的服務(wù)器、硬件外圍設(shè)備以及終端均需要進(jìn)行更換和升級，以及財務(wù)管理系統(tǒng)也需要進(jìn)行更新。

3.2 管理工作問題

雖然對電子會計檔案信息管理的重視不斷提高，但是因為技術(shù)水平限制，目前管理工作在實際開展中還存在較大缺陷。很多具有會計等財經(jīng)專業(yè)學(xué)歷的財務(wù)人員，并沒有檔案學(xué)專業(yè)背景，對檔案管理工作內(nèi)容以及要求了解不全面。同時，管理制度缺失也是限制管理工作有效展開的主要因素，導(dǎo)致電子會計檔案長期保存中出現(xiàn)丟失、泄密、無法讀取等問題，無法作為指導(dǎo)文件應(yīng)用。

3.3 專業(yè)技術(shù)問題

電子會計檔案信息的長期保存，關(guān)鍵是要保證其完整性和安全性，即在保存階段不會被篡改、竊取，保證在后期應(yīng)用中可以順利讀取。但是現(xiàn)在參與財務(wù)管理工作的人員，并不具備專業(yè)信息背景，無法高效應(yīng)用各項信息技術(shù)，在對財務(wù)管理系統(tǒng)以及保存系統(tǒng)進(jìn)行操作時，經(jīng)常會因為人為失誤加大保存風(fēng)險。

3 電子會計檔案信息管理優(yōu)化措施

3.1 提高人員綜合素質(zhì)

所有保存管理工作的實施，均需要由專業(yè)人員負(fù)責(zé)，這樣單位就需要安排專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)精神較高的人員負(fù)責(zé)，降低人為因素對保存工作的影響。對財務(wù)人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，使其在掌握財務(wù)相關(guān)知識的同時，提高信息安全意識，自主學(xué)習(xí)并掌握信息技術(shù)，提高自身信息處理能力，可以根據(jù)實際工作要求熟練操作不同電子會計檔案系統(tǒng)。同時，還應(yīng)提高對電子信息檔案長期保存工作的重視，應(yīng)用措施來提高檔案保存安全性，并可以根據(jù)實際需要快速檢索查找所需檔案信息，為單位經(jīng)濟(jì)活動的展開提供信息支持。

3.2 完善各項規(guī)章制度

要針對電子會計檔案長期保存工作要求，制定完善管理制度，對管理工作的張開提供保障。與傳統(tǒng)會計工作相比，電子會計工作中電子憑證長期保存難度更大，因此必須要有專門的制度對管理行為進(jìn)行約束，明確管理人員職責(zé)，保證各項管理措施的有效落實。并通過獎懲制度的落實，來提高工作人員主觀能動性，互動按照要求開展管理作業(yè)。

3.3 優(yōu)化專業(yè)技術(shù)系統(tǒng)

要建立功能完善的系統(tǒng)，并保證各項配套軟硬件的落實，定期對操作系統(tǒng)進(jìn)行更新。物理方面要做好計算機(jī)系統(tǒng)防火、防水、防盜、防震，安排人員對辦公區(qū)域進(jìn)行不定期巡查，避免外力對系統(tǒng)產(chǎn)生影響。提高計算機(jī)系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)以及會計核算系統(tǒng)運行安全性，可以準(zhǔn)確快速的讀取全部資料信息，并輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計憑證、財務(wù)會計報表、會計財薄等會計資料。另外，還要基于電子檔案信息長期管理要求，設(shè)置經(jīng)辦、審核、審批等審簽程序，保證檔案信息應(yīng)用完整性。

4 結(jié)束語

綜上所述，社會在不斷的發(fā)展進(jìn)步中，會計檔案工作必須與時俱進(jìn)，更新觀念，不斷完善相關(guān)制度，培養(yǎng)高素質(zhì)人才，并從實際上采取有效措施，積極探索會計檔案現(xiàn)代化管理模式，促進(jìn)會計檔案管理的完整化、規(guī)范化、科學(xué)化，使會計檔案管理工作更好地為促進(jìn)社會主義和諧社會建設(shè)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]會計檔案的功能與管理淺析[J].沈棟.企業(yè)導(dǎo)報.2016（04）

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