淺談工程資料管理工作

余定麗

摘要：工程資料是記載工程施工活動(dòng)全過(guò)程的一項(xiàng)重要內(nèi)容。它是施工單位在工程施工過(guò)程中形成的，是實(shí)物質(zhì)量的真實(shí)寫(xiě)照。無(wú)論是工程的原材料、構(gòu)配件質(zhì)量，還是分項(xiàng)工程質(zhì)量評(píng)定，資料都能客觀的反映實(shí)際施工狀況。因此，它是核定工程質(zhì)量等級(jí)的重要依據(jù)，同時(shí)，它又是城建檔案的重要組成部分，也是工程竣工交付使用的必備文件，又是對(duì)工程進(jìn)行檢查、驗(yàn)收、移交、使用、管理、維修、改建和擴(kuò)建的原始依據(jù)。

關(guān)鍵詞：工程資料；收集整理；資料質(zhì)量；措施及對(duì)策

1 施工資料的收集整理

施工資料是以單位工程為組成單元，按專業(yè)類別進(jìn)行整理。每個(gè)工程根據(jù)其使用功能和建設(shè)規(guī)模確定了相應(yīng)的施工項(xiàng)目，每個(gè)專業(yè)都應(yīng)按照專業(yè)產(chǎn)生相應(yīng)的施工資料。施工單位的施工資料應(yīng)以各施工過(guò)程中形成的重要資料為主進(jìn)行收集、整理。一般可以分為：①施工前的資料收集、整理；②施工過(guò)程中工程資料的收集、整理；③施工竣工驗(yàn)收階段的資料收集、整理。

1.1 工程施工前收集、整理的資料

工程開(kāi)工前就應(yīng)收集工程動(dòng)工審批表、施工許可證、地質(zhì)勘察報(bào)告、施工圖紙、開(kāi)工報(bào)告、施工組織設(shè)計(jì)等資料。其中施工組織設(shè)計(jì)是指導(dǎo)擬建工程施工全過(guò)程各項(xiàng)活動(dòng)的技術(shù)、經(jīng)濟(jì)和組織的綜合性文件。施工組織設(shè)計(jì)應(yīng)該在施工之前編制完成。施工組織設(shè)計(jì)編制完成后，應(yīng)該上報(bào)請(qǐng)企業(yè)主要技術(shù)負(fù)責(zé)人審批，并報(bào)工程監(jiān)理審批后方能生效。資料員應(yīng)該認(rèn)真收集施工組織設(shè)計(jì)文件，同時(shí)還要收集企業(yè)負(fù)責(zé)人的審批報(bào)告及監(jiān)理報(bào)審表，這兩個(gè)報(bào)告是確定施工組織設(shè)計(jì)有效性的關(guān)鍵文件。另外在這一階段還要注意收集原材料、半成品、成品出廠質(zhì)量證明和試驗(yàn)報(bào)告。

1.2 施工過(guò)程中各分部工程資料的收集、整理

各分部工程資料一般包括：①圖紙會(huì)審設(shè)計(jì)交底、設(shè)計(jì)變更洽商記錄；②技術(shù)交底；③原材料、半成品、成品出廠質(zhì)量證明和復(fù)試報(bào)告；④施工試驗(yàn)報(bào)告及見(jiàn)證記錄；⑤施工記錄；⑥測(cè)量復(fù)核及報(bào)驗(yàn)；⑦隱蔽工程驗(yàn)收記錄；⑧檢驗(yàn)批、分項(xiàng)、分部工程驗(yàn)收記錄等。在收集整理分部工程資料中應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)：

1） 及時(shí)收集整理設(shè)計(jì)變更、洽商記錄。設(shè)計(jì)變更、工程洽商是工程竣工圖編制工作的重要依據(jù)，其內(nèi)容的準(zhǔn)確性和修改圖號(hào)的明確性與否對(duì)竣工圖繪制質(zhì)量至關(guān)重要，強(qiáng)調(diào)兩點(diǎn)要求：其一，應(yīng)分專業(yè)辦理；其二，應(yīng)注明修改圖紙的圖號(hào)。若在后期施工中，出現(xiàn)對(duì)前期某一變更或其中某條款進(jìn)行重新修改的情況，則必須在前期被修改條款上注明“作廢”字樣。收集時(shí)應(yīng)注意設(shè)計(jì)變更通知單需有建設(shè)（監(jiān)理）單位和設(shè)計(jì)專業(yè)負(fù)責(zé)人簽認(rèn)方可有效。

2） 做好施工記錄和隱蔽工程檢查記錄。施工記錄是對(duì)現(xiàn)場(chǎng)施工情況的真實(shí)反應(yīng)，要如實(shí)填寫(xiě)。隱蔽工程檢查記錄即對(duì)隱蔽工程進(jìn)行檢查，并通過(guò)表格的方式將工程隱檢項(xiàng)目的隱檢內(nèi)容、質(zhì)量情況、檢查意見(jiàn)、復(fù)查意見(jiàn)等記錄下來(lái)，作為以后各項(xiàng)建筑工程的合理使用、維護(hù)、改造、擴(kuò)建等所需的重要技術(shù)資料。凡未經(jīng)隱蔽工程驗(yàn)收或驗(yàn)收不合格的工程，不得進(jìn)行下道工序的施工，隱檢合格后方可進(jìn)行下道工序施工。

3）認(rèn)真做好分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄。分部工程的質(zhì)量驗(yàn)收是在分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收基礎(chǔ)、上進(jìn)行的。除了對(duì)該分部工程中所含各分項(xiàng)工程進(jìn)行評(píng)定外，還要檢查該分部工程中所涉及到的質(zhì)量控制資料、安全和功能檢驗(yàn)（檢測(cè)）報(bào)告，對(duì)分部工程進(jìn)行觀感質(zhì)量驗(yàn)收。分部工程驗(yàn)收單位由施工單位、勘察單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、建設(shè)單位五方共同組成，并有質(zhì)檢部門進(jìn)行監(jiān)督。

4）做好技術(shù)交底和施工日志的記錄

技術(shù)交底是一項(xiàng)技術(shù)性很強(qiáng)的工作，對(duì)保證工程質(zhì)量至關(guān)重要。因此，不但要把設(shè)計(jì)意圖和建設(shè)單位的合理要求在工程建設(shè)中具體體現(xiàn)，還要貫徹上級(jí)技術(shù)指導(dǎo)的意圖和要求。技術(shù)交底必須滿足設(shè)計(jì)和施工規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、工藝標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量驗(yàn)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。所有技術(shù)交底資料都要列入工程技術(shù)檔案。技術(shù)交底必須以書(shū)面形式進(jìn)行，經(jīng)過(guò)檢查和審核，有簽發(fā)人和被交底人的簽字。

施工日志是項(xiàng)目施工的真實(shí)寫(xiě)照，是驗(yàn)收施工質(zhì)量的原始記錄，也是竣工總結(jié)和工程施工質(zhì)量原因分析的依據(jù)。項(xiàng)目人員填寫(xiě)施工日志要注意：①因工程施工周期長(zhǎng)，要逐日記載，不得后補(bǔ)。若工程施工期間有間斷，應(yīng)在日志中加以說(shuō)明，可在停工最后一天或復(fù)工第一天進(jìn)行描述。②施工記錄不應(yīng)是流水賬，要有時(shí)間、天氣情況、施工部位、機(jī)械作業(yè)及人員情況。③施工日志只記錄與工程有關(guān)的內(nèi)容，與生產(chǎn)無(wú)關(guān)的內(nèi)容不要記錄，施工日志應(yīng)完整，除生產(chǎn)情況記錄和技術(shù)質(zhì)量安全工作記錄完整外，若施工中出現(xiàn)問(wèn)題，也要反映在記錄中。

1.3 施工竣工資料的收集、整理

一項(xiàng)工程完成后，在收集整理好各個(gè)分部工程資料后，就要進(jìn)入竣工資料整理。

1） 施工單位出具《工程竣工報(bào)告》，向監(jiān)理機(jī)構(gòu)和建設(shè)單位報(bào)告工程已完成，要求進(jìn)入竣工驗(yàn)收程序，并提供全套施工技術(shù)資料交監(jiān)理機(jī)構(gòu)核查。監(jiān)理機(jī)構(gòu)核查技術(shù)資料和工程實(shí)體，認(rèn)為技術(shù)資料基本齊全、整理有序，工程實(shí)體已按設(shè)計(jì)、按合同要求完成后，交由建設(shè)單位在《工程竣工報(bào)告》上簽章，簽章后，工程進(jìn)入竣工驗(yàn)收階段。

2） 收集監(jiān)理、設(shè)計(jì)、勘察三方分別出具的竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告資料。

3） 收集單位（子單位）工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄：匯總表，工程質(zhì)量主要控制資料核查記錄、安全和功能檢驗(yàn)資料核查及主要功能抽查記錄，觀感檢查記錄，實(shí)測(cè)實(shí)量記錄等。

4） 編制竣工圖。其方法是在原圖上編制和重新繪制竣工圖。凡是利用原圖編制竣工圖的，圖面必須達(dá)到八成新以上，無(wú)油污、無(wú)磨損、圖字清晰，并在顯示標(biāo)題欄的頁(yè)面空白處加蓋竣工圖章后方可作為竣工圖，竣工圖編制人、技術(shù)負(fù)責(zé)人應(yīng)逐張簽字。然后由現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理工程師及總監(jiān)理工程師簽字方可歸檔。

2 施工資料歸檔與移交

1）工程資料的歸檔文件必須是準(zhǔn)確系統(tǒng)，并能夠反映工程建設(shè)活動(dòng)全過(guò)程的文件材料，歸檔文件必須經(jīng)過(guò)分類整理，并應(yīng)組成符合要求的案卷。

2）工程資料的移交：工程檔案一般不少于兩套，一套由建設(shè)單位保管，一套移交城建檔案館。且城建檔案館的資料必須是原件，以便今后查閱。工程項(xiàng)目需要向本單位歸檔的文件，應(yīng)按國(guó)家有關(guān)規(guī)定和 GB 50328—2001《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》附錄A 的要求單獨(dú)立卷歸檔。

3 提高工程資料質(zhì)量的措施與對(duì)策：

1）加大宣傳，提高意識(shí)。在工程建設(shè)初期，施工單位應(yīng)高度重視和加強(qiáng)檔案法規(guī)、工程檔案基本知識(shí)的宣傳教育工作。組織學(xué)習(xí)檔案基礎(chǔ)知識(shí)和施工過(guò)程中原始簽證資料操作方法及對(duì)竣工資料整編、工程項(xiàng)目驗(yàn)收的基本要求。使相關(guān)人員在工程開(kāi)工之初就了解檔案業(yè)務(wù)，具備較強(qiáng)的檔案意識(shí)，為提高竣工檔案資料質(zhì)量打下基礎(chǔ)。

2）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高能力。在工程建設(shè)過(guò)程中，施工單位應(yīng)注重資料管理和整編方面的培訓(xùn)。一是對(duì)工程技術(shù)員進(jìn)行檔案知識(shí)培訓(xùn)，使他們掌握檔案方面的有關(guān)規(guī)定和要求，在日常工作中按高標(biāo)準(zhǔn)整理好基礎(chǔ)資料；二是對(duì)專業(yè)檔案管理人員進(jìn)行工程專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，培養(yǎng)一批既懂檔案又懂技術(shù)的工程檔案管理骨干，促進(jìn)歸檔工作的規(guī)范開(kāi)展。

3）健全制度，落實(shí)責(zé)任。工程建設(shè)初期就要建立和完善以檔案管理責(zé)任制為核心的工程資料管理辦法。明確相關(guān)人員在工程檔案形成過(guò)程中應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，制定統(tǒng)一的資料編制要求和細(xì)則，規(guī)范工程資料的管理。

4）過(guò)程參與，同步管理。從工程開(kāi)始，檔案人員按照文件的順序、圖紙的編號(hào)進(jìn)行登記，建立借閱制度。對(duì)在編制資料中發(fā)現(xiàn)的“原件不齊全”、“資料不齊全”、“不規(guī)范”、“不統(tǒng)一”等問(wèn)題，要及時(shí)研究給予解決。要嚴(yán)格執(zhí)行工程資料編制工作“三同步”管理制度，即工程立項(xiàng)開(kāi)工與竣工資料收集同步，工程施工過(guò)程與竣工資料形成同步，工程完工驗(yàn)收與合同竣工資料驗(yàn)收同步。檔案工作人員要始終參與整個(gè)工程的建設(shè)和竣工工作驗(yàn)收全過(guò)程，對(duì)不符合標(biāo)準(zhǔn)的文件要拒收，從源頭保證編制資料的質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

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[3]陳淑義，徐素英，建設(shè)工程竣工資料質(zhì)量問(wèn)題與對(duì)策，山東