文書檔案創新管理工作探析

孫予

摘 要：社會的進步速度昭然若是，依托社會發展的不斷深入，各單位管理工作的重要組成部分——檔案管理工作水平得到了明顯提高，文書檔案管理工作水平也水漲船高。然而，就現在的發展形勢與速度來看，各單位的文書檔案管理工作與時代的需求有著顯著的差距。由于文書檔案管理工作對單位的發展有著不可忽略的影響，對于社會人的可持續發展也發揮著舉足輕重的作用。因此，面臨社會越來越快的發展形勢，我們必須加強對文書檔案管理工作的重視。創新文書檔案管理制度，促進文書檔案管理工作水平的進步一步提高以更好的為單位發展服務。本文就在分析文書檔案管理工作的作用和現狀的基礎上，提出了一些更為合理的改進途徑。

關鍵詞：文書檔案；管理工作；探究

1 文書檔案管理的內容及作用分析

（一）文書檔案管理工作的主要內容

文書檔案管理工作的首要內容是要保證文書材料的完整性、客觀性、真實性；其次是要檢查文書檔案材料是否出現錯裝或者是混裝的情況；最后要對文書檔案的保存情況進行考量。

（二）文書檔案的作用

1.文書檔案真實的記錄著單位工作的發展歷程

每個單位的文書檔案，不僅記錄著單位內部的黨政工作，更是對單位內部開展的所有活動和管理工作的記錄憑證。只要是稱得上完善的文書檔案，必然是包含著單位的各種活動和管理活動過程中留下的原始材料。在這一套完整的檔案中能夠看出這個單位的發展歷程以及發展水平，對單位的改革發展，推陳出新，有著寶貴的參考價值。

2.文書檔案銜接著單位的各項工作

文書檔案本身來源于文書文件，文書處理之后最終變為檔案。因而，單位的管理部門，如果能夠對本校檔案進行深入研究，必然能夠提高管理工作的力度和針對性與具體性。將文書檔案完整的保存下來，對單位內部各項工作都能起到銜接作用。

2 當前文書檔案管理存在問題

（一）對文書檔案管理審核的重視程度不足

文書檔案管理工作是否能夠取得傲人的成績受很多因素影響，其中對文書檔案管理審核的意識、重視程度就是一個極為重要的方面。但是當前我國很多地方的單位檔案室條件極為簡陋，甚至根本沒有為檔案管理開辟一個專門的空間，由此而又直接導致了檔案管理人員對檔案管理工作的不重視。

（二）檔案信息化建設落后，嚴重制約了文書檔案管理的效率

目前很多地區的文書檔案管理工作仍然在沿用傳統的管理方式。以文書檔案查找為例，按照傳統的檔案管理模式，檔案管理者在根據單位需求提供檔案之前，首先要要求查找者為其提供具體的檢索信息，然后通過書本檢索的方式對案卷編號進行逐個查找，最后再到庫房調閱文書檔案資料，這種文書檔案管理方式程序復雜、耗時耗力，不僅嚴重阻礙了文書檔案管理的效率，而且嚴重降低了文書檔案的利用率，不利單位工作的進一步發展。

（三）缺乏一支文書檔案管理工作的人才隊伍

尤其是當下，隨著社會的進步、計算機技術的發展，大數據在給文書檔案管理工作者帶來便捷的同時也對其專業素質提出了更高的要求。由于電子化的檔案管理摒棄了傳統的檔案管理方式，代替以現代化的手段對檔案信息進行歸檔處理，因而更需要一些專業人員進行科技管理。這樣一來，就對檔案管理者的專業素質提出了更高的要求。但是縱觀當下，目前仍然有很大一部分文書檔案管理人員缺乏對信息技術及與檔案管理相關的軟件的學習與應用，不僅降低了文書檔案審核管理的效率而且容易使檔案出現安全隱患。

3 文書檔案管理的創新途徑

（一）加深領導對文書檔案管理工作的認識程度

只有真正得到領導的重視，才能獲得迅速的改變。而是否能夠得到領導的高度重視，是文書檔案管理工作有效進行的重要依據。文書檔案管理的上級部門如果能夠定期檢查檔案管理工作，并高度重視其科學化建設，以單位整體發展規劃為目的，才能引起相關單位領導的重視。作為文書檔案管理人員，應該充分發揮其管理職能，必要性的向領導宣傳檔案對于單位健康發展的重要性，從而引起單位領導的高度關注。同時，加強對文書檔案功能的宣傳，讓大家共同參與、高度重視檔案管理工作，讓文書檔案管理工作向著規范化發展，讓文書檔案管理工作得到長期健康的發展，不斷為單位和社會發揮其應有的作用。

（二）做好文書檔案的收集工作，完善文書檔案信息

要想做好文書檔案管理工作，首先就要對其檔案材料進行進一步的收集補充。但是由于很多文書檔案管理工作人員缺乏資料收集經驗，加之文書檔案資料較為分散，因此，要想補充完善每一份檔案信息就顯得較為困難。針對這一問題，可以通過以下幾個步驟來解決：首先要派有一定工作經驗、業務熟練的工作人員來擔任文書檔案信息聯絡員，針對目前文書檔案審核中存在的問題進行上下溝通，針對文書檔案缺失的資料進行共同商策，以此形成一個上下聯系的網絡，不斷完善文書檔案資料；其次，在進行文書檔案材料收集時要注意收集方法、收集形式的多樣化，力求檔案資料的完整性；最后，在檔案收集結束后要注意對材料進行篩選，及時將不真實的檔案資料去除，力求保證檔案資料、真實信息，為日后活動的發展打下堅實的檔案基礎。

（三）建立健全歸檔制度，規范化收集檔案

文書檔案管理人員都應當掌握檔案管理工作，強化檔案管理意識，學習了解關于檔案管理的法律法規，結合本校的具體實際情況，對檔案工作的制定做到具體問題具體分析，建立完善的歸檔制度，從源頭上做好檔案的收集工作。對各部門應歸檔的文書檔案材料要按照相關規定保證能按時、按量、按質歸檔，從而確保專職人員對檔案管理工作的順利進行。檔案室也應負起責任，認真保存、接收檔案，確保文書檔案的完整性。

（ 四） 致力于培養復合型文書檔案管理隊伍

如今各大單位最缺少的就是復合型的文書檔案管理人才，專業知識與能力的不足和學習能力的缺乏嚴重拉低了檔案管理工作水平。因此，雙管齊下的培養文書檔案管理人員的專業素質和業務能力，為文書檔案管理部門擁有高精尖的檔案管理人員而努力，是單位沒相關領導與部門應該高度重視的。不僅如此，由于文書檔案管理工作的特殊性，要求檔案管理人員必須擁有高度的責任心和耐心。因此在培訓過程中，應該注意陶冶檔案管理人員的情操，培養他們的思想道德素質，打造一支德才兼備的高素質管理隊伍。

（ 五） 創新工作方式，增大檔案利用率

糾其根本來講，文書檔案管理工作屬于一項服務性工作，其根本任務是為單位的其他管理事務服務的，也是為了單位的工作水平提高而服務。為了完成這項職能，必須科學規劃文書檔案管理工作制度，轉變工作思路，開展檔案管理工作的調查與研究工作，多方面的進行檔案編研工作，力爭把文書檔案管理工作的作用發揮到最大化，也盡可能的提高文書檔案的利用率。

4 結語

總而言之，要想進一步提升文書檔案管理效率，就必須盡快創新實現文書檔案信息化管理，培養專業人才隊伍，推動單位文書檔案的完善與進步。

參考文獻

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