淺析房地產檔案管理信息化的現實意義及對策

柏平 棗莊市房地產管理局

淺析房地產檔案管理信息化的現實意義及對策

柏平 棗莊市房地產管理局

隨著社會的進步和信息化的發展，改變傳統的房地產檔案管理模式，提高房地產檔案管理信息化水平，分析房地產檔案管理信息化的現實意義、當前的現狀和對策。

房地產 檔案管理 信息化 對策

在市場經濟中，房地產是商品，是最基本的生產要素，也是最基本的生活資料同時也是人們交易的對象。房地產業在整個國民經濟中占據非常重要的地位，房地產通常占到一個國家總財富的70%左右。在房地產的開發、建設、交易中往往會生成大量的紙質資料、電子和數據信息，通過對這些資料數據進行分析整理，就生成了房地產檔案。房地產檔案作為不動產檔案中的重要組成部分，與百姓生活息息相關，社會對房地產檔案管理的服務水平、技術水平要求越來越高。推進房地產檔案管理信息化水平是提高房地產檔案管理服務的重要手段，也是社會發展和城市建設對房地產檔案管理的迫切需求。

一、房地產檔案管理信息化現狀

房地產檔案包括在拆遷、房屋的建設、工程建設管理、產權變更、登記等活動中形成的具有檔案保存與利用價值的文字、數據、影像資料等。房地產檔案管理信息化是指在房地產檔案管理活動中通過現代化的電子設備、網絡等現代信息技術，對房地產檔案資源進行綜合化的處理、管理和利用。根據房地產不可移動性、獨一無二性、數量有限性、難以變觀性、保值增值性等特性，其檔案管理也有相應的特點，如專業性、政策性較強，具有時效性和動態性，真實性和準確性較強等。隨著社會的進步和信息化的發展，傳統的房地產檔案管理模式已遠遠跟不上時代的腳步，房地產檔案管理逐漸從紙質化的實體管理模式向數字化、信息化管理模式轉變。隨著現代城市建設的發展，城鎮化進程加快，房地產業發展迅速，房地產業已然成為國民經濟的支柱產業，所以房地產檔案的內容越來越復雜，形式也越來越多樣化，目前的現狀是檔案管理的技術手段跟不上時代的要求，檔案管理人員的檔案意識和素質亟待提高。轉變檔案管理意識，提高檔案管理信息化建設水平勢在必行。

二、提高房地產檔案管理信息化的現實意義

提高房地產檔案管理的信息化，通過計算機、掃描儀、打印輸出設備、存儲設備、系統平臺、檢索設備等現代化信息技術改變傳統的檔案管理手段，方便對房地產測繪、交易、登記等數據的收集與管理，同時降低管理成本，節省人力、物力、財力，提高檔案管理工作效率，減少檔案管理的失誤，確保檔案保管的完整性和準確性，提高檔案的利用效率，從而提升檔案服務水平，樹立良好的服務窗口形象，對社會經濟的發展也具有推動作用。

三、推進房地產檔案管理信息化的對策

（一）建立開放的現代化數字查詢平臺，實現檔案查詢利用的數字化，有效提高房產檔案的利用效率。

原始的房產檔案管理采用的大多是實物保存、紙質化存檔，對保存環境有很高的要求，有很多檔案在管理過程中被損壞，如果遇到極端天氣或不可預知的地質災害，檔案更會有不可修復和不可逆轉損壞、遺失、損毀，這對社會和經濟建設、對人們的生活產生不利影響。如果房屋買賣合同、權屬關系等檔案保存和管理不健全、缺乏嚴謹，有漏洞，則容易導致案件糾紛，不利于社會的和諧穩定與進步。通過采用計算機、掃描儀、攝影攝像機、數據庫、多媒體存儲等現代信息技術和設備，對檔案進行科學的處理、管理，建立開放的現代化數字查詢平臺，提供信息化的查詢服務，建立科學的檢索體系，實現檔案查詢利用的數字化管理，不斷提高檔案的利用效率。

（二）推進共享的資源利用型信息數據庫建設，提高檔案管理的集中化管理水平。

傳統的房產檔案管理系統通常被切割成小塊，地域化管理，局限性較大，房產管理部門、檔案管理人員、檔案使用者溝通機制不暢通，不利于資源的共享與利用。雖然2016年1月1日起正式施行的《不動產登記暫行條例實施細則》里，就不動產包括房產做了統一的查詢、保護和利用規定，但是房地產檔案自身管理仍存在查詢困難、紙質檢索復雜、時間空間地域受限等問題。信息化的檔案管理模式，改變了傳統管理方法，合理利用信息化管理技術，將原有的實物檔案、紙質檔案通過電子設備轉化成電子檔案，利用專業的檔案軟件，整合各類信息，通過網絡、計算機等手段實現查詢、下載所需檔案，實現信息資源共享，建立統一的檔案管理信息化系統，實現交互式利用資源，改變了傳統的到檔案室查詢借閱利用檔案的模式，省時省力，節約資源。

（三）提高標準化規范化檔案管理建設，為房地產事業健康有序發展提供有力保障。

提高檔案管理的標準化和規范化，完善房地產檔案管理方面的法律法規和制度，建立一系列的檔案收集、保存、利用程序，從檔案資料收集開始就要嚴格把關，嚴格按照標準進行管理。延長檔案的使用周期，嚴格檔案保管規范，保證檔案數據的真實有效和安全，提高有關部門對檔案管理工作的重視程度，有效解決檔案管理滯后問題，提高檔案數據信息有效利用價值，建立網絡信息平臺，打破時間、地域限制，及時有效的提供檔案數據，為房地產開發、建設、交易提供檔案數據支持。

（四）提升房地產檔案管理信息化意識，建設高素質檔案管理人才隊伍。

房地產檔案管理信息化是社會發展的必然趨勢，是社會進步的標志，信息化管理水平的提高不是一蹴而就的，需要上下部門聯動協調，轉變傳統檔案管理意識，加強制度建設和資金投入，提高檔案管理工作人員的素質和技術水平，定期進行檔案管理工作的培訓教育，制定和完善檔案管理工作獎懲機制，制定和細化檔案管理的建設標準，完善基礎性的工作，不斷提升房地產檔案管理信息化水平，為房地產事業健康發展打下良好基礎。

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