人事檔案管理信息化建設研究

凌敏

[摘要]信息時代，做好人事檔案管理信息化建設是適應時代特征、符合社會需要的重要舉措。本文基于人事檔案管理信息化建設的重要性，探討了實踐工作中存在的問題，并制定了科學策略。對推動企業人事檔案管理向著信息化、科學化、數字化方向發展，充分發揮人事檔案核心功能價值，有重要的實踐意義。

[關鍵詞]人事檔案管理；信息化建設；重要性；問題；對策

0引言

人事檔案管理工作是企業單位人力資源管理中的一項重要環節，在全球信息化的背景之下，以往傳統人事檔案管理工作模式早已不能符合現代社會的發展需要，人事檔案管理內涵以及工作業務的發展重心實現了更大的延伸，也就是企業應明確怎樣做好人事檔案管理的信息化建設，進而真正推動該項工作的現代化發展。然而目前，縱觀企事業單位人事檔案管理信息化建設工作不難看出，其仍舊包含較多問題，對企業單位人事檔案工作的持續全面發展形成了一定的阻礙影響。為此，我們應制定科學有效的對策，積極開展人事檔案信息化建設，方能達到事半功倍的工作效果。

1人事檔案管理信息化建設的重要性

人事檔案管理信息化建設主要是采用現代化計算機信息技術完成人事檔案資源的整理、處置，并提供相應的應用服務，該過程體現出了檔案信息資源管理的網絡化以及數字化特征，可進一步加快人事檔案管理現代化發展進程，由此可見該項工作將對企業單位人事工作、生產管理形成極為重要的影響。首先，人事檔案管理信息化，由電子檔案的形成、收集、檢驗、歸檔、入庫直至應用等流程均需要借助自動化系統實現，可令管理員工避免從早到晚一直忙于瑣碎事務，這樣一來人事檔案管理效率將明顯增長。其次，人事檔案管理信息化完成了人事檔案管理的無紙化、網絡化發展，使復雜的模塊實現了全面集成，例如薪酬管理、工作業績評估、檔案信息管理等，利用人事檔案信息集成數據庫可更快地查詢到所需要的各項人員信息。省略了檔案工作人員處理原始資料的較多時間，對保護人事檔案原版紙質資料的完整性極為有利，同時可更好地實現信息資源的全面共享。另外，加強人事檔案管理信息化建設，企業領導決策人員可更快地了解到不同級別干部人員道德、才干、業績、廉政等層面的相關信息，進而為培養人才、崗位晉升、人員聘用提供科學的參考資料。

2人事檔案管理信息化建設包含的問題

縱觀當前企業單位人事檔案管理信息化建設工作不難看出，其呈現出一定的代表性問題。首要問題在于沒有形成科學的認識，因此對人事檔案管理信息化建設工作不夠重視。一些人錯誤地認為，該項工作僅僅是輔助性環節，無需列入重點計劃進行管理，沒有擺正人事檔案管理的應有地位。在這種錯誤認識的前提下，企業單位無法投入充足的人力與財力資源，對人事檔案管理信息化建設的有效開展形成了一定的阻礙影響。

當前，一些企業單位進行檔案管理通常應用傳統模式，由于較多重復性工作耗費了員工精力，導致工作效率低下。同時，當前企業單位人事檔案資源的提供、應用仍舊多為實體檔案，大量的多次翻閱會導致檔案損壞以及不完整的問題，檔案管理保存工作無法全面落實。在建設人事檔案信息數據庫系統過程中，一些企業單位并沒有形成一致的標準與規劃，導致數據庫系統欠缺應有的完整性以及系統性，信息采集不完整，一些信息不確定，無法第一時間更新，使得人事信息呈現出混亂的現象。同時，部分企業僅能在員工基礎信息、編輯檔案目錄、傳遞檔案資源等環節應用計算機管理，信息化水平有限，較難完成資源共享。

以往，人事檔案資源管理通常通過手工方式進行裝訂，無需員工有較高的技能與素質，然而伴隨人事檔案管理的信息化、現代化發展，企業更加需要素質水平較高的復合型人才方能有效開展人事檔案管理。

3人事檔案管理信息化建設策略

3.1更新觀念、完善制度、擴充投入

人事檔案管理信息化建設的有效執行應由觀念認識這一源頭人手，完善管理制度，擴充投入，創建穩定的工作隊伍。觀念意識層面，企業單位各階層領導應重視信息化建設，做好領導組織工作，提升扶持力度，通過多元途徑籌措經費，確保信息化建設以及系統應用需要的各項費用。同時，應做好軟硬件設施建設管理，積極開展人事檔案數字化、網絡化應用開發研究。制度建設層面，應創建完善的應用系統，提升安全保密水平，制定自檢監督管理制度，為人事檔案信息化管理建設夯實基礎。再者，應加強員工隊伍建設，創建完善的人才培訓管理制度，打造出一大批掌握豐富人事檔案管理知識與高水平技能、同時能夠熟練應用計算機技術、精通信息化數據庫系統操作的綜合人才。

3.2強化人事檔案信息數據庫建設

企業單位在建設人事檔案管理信息化系統前期，應針對單位現實狀況，面向企業全員人事檔案信息做細致、嚴格的甄別篩選，確保數據信息錄入精準完善。基于數字檔案信息的錄入以及電子信息的形成，創建完善全面的個人信息資料庫、干部履歷庫、工資水平庫、專業員工科研項目庫、個人表現庫、人才照片庫、任免信息庫等。另外，應定期豐富、充實、更新檔案資料，提升人事檔案時效性、精準性與可靠性，同時需要做好信息庫資源的合理分類，在設定權限的基礎上進行檢索，確保檔案資源的有序、順暢運行。

3.3做好人事檔案信息資源網絡化建設

信息時代，企業單位應基于網絡服務器為信息平臺，重視網絡系統優化，加強人事檔案信息化管理工具軟件的配置，進而為用戶提供可靠、優質的網絡信息數據服務，擴充人事檔案管理信息化建設的覆蓋范疇。另外，應以各個職能單位工作權限為基準劃定系統模塊，添加企業有關組成機構的信息資源，真正完成員工、薪酬、勞動合同、保險資料、工作報表等資源的網絡化、信息化管理，創建形成整體、多元化、層次結構分明、現代智能化、保密安全的人事檔案信息化管理網絡體系，為企業單位制定人事管理決策提供重要的參考信息。

3.4完善人事檔案管理網絡安全防護

為完善人事檔案管理網絡安全防護，首先應加強網絡安全監控測試，配備入侵檢測模塊至共享化網絡系統之中，快速分析統計出入網絡數據信息。倘若察覺系統存在安全隱患，應快速做出應對處理。另外，應采用科學合理的安全防護管理對策，針對各類信息資源的保密等級應做出清晰的界定，明確用戶查詢應用權限。可利用設置密碼、確認身份等手段預防人事檔案資源遭受破壞或出現重要信息泄露的問題，定期做好數據庫信息資源的備份管理。再者，應合理地配設訪問控制應用體系，應用防火墻技術系統做好訪問管理。利用上述對策，可有效做好企業人事檔案信息數據庫的維護與管理，提升其應用價值。

4結語

總之，為全面提升人事檔案管理信息化建設水平，我們應真正明確該項工作的現實重要性，總結實踐過程中的問題與不足，制定科學對策，更新觀念、完善制度、擴充投入，強化人事檔案信息數據庫建設、做好人事檔案信息資源網絡化建設、完善人事檔案管理網絡安全防護，方能達到事半功倍的效果，推動企業人事檔案管理實現健康、全面的發展。