淺談不動產登記檔案信息化管理的問題分析與改進建議

蘇丹 湖北省十堰市不動產登記中心

淺談不動產登記檔案信息化管理的問題分析與改進建議

蘇丹 湖北省十堰市不動產登記中心

不動產登記檔案信息化管理主要是對不動產的交易、類型、登記以及建造等活動信息的保存、整理和記錄，由國家機關部門負責，同時，國家也制定了相關完善的不動產登記檔案信息化管理制度，以維護交易市場安全。基于此，作者對不動產登記檔案信息化管理的問題與改進建議進行分析，以供相關人員參考。

不動產 檔案登記 信息化管理

引言

隨著時代不斷發展，我國對于不動產登記檔案進行統一信息化管理的工作已經完成，統一不動產登記制度逐漸開始實施。信息化管理方案的實施整合，能有效提升不動產登記的工作效率，并使不動產登記體系受相關法律保護，推進我國不動產登記檔案信息化管理快速發展，對于不動產登記的完善具有重要意義。

一、不動產登記檔案信息化管理的具體特征

不動產登記檔案信息化管理工作具有公開性和唯一性特征，是對某一區域內的不動產物權和權利歸屬狀況進行反映，同時反映不動產的變更信息，為物權交易提供安全的保證。不動產登記檔案內容具有一定的規范性和法定性特征，受《物權法》保護，以法律為基礎，對檔案進行管理與利用，具有較高的社會公信力。

二、不動產登記檔案信息化管理的問題

當前，我國不動產登記檔案信息化管理過程中，存在檔案管理分散現象，缺乏集中保管場所，在農業、林業、國土、海洋等多部們中均有保管，未能實現統一管理，并且在各部門管理過程中標準不一，系統差異性較大，使檔案在信息資源整合、檔案查閱時難度較大，例如，某單位或個人在查詢不動產時，常常需要登錄多個檔案系統或到檔案保管部門實地查詢，查詢效率不佳。同時，不動產檔案數據與實際業務系統關聯度較低，在實際辦理不動產業務時，相關業務無法實現快速調檔，影響工作效率[1]。

三、不動產登記檔案信息化管理的工作改進建議

（一）創新不動產檔案的服務方式

1.對于單位或組織部門業務的創新。在創新不動產檔案信息管理的服務方式時，應將單位或組織部門進行分類，以便于提升工作效率，具體來說，主要分為兩類：一類是民政部門、銀行以及法院等相關單位，在實際工作過程中，在查詢權利人與家庭成員在相關行政區域內是否有不動產登記信息或不動產的數量時，需要調動不動產登記檔案信息，由于相關單位查詢的檔案數量龐大，在提供服務時可以提供數據接口查詢，以幫助查詢人員提升工作效率；另一類是紀檢監察部門、組織部門等特定的政府部門，在實際工作過程中，相關部門在進行違紀調查跟蹤、人事調動、調整時，需要查詢不動產登記檔案，由于工作的特殊性，相關工作人員可以為查詢人員提供延伸檔案的服務方式，利用電子政務內網，采取CA認證和安全準入措施，延伸不動產檔案管理系統的接入范圍，以便于相關查詢人員提升查詢效率，與此同時，還應確保檔案信息的安全，以保證檔案信息具有保密性。

2.對于個人業務的創新。相關工作人員在對個人進行服務時，應貫徹落實信息惠民政策與互聯網服務政策，以達到“讓數據多走路，讓群眾少跑腿”的工作目的。互聯網服務政策即利用當前的互聯網技術，使查檔人可以通過網上申請，查詢所需不動產檔案信息，審核人員經過審核后開具不動產查詢證明，并利用郵寄的方式寄給申請人，提升工作效率。同時，還可提供自助式查檔服務，即在行政服務中心、銀行、證券交易等人流密集的交易場所設置不動產登記檔案自助查檔設備，為查詢人員提供便捷服務。

（二）遷移整合當前的檔案信息資源

在改進不動產登記檔案信息化管理時，應遷移整合各個有關部門和單位的不動產登記檔案，將現有的檔案資源進行統一管理，并建立完善的管理系統，以實現不動產登記檔案信息化管理。在實際的整合遷移過程中，其主要工作應分為以下幾個步驟：首先，分析查詢相關單位或部門的不動產檔案的數據量，收集相關各類不動產登記檔案的數字化成果，整合現有的檔案數據庫結構，建立符合當前需求的檔案數據庫，同時進行檔案數據遷移；其次，在整合遷移工作完成后，要保證遷移后的檔案內容和目錄信息的準確性、一致性，相關工作人員檢查是否存在缺失情況，同時進行抽查，檢驗檔案數據信息的質量，從而保證不動產登記檔案完整遷移。

（三）實現檔案系統與業務系統的集成

1.實現檔案信息與登記信息的雙向調用。信息雙向調用的實現，能使當前的登記檔案信息進行快速處理，在系統中直接進行檢索查詢相關檔案，提升工作效率。在實際工作過程中，相關工作人員需設置登記信息與檔案的雙向調用接口，從而實現數據查詢和統一，滿足用戶的查詢需求，同時，還應設置登陸接口、信息同步接口等，保證用戶一次性查詢完整。

2.前置檔案工作數字化。在辦理登記業務過程中，為減少檔案管理的工作量，相關工作人員應在受理環節要求申請人提供完整信息，并從登記業務中提取電子檔信息，在管理系統與登記系統間設置數據同步接口，通過接口將資料進行歸檔，利用前置檔案數字化提升工作效率[2]。

3.將登記業務信息實現自動歸檔。在實際工作過程中，相關工作人員可將不動產登記業務需要歸檔的數據形成數據包，通過相關的檔案管理系統將數據包轉換到不動產登記管理系統中,利用接口方式，將不動產登記檔案管理系統與不動產檔案登記業務相連接，二者之間穩定運行互不影響，并且，一旦出現問題，能立即明確問題所在，利于管理部門查詢責任歸屬。

四、結論

綜上所述，在不動產登記檔案信息化管理過程中，相關工作人員應結合當前的信息技術，打破傳統的檔案信息管理理念，構建符合當前社會需求的不動產登記管理制度，實現不動產檔案管理信息化。但在實際改進過程中，還存在部分問題，需要相關工作人員不斷改革創新，延伸不動產信息服務，提升工作效率。

[1]周文奇,彭健.不動產登記檔案信息化管理的問題分析與改進建議[J].浙江檔案,2016,12：54-55.

[2]張偉.不動產登記檔案信息化建設中存在的問題與對策[J].開封大學學報,2017,3101：94-96.

蘇丹（1980.2-），女，廣西寧明人，大專學歷，不動產檔案管理。