新時(shí)期國(guó)有企業(yè)人事檔案管理的發(fā)展與完善分析

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新時(shí)期國(guó)有企業(yè)人事檔案管理的發(fā)展與完善分析

申?；?山西高平科興龍頂山煤業(yè)有限公司

人事檔案管理是人事管理的重要組成部分，它真實(shí)記錄著員工的工作經(jīng)歷、社會(huì)關(guān)系、品德作風(fēng)等信息，是企業(yè)選拔和任用員工的重要依據(jù)。作為一項(xiàng)重要的原始客觀憑證，因此，各企業(yè)都需在一定的保密性和專業(yè)性基礎(chǔ)下做好相關(guān)的管理工作。新時(shí)期背景下，我國(guó)國(guó)有企業(yè)經(jīng)濟(jì)體制在隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制不斷進(jìn)行改革，對(duì)國(guó)企的人事檔案管理工作也提出了更高的要求。

新時(shí)期 國(guó)有企業(yè) 人事檔案管理

引言

人事檔案管理在我國(guó)的發(fā)展歷史較為悠久，而隨著信息化時(shí)代的深入，人事檔案管理工作已進(jìn)入了全面發(fā)展時(shí)期，更加強(qiáng)調(diào)管理的規(guī)范化與制度化。作為現(xiàn)代企業(yè)管理工作中的一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)以及企業(yè)獲取人才信息的重要來源，如何做好相關(guān)的管理工作是所有人事檔案管理者所面臨的重要課題。目前，在國(guó)有企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大的形勢(shì)下，其人事檔案管理中存在的一些問題也逐漸暴露出來，因此，為穩(wěn)定國(guó)企的健康發(fā)展，首先就必須完善其人事檔案的管理工作。

一、國(guó)有企業(yè)人事檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀

1.缺乏完善的管理體制。國(guó)企人事檔案管理是影響員工晉升的重要因素，而現(xiàn)今部分國(guó)企缺乏完善的管理體制，管理人員在工作時(shí)缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)的制度支持，常使得管理結(jié)果與制度要求不一致。例如對(duì)于員工檔案資料丟失的現(xiàn)象缺乏一定的懲治機(jī)制，導(dǎo)致管理人員忽視制度的規(guī)定，降低了管理水平。

2.管理手段落后。如今，信息化時(shí)代的不斷推進(jìn)，帶來技術(shù)發(fā)展的新思潮。但部分國(guó)有企業(yè)并未將先進(jìn)的現(xiàn)代化管理技術(shù)與創(chuàng)新思想融合應(yīng)用到人事檔案管理工作中去，而是僅僅借助計(jì)算機(jī)對(duì)員工的檔案信息等進(jìn)行錄入，缺乏完善的人事檔案管理信息化數(shù)字化建設(shè)，進(jìn)而開發(fā)人事檔案管理的綜合性功能。

3.缺乏有效的匯總內(nèi)容。目前，我國(guó)國(guó)企的人事檔案管理匯總內(nèi)容大多相同，較為重視員工的歷史性和政治性信息資料，并且員工檔案中的調(diào)崗和業(yè)績(jī)等方面的資料對(duì)于國(guó)企的核心競(jìng)爭(zhēng)力和創(chuàng)新能力具有重要的作用。但由于其缺乏有效的匯總內(nèi)容，進(jìn)而使管理人員在工作上也缺乏一定的有效性，逐漸忽視了人事檔案管理的重要性。

4.歷史遺留問題嚴(yán)重。國(guó)企的人事檔案管理常存在著因一些歷史問題而丟失許多重要原始信息資料的現(xiàn)象。隨著多元文化思想的沖擊，現(xiàn)今許多員工的維權(quán)意識(shí)不斷增強(qiáng)，而這些歷史遺留問題直接導(dǎo)致了部分員工與企業(yè)矛盾的升級(jí)，如由于檔案資料的缺失而影響員工的福利待遇及無法辦理退休等等，為企業(yè)帶來許多不必要的糾紛。

5.過度依賴人才市場(chǎng)。目前，許多地區(qū)的人才市場(chǎng)已開展了企業(yè)人事檔案的有償托管業(yè)務(wù)，而部分國(guó)企為方便統(tǒng)一管理在未對(duì)員工的檔案進(jìn)行審查、核實(shí)等情況下，便將員工的人事檔案直接掛靠當(dāng)?shù)氐娜瞬攀袌?chǎng)進(jìn)行管理，嚴(yán)重忽略了員工檔案的重要性。

二、新時(shí)期國(guó)有企業(yè)人事檔案管理的完善措施

1.完善管理的制度化建設(shè)。完善的人事檔案管理制度可以是管理工作更具規(guī)范性、嚴(yán)謹(jǐn)性。因此，為了促進(jìn)國(guó)企員工的職業(yè)發(fā)展，就需要不斷完善管理的制度化建設(shè)。首先，要建立人事檔案信息匯總制度，把握信息歸檔的完備性和時(shí)效性[1]。其次，需完善人事檔案的借閱制度，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行借閱，保證檔案的保密性和安全性。隨后，需要優(yōu)化人事檔案的傳送制度，避免新入職、辭職等員工的信息錄入出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象。最后，還需建立懲罰制度，對(duì)出現(xiàn)錯(cuò)誤的管理人員采取合理有效的懲罰措施，端正管理人員的工作態(tài)度，以提高管理人員的責(zé)任意識(shí)和管理水平。

2.改善管理手段，提高管理水平。傳統(tǒng)的人事檔案管理通常是借鑒文書檔案管理的方法，針對(duì)檔案頁數(shù)的不同選擇不銹鋼定裝訂或是專用膠等，隨后嚴(yán)格按照檔案的順序編號(hào)用檔案盒進(jìn)行裝置。但這種管理手段容易造成檔案的混亂性，占據(jù)空間大且不易保管。現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)展下，為提高管理效率和水平，國(guó)企應(yīng)借助計(jì)算機(jī)等技術(shù)的應(yīng)用，改善管理手段，進(jìn)而提高信息錄入的準(zhǔn)確性，減少不必要的管理環(huán)節(jié)，提高檔案管理的效率和水平。

3.加強(qiáng)管理的信息化數(shù)字化建設(shè)。首先就需要完善國(guó)企人事檔案管理的硬件和軟件設(shè)備，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等技術(shù)代替原有的紙質(zhì)檔案管理模式，提高信息傳遞的速度的同時(shí)，還需對(duì)基礎(chǔ)信息設(shè)備進(jìn)行定期的維修與翻新，確保其正常運(yùn)轉(zhuǎn)。其次，需要建立并完善國(guó)企人事檔案管理信息系統(tǒng)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)人事檔案存儲(chǔ)、檢索和調(diào)動(dòng)的系統(tǒng)化、規(guī)范化，降低企業(yè)的管理成本。隨后國(guó)企需要實(shí)現(xiàn)人事檔案的獨(dú)立化信息管理，避免與其他部門的職能等出現(xiàn)混淆想象而影響了人事檔案管理的準(zhǔn)確性。

4.提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。為保證國(guó)企人事檔案管理的質(zhì)量，提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)是重要的工作之一。因此，在招聘和任用檔案管理人員時(shí)，首先需要對(duì)其專業(yè)管理能力進(jìn)行考核，確保員工工作的時(shí)效性。同時(shí)對(duì)錄用的人員要做好專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)操守的定期培訓(xùn)工作，加強(qiáng)他們對(duì)國(guó)企人事工作方面的政策法規(guī)的認(rèn)識(shí)與了解，提高其責(zé)任意識(shí)，進(jìn)而增強(qiáng)其集體榮譽(yù)感，為企業(yè)的發(fā)展而考慮。

5.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持力度。人事檔案管理需要企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者給予充分的重視和支持，尤其對(duì)于發(fā)展規(guī)模較大的國(guó)企來說，領(lǐng)導(dǎo)者的重視與支持可以幫助管理人員提高自己的職責(zé)意識(shí)，督促相關(guān)管理的制度化和信息化建設(shè)的落實(shí)和實(shí)施，進(jìn)而推動(dòng)人事檔案管理各個(gè)工作環(huán)節(jié)的有序開展，增強(qiáng)管理人員的執(zhí)行力度，提高企業(yè)的管理效率。同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)者需要了解人事檔案管理人員的工作環(huán)境和待遇情況，并采取激勵(lì)性的有效措施以提高管理人員的工作積極性，進(jìn)而提高企業(yè)的人事檔案管理水平。

三、總結(jié)

人事檔案管理有助于企業(yè)培育和留住人才，是促進(jìn)其長(zhǎng)遠(yuǎn)健康發(fā)展的力量源泉。因此，國(guó)企需要分析其人事檔案管理中存在的問題，并針對(duì)這些問題實(shí)施有效的管理措施。在考慮企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r的基礎(chǔ)上，還需緊隨信息化潮流，進(jìn)而不斷完善企業(yè)的制度化信息化建設(shè)，使人事檔案管理發(fā)揮最大作用。

[1]顏賽花.關(guān)于國(guó)有企業(yè)人事檔案管理狀態(tài)的分析[J].人力資源管理,2017,(06)：345.

申?；ǎ?976.7-），女，山西高平人，本科學(xué)歷，助理工程師，助理政工師，研究方向：人事方向。