檔案數字化的質量和安全保密控制措施

鄭艷昆 中國現代文學館

檔案數字化的質量和安全保密控制措施

鄭艷昆 中國現代文學館

信息技術的廣泛應用，加速了傳統行業工作模式的變革，為提高工作效率和降低管理成本起到了重要作用。以往的檔案管理主要由人工完成，不僅管理效率低下，而且檔案容易出現損害、丟失等問題。通過推行檔案數字化，可以借助于計算機信息系統實現對檔案的管理，在減輕管理壓力的同時，也有利于充分挖掘檔案的利用價值。現階段檔案數字化發展面臨的突出問題是如何保證數字檔案的安全性和保密性，在這一背景下探究檔案數字化質量管理和安全控制措施具有重要的實際應用價值。

檔案數字化 特點分析 質量問題 安全保密措施

檔案數字化是檔案管理和信息技術融合發展形成的一種新模式，經過掃描將紙質檔案上的信息轉化為計算機可識別的二進制數據，然后保存在數據庫中，便于計算機進行檢索、管理和更新。我國早在20世紀80年代開始推行檔案數字化技術，隨著信息技術的不斷成熟，現階段已經逐步形成了智能化化和規范化的檔案數字管理體系。文章首先對檔案數字化的基本特點進行了概述，隨后在分析數字檔案面臨突出問題的基礎上，分別從優化質量和安全保密兩方面提出了強化數字檔案管理的可行性措施。

一、檔案數字化的特點分析

（一）經濟效益好

數字化檔案與傳統紙質檔案相比，在經濟效益上也具有一定的優勢，主要體現在兩方面：其一是縮減了管理人員的編制，節省了人員成本支出。引入數字化管理系統后，許多基礎性的工作都可以由計算機來完成，代替了以往的人工作業；其二是減小了占地面積。一些大型的檔案館往往需要單獨占用一棟建筑，即便是小型檔案室也會占用不低于100平米的建筑面積。如果推行檔案數字化管理技術，只需要幾臺計算機和一些必要的信息設備即可，節省了大量的空間。

（二）檔案利用率高

傳統紙質檔案雖然進行編號存儲，但是使用者在借閱和查找檔案時，仍然需要耗費一定的時間。尤其是在一些年代比較久遠的檔案資料，由于管理不當或儲存條件不好等因素的影響，紙質檔案資料容易出現破損、受潮、丟失等問題，這些檔案資料的利用價值也會受到嚴重影響。在推行檔案數字化之后，這些檔案資料會分門別類的進行單獨存儲，管理人員可以根據使用者的需求，在搜索欄中輸入關鍵字進行搜索，在不到1s的時間內就可以快速檢索出檔案信息。同時，數字化檔案可以被無限次的備份、復制，不會出現檔案丟失等問題，提高了檔案資料的利用效率。

二、檔案數字化面臨的突出問題

（一）對軟硬件系統要求較高

檔案數字化管理對于硬件設備和軟件系統都提出了較高的要求。硬件方面，為了能夠快速完成信息檢索，不至于出現系統卡頓或系統崩潰等問題，需要終端計算機的CPU性能優越。同時，計算機硬盤存儲容量必須足夠大，從而容納更多的檔案數據。除此之外，像通信系統、文字（圖像）掃描設備等，也都有著嚴格的要求。軟件方面，部分管理軟件需要購買后才能獲取使用權限，而且后期需要定期進行軟件更新。如果更新不及時，容易出現版本不兼容等問題，也會影響檔案數字化的使用效果。

（二）數字檔案的保密性不強

數字檔案雖然能夠在管理上提供諸多方便，但是一些珍貴的檔案資料的安全性和保密性往往很難得到解決，不法分子或黑客往往通過植入病毒或破壞計算機安全防御系統等方式，竊取或損毀數字檔案，從而達到打擊競爭對手或獲取個人利益的目的。例如，近年來一些大型企業的經常會出現商業機密泄露、檔案資料遭到破壞等問題，凸顯了數字檔案在安全保密等方面存在的一些缺陷。因此，在檔案數字化快速發展的今天，如何做好數字檔案的安全保密工作成為檔案管理人員需要重點考慮的問題之一。

（三）檔案管理人員的專業素養參差不齊

檔案管理引入數字化系統后，原有的工作模式發生了巨大的改變，對管理人員的計算機操作能力提出了較高的要求。對于一些年輕員工來說，由于基礎計算機時間較長，因此對于一些辦公軟件的學習較快，很夠很快適應工作模式的變化。而對于一些工作年限較長的管理人員，對新事物的學習能力較差，往往很難在短時間內掌握這些信息設備和管理軟件的操作方法。因此，現階段檔案管理隊伍的整體素質參差不齊，成為導致數字檔案管理工作難以高質量開展的重要因素。

三、檔案數字化的質量控制

（一）建立健全檔案管理制度

檔案數字化是在檔案信息化建設這一大背景下進行的一項基礎性工作，必須遵循統一的標準規范，建立健全一系列相關的規章制度，確保數字檔案信息資源的互連和共享。例如，根據《中華人民共和國紙質檔案數字化技術規范》，在紙質檔案數字化過程中要制定《紙質檔案數字化質量標準》、《檔案數字化加工操作規程》等規章制度，使檔案數字化工作有章可循。當然，建立了這些數字檔案管理制度后，最重要的還是要確保這些制度能夠得到貫徹和落實。檔案管理部門可以安排專門的監督人員，一方面是負責這些新制度的宣傳推廣，使檔案管理人對這些新制度有一個基本了解；另一方面也監督這些制度的具體執行情況，對于違法管理制度的要提出指正批評。

（二）做好數字檔案的檢查驗收

檢查、監督、驗收及評估是整個質量控制的最后一關。檢查的對象包括設備、人員和工作流程三個方面。監督就是要不斷發現問題并針對所發現的問題提出解決方案，若有解決不了的問題則上報上級主管部門。驗收分為粗驗和細驗：粗驗主要由自動驗收軟件完成，細驗就是在自動驗收軟件驗收的基礎上，分別對每個畫幅進的完整性、清晰度、重頁、拼頁等進行檢查。評估就是對整個數字化過程中，檔案的掃描質量、檔案信息的真實完整性、檔案數字化成果的網絡利用效果等進行綜合測試和評價。

（三）實施激勵性質量控制措施

檢查和驗收是保證工作質量的基本方法。檔案數字化工作是將檔案信息數字化的過程，它是后續檔案工作的基礎，其工作質量會直接影響其它檔案工作的進行，檢查和驗收既能保障檔案數字化工作的質量，又能為檔案利用、查詢等工作的開展打下堅實的基礎。檔案數字化是一項基礎性、實踐性很強的工作，同時也是一項全新的檔案工作，沒有成功的經驗可以借鑒，需要在實際工作中積極探索。要保證檔案數字化工作的質量，就必須進行階段性講評，它能幫助工作人員了解前一階段工作的優點與不足，及時改進工作方法，提高工作效率，為下一階段的工作打下基礎。

四、檔案數字化的安全保密控制

（一）重視檔案管理人員素質的提升

人的不規范操作行為是導致數字檔案安全隱患的重要因素，例如部分檔案管理人員不熟悉數字化設備的操作技巧，沒有定期檢查安全系統，導致病毒入侵等。因此，必須要重視檔案管理人員的專業培訓，尤其是對信息設備操作能力。例如，可以定期組織檔案管理人員參加信息技術講座，對當前的檔案數字化發展形式、數字檔案的管理形式和安全保密技術措施等進行講解，以全面提升數字化檔案管理的安全性。另外，也要安排專門的監督人員，定期對檔案管理工作展開檢查，如果發現安全隱患要及時指出，并對相關負責人進行批評教育。

（二）重視安全保密系統的建設

自檔案管理引進數字化系統以來，針對數字檔案的安全保密系統工作就從未間斷。近年來，數字檔案的安全保密形勢日益嚴峻，采用新技術、新理念，加快安全保密系統建設刻不容緩。總結以往工作經驗，安全保密系統的建設工作可以分別從以下幾方面來開展：首先，重視數字化設備的安全檢查和定期檢修工作。對于一些投入使用年限較長的數字檔案館，其中部分數字化管理設備長期沒有得到更新，無論是實用性還是安全性都大打折扣。通過定期的檢修工作，可以及時發現此類問題，從而通過設備革新或直接更換，提高數字化管理系統的安全性能。其次，要重視安全軟件的配置和兼容性。部分數字化軟件的版本更新速度較快，通過定期進行軟件更新，以提高軟件的適用性和兼容性。

（三）定期進行檔案數據的備份

存儲在計算機數據庫中的數字檔案，除了會受到不法分子或黑客的蓄意攻擊外，因外力導致的物理受損也是造成數字檔案丟失或損毀的重要原因。例如，一些大型機房由于通風散熱條件不好，或是線路老化，導致發生火災，造成存儲在機房設備中的信息永久性丟失。針對這種問題，需要檔案管理人員定期進行檔案數據的備份，一來可以實現既有檔案的定期更新，以提高數字檔案的利用價值；二來也能夠將備份檔案和原檔案進行分別存儲，不至于出現檔案永久性丟失的問題。

（四）采取嚴格的門禁制度

數字化檔案管理室要實行嚴格的門禁制度，所有檔案管理人員配發工作證，未佩戴工作證的人員不得進入數字化檔案管理室。同時，各檔案管理計算機采取二級登錄密碼，開機后要求輸入計算機登錄口令；運行數字檔案管理軟件時需要輸入員工個人的工號及密碼。只有通過驗證后方可進入數字檔案管理系統。通過采取這種措施，一方面是最大程度上杜絕了無關人員或不法分子操作計算機設備的可能性，另一方面即便是出現了檔案信息泄露，也能夠通過計算機操作記錄追究相關管理人員的責任，確保了數字檔案的安全保密性。

五、結語

推行檔案數字化管理及時行業發展的必然趨勢，同時也是提高管理效率、保障檔案資料安全的客觀要求。現階段國內許多檔案管理機構都引進了數字化管理系統，在為檔案管理人員提供工作方便的同時，也出現了檔案安全性不高、保密性不強等問題。因此，有必要通過重視人員技能培訓、建立安全管理制度和引進先進信息系統等途徑，為保證數字檔案安全營造良好環境，為充分挖掘檔案利用價值和推動檔案管理工作發展奠定基礎。

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鄭艷昆，女，中國現代文學館征集編目部助理館員，研究方向：檔案資源建設。