試析檔案信息化建設的問題與建議

江蘇徐州市地方稅務局課題組

試析檔案信息化建設的問題與建議

江蘇徐州市地方稅務局課題組

隨著信息化技術的發展，使得檔案的信息化建設力度也得到了一定程度的提升，但是在現有的檔案信息化建設過程中也存在有比較多的問題，這也就需要相關技術人員能夠對檔案信息化建設過程中存在的問題有一個清晰的認知，并能夠采取針對性的措施來促進檔案的信息化建設工作，這樣也就能夠為5A級數字檔案室的建立奠定一個良好的基礎。本文主要就檔案信息化建設過程中存在的幾點問題以及應對措施進行了分析研究。

檔案 信息化建設 問題 建議

5A級數字檔案室作為省級檔案管理等級中的最高等級，其表明檔案管理的數字化、信息化以及規范化達到了相當高的評定。為了構建5A級數字檔案室，需要積極進行數字化技術的應用，使數字化信息化檔案的高效性和完整性得到提升，并使得檔案信息的價值能夠達到最大限度的發揮。

一、檔案信息化管理過程中存在的幾點問題

（一）檔案信息化建設以及管理水平不足

檔案數字化信息化建設和管理過程中，其要求工作人員能夠掌握一定的網絡知識和操作技能。但當前檔案部門的管理人員年級都比較大，學習檔案管理專業的畢業的人員更是鳳毛麟角，對于新知識以及新技術的接受能力和學習能力存在有一定的不足之處，不能及時對自身的知識體系進行更新，這也就導致了其無法充分滿足檔案信息化建設的相關要求，難以取得良好的檔案信息化建設與管理效果。

（二）硬件投入相對比較滯后

在進行檔案信息化建設過程中還需要擁有硬件的強力配合，才能夠取得良好的信息化建設效果。比如應用安全性高以及穩定性強大的存儲設備檔案數據以及進行快捷方便的局域網絡建設模式，則能夠促進檔案的信息化建設速度以及建設質量得到進一步提升。但是在實際的檔案信息化建設過程之中，還存在有硬件投入過于滯后等問題，給檔案的信息化建設工作造成了滯后現象。

（三）檔案信息的安全性不高

在檔案信息化建設過程中，還需要面臨垃圾郵件、病毒、木馬以及黑客等諸多網絡信息安全威脅，其也會直接影響到檔案信息化的實現。如果忽視了網絡信息安全問題，就可能導致在檔案管理過程中出現了信息泄露或者檔案信息被損毀等問題，這也就直接影響到檔案的準確性以及全面性，并造成難以預估的后果。

（四）資源開發以及共享程度比較低

近年來隨著各單位檔案利用意識的提升，使得檔案的應用率也得到了一定程度的提升。但是檔案信息化資源的共享尚且無法充分滿足社會的具體需求，并導致了檔案的信息化建設工作受到了一定程度的阻礙。

二、進一步完善檔案信息化建設的相關建議

（一）提升軟硬件措施

軟硬件措施作為進行檔案信息化建設的重要前提，在信息化建設過程中通過軟硬件設施的提升以及先進技術的應用，其能夠使得檔案管理的技術含量得到進一步的提升，并能夠使得檔案信息化管理的運行效率得到一定程度的提升。因此在進行檔案信息化建設的過程之中，也就需要相關部門給予足夠多的資金支持，實現軟硬件設施的全面升級，只有這樣才能夠使得整個檔案信息化系統的運行穩定性、安全性以及運行效率得到一定程度的提升。在進行設備的購置過程中還需要同時考慮到安全性、性價比以及實用性等幾個要素，特別是實用性。

（二）構建檔案的電子化安全體系

為了確保檔案資料的安全性，要求相關管理人員能夠加強對檔案管理應用軟件及庫房的維護力度，對于機房外部的安全隱患也需要進行及時的排查以及處理，從而保證檔案信息化建設過程中硬件的安全性。此外為了確保網絡的安全性，需要檔案管理部門能夠構建一套完善的內部安全系統，然后就客戶端資料、應用資源、設備資源以及網絡資源等多個方面來形成內部網絡的管理以及檢測體系，從而取得良好的管理效果。可以通過加強客戶端安全管理、加強應用資源安全管理、加強網絡設備管理以及進行網絡資源的合理規劃這四個方面，使檔案的網絡安全性得到進一步提升。

（三）加強檔案的數字化建設力度

為了實現檔案管理的數字化，需要擁有一個能夠涵蓋檔案館（室）行政管理、業務管理等所有室藏檔案的數字化管理系統，并在此基礎上來進行檔案的有效管理。在數字化管理系統中，能夠將檔案信息的記錄功能以及利用功能得到大幅度的強化，并能夠使得檔案信息的形式變得多樣化，從而給予人們更加良好的檔案信息應用體驗。此外檔案信息只有在服務傳遞過程中才能夠發揮出自身的價值，因此只有構建一個檔案信息傳輸平臺數字化系統，為檔案信息的快速流動提供可能，從而促進檔案信息的價值得到最大限度的發揮。

三、結語

隨著信息化技術的不斷發展，使得檔案管理工作也朝著信息化的方向不斷進行發展，但是在檔案信息化建設過程中還存在有比較多的問題，制約了信息化發展的速度，還直接影響到檔案信息價值的發揮。因此相關部門就需要對檔案信息化建設中存在的問題有一個清晰的認知，并且能夠采取相應的措施來解決這些問題，從而為構建5A級數字檔案室并按照5A級數字檔案室標準要求推進檔案管理工作奠定一個良好的基礎，并促進檔案管理水平得到進一步的發展。

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