事業單位檔案管理的電子化建設

劉艷 牡丹江市殘疾人勞動就業服務管理站

事業單位檔案管理的電子化建設

劉艷 牡丹江市殘疾人勞動就業服務管理站

電子信息技術，在人們日常生活當中的各個領域進行了廣泛的推廣和應用，并且也逐漸的對人們的生活產生了一個不能替代非常重要的影響。比較高效和快捷的電子化檔案的管理在為檔案管理工作到來進步的同時，由于電子檔案管理當中出現的漏洞，就導致了事業單位檔案管理工作也存在很多非常嚴重的問題。

事業單位 檔案管理 電子化建設

檔案信息化的管理主要是利用傳統的紙質實體的檔案轉變成電子的檔案，并且也對電子檔案的信息進行了進一步的分類和分析以及加工，從而也對檔案管理的水平進行不斷的提高以及對檔案管理的成本進行逐漸的降低。所以，檔案的管理在信息化建設的過程當中，存在的嚴重的問題也將會對信息化的建設造成非常嚴重的影響。因此，對于事業單位檔案的信息化的管理，必須要對其中存在的比較嚴重的問題進行進一步的分析和解決，并且也根據實際的情況以及經常出現的問題，提出了信息化建設過程當中具體的應對策略，從而能夠促進檔案管理逐漸的向著自動化和網絡化以及智能化的方面進行發展。

一、事業單位檔案信息化管理當中存在的問題

對事業單位實行的檔案信息化的管理，在對管理效率進行提高的同時，也將會逐漸的面臨著各種各樣的管理問題，主要體現在以下幾個方面：第一，檔案信息化管理的意識比較薄弱，事業單位在對檔案信息化管理模式引進之后，單位的相關領導沒有對相關的管理模式起到的意義和作用進行充分的認識，并且在信息化建設的方面，也嚴重的缺乏統籌性的管理和指導，對單位檔案的開發利用造成了非常嚴重的影響，也對檔案資源信息的建設和發展造成了嚴重的制約。第二，檔案信息的安全性的問題，檔案信息化管理系統需要對深層次的方向和發展進行應用。第三，檔案信息統籌管理方面。一是法制化的問題，二是管理技術的問題，三是協助事業單位推進檔案信息化建設的軟件公司對相關事業單位的特點和管理的流程特點不熟悉。第四，檔案管理人員的綜合素質問題。

二、事業單位檔案信息化管理的對策

（一）對檔案信息化管理的意識進行不斷的提高

第一，事業單位的領導，應該對檔案信息化管理的優點進行全方面的了解，在經費上給予大力的支持，并且要對單位檔案歸檔的工作進行重視，不僅可以為事業單位的檔案進行有效管理打下一個良好的基礎，也可以為事業單位的重大決策提供比較可靠的依據。第二，全單位要樹立信息化管理的理念，對信息化的建設進行大力的推廣，從而來對單位的決策和管理的水平進行不斷的提高。第三，收集和分類以及歸檔事業單位設備儀器檔案和產品檔案以及科技檔案等，將這些完整性的檔案在事業單位的生產和發展當中的作用進行充分的發揮。第四，要從重管理和輕利用的傳統模式進行逐漸的改變，并且主要以開放型的檔案管理的思路來將檔案工作的中心轉移到事業單位的發展的優質的服務方面。

（二）對檔案信息化管理的安全性進行不斷的提高

第一，要認真的對事業單位檔案信息化管理相關的政策進行研究。第二，對于電子檔案的保存環境必須要防潮、防高溫和防腐蝕以及防病毒等等，從而對檔案的保存環境和保存方式的水平進行不斷的提高。第三，要制定嚴格的電子檔案的管理規范的系統。第四，要對安全管理的制度進行逐漸的完善，并且對檔案管理人員的安全意識進行不斷的提高。

（三）對檔案統籌的管理的水平進行不斷的提高

要針對檔案統籌管理存在的相關問題提出了以下的建議和措施：第一，要建立比較健全的規范體系，從而對檔案信息化的管理提供規范化和標準化的制度。第二，要對檔案管理的支撐基礎水平進行不斷的提高。第三，在檔案信息化進行管理的過程當中，還應該針對不同事業單位的特點，來對各項檔案管理的需求進行相應的結合。

（四）對管理人員的綜合的水平進行全方面的提高

事業的單位在進行檔案信息化管理的過程當中，管理的人員首先要在思想觀念上來對信息化管理的認識進行端正，并且要以全新的心態來主動的對網絡的知識和網絡的技術進行學習，以及對電子檔案信息的分類和管理的方法進行全方面的學習，從而對電子檔案信息的開發水平和利用的價值進行充分的發揮，其次事業單位要以可持續發展的眼光來對檔案管理培訓的方案進行及時的制定，并且也對檔案管理的人員創造培訓學習的機會，從而通過培訓來對管理的知識水平進行不斷的提高，來對檔案管理的新需求進行適應。最后是管理人員要在對專業知識進行學習和加強的同時，還要對自身的知識面進行不斷的擴展，對綜合分析的能力進行不斷的提高，從而可以很方便的來對不斷更新換代的現代信息管理的技術進行全方面的掌握。

三、結語

綜合上文所述，事業單位檔案的信息化的管理將有利于對檔案管理的水平進行不斷的提高以及對檔案的管理的成本進行逐漸的降低，但是因為信息化建設的不全面，其中主要存在著管理意識比較淡薄、安全性不足和管理缺乏統籌以及管理人員的綜合的水平不高等相關的實際的問題，并且也會對當啊信息化建設的發展造成非常嚴重的影響，因此，事業的單位只有不斷的對檔案管理信息化的意識、信息化管理的綜合的水平和檔案統籌管理的水平以及檔案人員的綜合水平進行不斷的提高，才能夠逐漸的實現檔案管理的自動化和網絡化以及智能化，并且還能夠全方位的對事業單位檔案管理事業的可持續的發展進行不斷的促進。

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