單位加強辦公室檔案管理的創新思路構架

陳梓源

凌源市凌北街道辦事處

單位加強辦公室檔案管理的創新思路構架

陳梓源

凌源市凌北街道辦事處

無論對于任何的事業單位還是企業來說，檔案管理工作都是非常重要的，加強對部門檔案管理的關注和重視，必將會更好的提升檔案自身的作用，目前，我國已經有相關研究學者加強了對檔案管理工作的研究和探討。但是從實際情況來看，我國一些檔案在實際的管理中存在著一些問題，本文將會針對這些問題進行具體的分析和闡述。并論述如何加強辦公室檔案管理的一些創新性思路。

辦公室檔案;檔案管理存在問題創新思路

引言

隨著社會的發展，檔案管理工作在實際的工作崗位中顯得異常重要，我國檔案管理局已經充分的認識到了自身的重要性，并且不斷的貫徹和落實黨和有關部門的文件、政策。也感受到了傳統檔案管理中存在的一些問題。社會在進步，科學技術在發展，很多傳統的檔案管理模式已經跟不上時代的步伐，只有不斷的完善現有的管理體系，才會更好的提升檔案管理工作的效率，讓我國一些事業單位檔案能夠擁有更好的管理體系。

1 辦公室檔案管理的職能定位

現如今我國一些事業單位辦公室檔案在對自己的定位中并不正確，首先對于檔案管理工作而言，其本身的工作性質就是儲存和管理檔案，并且在民眾有需求的時候，還需要對檔案進行查詢等，這些都是基層檔案管理的主要任務。但是從目前的情況來看，辦公室檔案管理都更加傾向于檔案的儲存和管理，并沒有采用創新式的檔案合理化運用，從客觀的角度上來看，辦公室檔案管理并沒有明確自身的方向性，在某些程度上出現了偏離。

2 辦公室檔案管理工作中存在的問題

2.1 檔案存儲制度不完善

辦公室檔案管理的主要工作就是對當地區域檔案的收錄和管理，當需要有查詢任務的時候，辦公室人員可以第一時間找到需要的檔案，但是在實際工作中，卻存在著存儲制度不完善的情況，造成這一問題的主要原因也是因為其他部門的不配合。例如財務、統計等，這些部門與檔案管理屬于同級部門，并沒有上下級之間的關系，而這些部門往往更愿意自己管理自己的檔案，并沒有將自身的檔案交由辦公室進行管理，對于其他部門來說，自己管理檔案可以方便自己查找，但是這樣一來就會造成檔辦公室案管理內部檔案收錄不全面，失去了本身工作的性質[1]。

2.2 人員設置不合理

辦公室的檔案管理可以分為兩大部分，其中一部分是檔案的收錄和管理，而另外一部分是進行檔案查閱。對檔案查閱是檔案局的一個重要部分，也是檔案管理對外開放的一個主要窗口。但是有關研究人員發現，很多檔案管理并沒有對檔案查閱工作給予更多的重視，在設置檔案查閱工作人員的時候，往往會選擇安排一些返聘人員，有一些返聘人員已經年過五旬，雖然在接待來訪群眾的時候態度和藹，但是畢竟年齡較大，只能夠操作一些簡單的方案查閱，對于信息化技術了解甚少，并不能夠熟練的操控電腦技術。辦公室在日常的工作中并不是每天都有檔案需要查閱，所以負責該崗位的人員經常會出現空崗的情況，這一職業似乎已經成為了兼職，并沒有受到人們的高度重視。

2.3 檔案管理施展空間有限

辦公室檔案管理現已有了初步的規模，但是現如今各個企業和事業單位都在不斷的發展和壯大，辦公室檔案管理已經準備進行一次全新的檔案管理改革，將現有的檔案管理模式進行全新的規劃，這樣做的目的是為了更加方便人們查閱檔案和調取檔案。但是在實際的規劃過程中會遇到很多問題，首先就是人手不足的問題。因為檔案常年積累，其數量巨大，在整理的時候必將會花費大量的時間、人力、物力、資金等，而現如今辦公室檔案管理人員明顯不夠，如果外聘人員，這就會有額外的經費開銷。所以很多事業單位辦公室雖然想要改善現如今的檔案管理狀況，卻總是因為改革檔案局的現有格局耗時太大，人們總是盡量維持現狀[2]。

3 辦公室檔案管理工作中問題的改進措施

3.1 完善檔案存儲制度

完善檔案存儲制度是非常重要的，對于一些事業單位辦公室檔案管理來說，在對檔案進行管理的時候存在著一些小問題，有些基層檔案管理局并沒有與其他的部門建立合作聯系，這些部門的有些檔案具有一定的保密性，是無法備份的，而辦公室要想收錄這些檔案就應該采用更加完善的管理制度。為了雙方都能夠實現快捷的存儲和查詢方式，可以建立專門的檔案管理通道，通過互聯網技術實現實時傳輸，這對于提高檔案管理水平具有十分重要的意義和價值。

3.2 加強工作人員自身素質的培養

事業單位辦公室檔案管理中工作人員的自身素質是非常重要的，工作人員首先應該具備一定的電腦操作技能，畢竟在現代化的二十一世紀中，各行各業都已經實現了互聯網經濟發展，對于檔案管理人員來說，熟練的操作電腦可以實現信息的實時傳輸，為檔案管理的創新式發展具有十分重要的意義。另外工作人員還應該具有一定的敬業精神，尤其是在訪客來查詢檔案的時候，工作人員應該和藹可品，認真的做好自己的本職工作。

3.3 加強各個部門的交流和合作，提高檔案管理的技術和工作效率

要想更好的提升事業單位辦公室檔案管理的工作效率，人們首先就應該加強各個部門之間的交流和溝通，以往辦公室在對檔案進行管理的時候不能夠收錄其他部門的檔案并不是其他部門不愿意合作，而是因為辦公室檔案管理人員缺乏與其他部門的溝通和交流，所以加強各個部門之間的溝通，是順利合作的一個良好開端[3]。只有從根本上加強辦公室檔案管理的創新思路構建，運用科學有效的制度來完善現有的檔案管理體系，才會更好的提升事業單位辦公室檔案管理效率。

結束語

綜上所述，本文主要論述了目前我國事業單位辦公室檔案管理工作中存在的一些問題及對策，通過分析可以發現，辦公室檔案管理工作在現代化的發展中存在著一些問題，只有站在宏觀的角度去考慮和分析問題，并且及時的解決問題，才會更好的促進辦公室檔案管理工作的開展，做好檔案管理工作，讓檔案管理充分的發揮出自身的價值和重要性。

[1]肖邱慧，張鑫.基層檔案館民生檔案工作：現狀、問題及對策研究[J].檔案學通訊，2014（02）：14-21.

[2]王國英.試論如何實現檔案管理的數學化[J].企業技術開發，2010（23）:10-11.

[3]范興化，李家樂，李明宇.新時期機關檔案管理存在的問題及改進措施[J].黑龍江檔案，2014（05）：17-27.