論如何做好檔案保密管理與利用

趙玉秀

（哈爾濱道外房產經營物業管理有限責任公司第四房產經營分公司）

摘 要：檔案保密管理是十分重要的，檔案管理中保密與利用共同扮演著十分重要的角色，做好檔案的保密管理與利用，可以提高檔案管理水平的整體進步，重視檔案的保密管理與利用，可以極大的促進檔案事業的發展。本文分析了檔案保密管理和利用的相關問題，以供借鑒。

關鍵詞：檔案；保密管理；利用

檔案是國家和社會發展的重要參考依據，檔案也涉及到國家的機密和利益。針對檔案實施保密管理與利用，該工作做得好與壞，將會對黨和國家的利益產生兩種截然不同的影響。檔案是一種重要的資源，其能夠對社會的發展起到良好的推動作用，在檔案信息資源的管理上，需要充分的做好相應的保密工作，使得檔案信息能夠實現高效的利用，以更好的推動檔案工作的發展。

1 做好檔案密級調整工作

檔案需要注意保密，而保密的主要目的就是為了能夠更好的利用檔案，這種利用不僅僅局限于時間上，還指代的是地點和范圍上的利用。只是一味的保密卻不利用，這并不是的檔案存在的意義，如果只是以為的針對檔案進行保密卻并不檔案進行利用，會使得檔案的價值逐漸降低。但是在對檔案進行利用的過程中，需要建立在檔案保密的基礎上，而利用的次數過多，也會使得國家和黨的利益受到損害。

1.1 保密檔案的等級。根據我國的相關法律規定，檔案可以分為絕密、秘密以及機密三個等級，將檔案劃分出明確的等級，就是讓檔案工作人員去做好相應的管理工作，以便于人們對檔案的利用。首先要明確掌握檔案解密的時間控制表，對有關涉密的檔案內容要嚴格執行保密管理的標準，切實落實法律規定的一切條款。其次，還要接受保密部門對檔案保管工作的監督和指導工作，一同將檔案中的涉密文件做好密級檢定工作，并嚴格區分開密級檔案和非密級檔案的界限，明確哪些檔案是不能開放利用，哪些檔案是可以開放利用的，哪些檔案要在一定的范圍內被利用，這些都是保密檔案管理工作的基本內容。

1.2 建立法制秩序。在對密級檔案進行調整的過程中，不應該只立足于眼前的工作，要將目光放長遠一些。在以往的密級檔案管理工作中，保管的制度還不是很完善，不能適應新的保密法中的規定，所以在檔案保管的制度中，還要添加一些能適用于現代保密檔案管理的工作內容。為了保證涉及檔案管理工作的規范化和制度化，要完善相應的制度。首先，建立一套涉密檔案的密級劃分制度，這樣能使保密期限滿的檔案進行自動解密；其次，建立調密通知的制度，主要應用與提前解密的檔案或者是密級有升降變化的檔案，并且能下發正規的通知單，方便工作的銜接，還能隨時掌握檔案的密級情況；最后，建立一套涉密檔案的接受制度，使涉密檔案的管理工作更加規范化。

1.3 科學管理涉密檔案。以往的檔案管理工作中，管理人員總是將涉密檔案和普通的檔案混合管理，并且混合利用，這樣加大了檔案的泄密現象，所以，采取合理的涉密檔案保管是很有必要的。對于以前的檔案存放不去挪動，但是在以后的檔案提供利用的時候，如果涉及到涉密的檔案，就不能向外提供，并且對那些涉密的檔案進行密封處理，保管好檔案。在以后的涉密檔案管理工作，就要每份檔案都單獨保存，不能再出現與非機密檔案相混淆的現象出現，使以往工作中的管理漏洞給填補上，使涉密檔案和非涉密檔案都能夠統一管理類，為以后的利用工作和密級調整工作帶來方便。

2 檔案利用監督是檔案保密工作的一項重要措施

針對檔案實施保密，是每個公民所義不容辭的，在對檔案進行保密工作的過程中，需要切實的針對檔案保密工作進行完善，確保檔案可以得到有效的利用。針對檔案的內容實施有效的判別，充分的利用檔案，有效的發揮出檔案所具有的現實和歷史效用，盡可能的凸顯出檔案的實用價值，同時針對檔案的保存價值也要進行凸顯，使得檔案可以得到長久的保存。

2.1 制度建設。檔案利用規章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。根據實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規章制度的條文應嚴密而簡明，便于執行，并在實踐中認真加以總結，不斷充實和完善。

2.2 隊伍建設。擔負利用服務工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責任，必須具備較高的素質。

2.3 監督措施。在利用中，要根據不同的利用對象和不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監護。做好利用監督，仔細檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發現問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明。對于損毀檔案較為嚴重的違法行為，應及時報告有關領導，以便及時查處，挽回損失。

2.4 做好檔案的解密工作。保密檔案是有等級的，其劃分等級是根據《保密法》規定，劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。確定檔案的密級，就是為了讓檔案工作人員根據不同的密級采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。

3 檔案保密管理與利用工作中的對策與措施

3.1 認識提升到位。檔案保密既是檔案管理的工作內容，也是整個保密工作的重要組成部分。檔案保密實際上是現行文件資料保密的延伸和拓展，不能因為涉密文件資料已經立卷歸檔了，進了檔案保管室，就如同入了保險柜，可以高枕無憂了。說到底，涉密文件資料除了被銷毀的部分以外，在其保密期限內，大部分時間是依靠檔案保密室來落實保密防范措施的。因此，各級檔案、保密部門一定要統一思想認識，加強協作，緊密配合，嚴格管理，嚴格監督，嚴格責任，齊心協力抓好檔案保密工作的落實。

3.2 體系完善到位。抓好檔案保密管理工作，必須進一步健全和完善三大體系。一是組織領導體系。各級各部門要切實加強對檔案保密工作的組織領導，嚴格領導干部保密責任制，堅持“誰主管、誰負責、誰操作、誰負責、誰出問題、誰負責”的原則，深入實際調查研究，全面掌握第一手資料，及時分析和研究檔案保密管理中的新情況、新問題。二是管理制度體系。我們要建立健全立卷歸檔、檔案提供、檔案保管等一系列工作規范，堅持把保密要素滲透到檔案管理的各個環節，做到用制度管人、靠制度理事，杜絕檔案保密工作中的主觀隨意性和自由散漫的行為，防止因工作失誤而造成失泄密責任事故。

結束語

為了適應時代的發展和經濟的需求，我國企業必須加強檔案保密管理和利用工作，才能使企業更好的發展，提高經濟效益。就目前的形勢進行分析，要想使得檔案實現良好的保密管理和利用，就需要檔做好檔案保密管理中檔案密級調整工作，建構相應的制度，實施科學化的管理，加強監督和提升檔案利用的保密性，從而可以更好的推動檔案工作的發展，實現檔案的真正價值。

參考文獻

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