談如何提高檔案利用需求服務(wù)

連金玉

（河北省隆化縣張三營(yíng)中心衛(wèi)生院 068150）

摘 要：檔案利用需求包括利用者對(duì)檔案信息的需求，以及為了保障利用者全面、及時(shí)、準(zhǔn)確、有效地查找到檔案信息而建立的相關(guān)服務(wù)需求。滿足社會(huì)的檔案利用服務(wù)需求，檔案管理機(jī)構(gòu)要從檔案利用服務(wù)需求共性和個(gè)性特點(diǎn)出發(fā)，建立起完備的檔案檢索體系和完善的咨詢服務(wù)體系。

關(guān)鍵詞：檔案；利用需求；服務(wù)；

檔案由于其原始記錄性而具有的憑證價(jià)值和參考價(jià)值，已成為人們查尋信息的來源之一。作為檔案利用服務(wù)的主要對(duì)象，無論哪一類信息利用者，都是由于某種需求才產(chǎn)生利用的行為，這就從客觀上要求檔案工作者在提供檔案利用的服務(wù)中，加強(qiáng)對(duì)利用者的調(diào)查研究。通過調(diào)查研究，摸清利用者的需求規(guī)律，并根據(jù)其需求變化做出適度調(diào)整，采取有針對(duì)性的服務(wù)，使查檔服務(wù)工作取得事半功倍的效果。

一、檔案信息利用者的類型

依據(jù)劃分條件的不同，檔案信息利用群體可以分為不同的類型。一是根據(jù)檔案信息利用者資源條件和技術(shù)條件等的不同，可以將其劃分為傳統(tǒng)檔案利用者和網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境下的檔案信息利用者。傳統(tǒng)檔案利用者一般需要親自到檔案部門查閱、復(fù)制檔案，他們利用的大都是原始狀態(tài)下的紙質(zhì)檔案。網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境下的檔案信息利用者通過網(wǎng)絡(luò)在線獲取信息，他們大都是一些層次較高、受過良好教育的專業(yè)人士，對(duì)檔案網(wǎng)站信息的要求也高。這種劃分方式要求檔案工作者不僅要提高檔案實(shí)體管理水平，使之合理有序，還要提升智能化服務(wù)水平，做好檢索和編研工作。二是根據(jù)利用者對(duì)檔案信息需求的急切程度，可以將其劃分為固定型、隨機(jī)型和潛在型。固定型利用者指的是需要定期查考檔案信息、利用頻率較高的利用者。他們是檔案信息利用的主要群體，多是在機(jī)關(guān)或是與檔案聯(lián)系緊密的部門工作。隨機(jī)型利用者作為不穩(wěn)定群體，出現(xiàn)的偶然性和流動(dòng)性都很大。他們只是因?yàn)橐粫r(shí)的需要而查考檔案信息，并且對(duì)檔案信息檢索工具以及檔案館藏資源都不甚了解，這就加大了對(duì)他們研究分析的難度。但是這類利用者來自于社會(huì)各界，占利用者的絕大多數(shù)。潛在型利用者即使暫時(shí)沒有查考檔案信息的需要，并不代表他們與之毫無關(guān)聯(lián)，他們是檔案部門再開發(fā)利用檔案信息資源的針對(duì)用戶，也是檔案信息資源開發(fā)的強(qiáng)大推動(dòng)力。

二、檔案利用服務(wù)共性需求特點(diǎn)

檔案利用服務(wù)共性需求特點(diǎn)主要包含以下幾方面具體內(nèi)容：

（一）對(duì)查找信息的求全和求準(zhǔn)需求

對(duì)查找信息的求全需求是指利用者為了達(dá)到解決問題的目的而查找相關(guān)檔案信息，需要盡可能掌握這一問題的全部材料。同時(shí)，無論是出于查證還是參考的需要，利用者都希望所獲得的檔案信息是最具有針對(duì)性，是和利用目的最有相關(guān)性的，這就是對(duì)查找信息的求準(zhǔn)需求。

（二）對(duì)利用速度的求快需求

檔案利用者為了能夠順利地解決問題，總是希望盡早地獲得他們所需的檔案信息，這種在最短的時(shí)間內(nèi)查找到最全面、最準(zhǔn)確信息的時(shí)效性需求，就是利用者對(duì)利用速度的求快需求。

（三）對(duì)利用途徑的求易需求

檔案利用者對(duì)利用途徑的求易需求在《檔案管理學(xué)》中被稱為“檔案用戶需求心理的求便規(guī)律” 。求易需求具體可以表現(xiàn)為：檔案利用者希望所要查找的檔案管理機(jī)構(gòu)離自己的家庭或者工作單位距離較近；希望在利用檔案時(shí)所要辦理的手續(xù)相對(duì)簡(jiǎn)便；希望能夠更加容易地獲取檔案信息等等。

三、檔案信息利用者需求的實(shí)現(xiàn)

檔案巨大的社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值已被大眾所認(rèn)可，但是這種價(jià)值具有潛在性、客觀性、歷史性、貶值性等特性。針對(duì)檔案的價(jià)值特性深入分析，掌握其運(yùn)動(dòng)規(guī)律，才能滿足利用者的信息需求，將檔案內(nèi)在的歷史價(jià)值轉(zhuǎn)化為外在的現(xiàn)實(shí)效益。

（一）檔案信息資源開發(fā)

檔案要滿足不同利用者的多樣化需求，將潛在價(jià)值轉(zhuǎn)為實(shí)用價(jià)值，重中之重在于檔案信息資源的開發(fā)。利用者需要的不只是留存的原始檔案信息，更是經(jīng)過加工整理的、高度濃縮的、更加具有目的性和針對(duì)性的信息，這樣他們才能獲取有用信息或解決相關(guān)問題。檔案工作者加大開發(fā)力度，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行深層次挖掘，通過檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)為廣大信息利用者提供形式多樣、內(nèi)容豐富的檔案信息集成品，以便滿足社會(huì)公眾的檔案信息需求；通過優(yōu)化檔案信息資源結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)傳統(tǒng)檔案管理工作，同時(shí)擴(kuò)大檔案信息資源的開放范圍，做好檔案信息資源開發(fā)。

（二）檔案利用信息的反饋

檔案部門要想為利用者提供貼心、有力的服務(wù)，必須與利用者建立更加緊密的聯(lián)系，變被動(dòng)管理為主動(dòng)服務(wù)。通過對(duì)利用者進(jìn)行問卷調(diào)查，獲悉他們需求的信息類型和服務(wù)方式，更要特別注重他們對(duì)利用信息的反饋。為了統(tǒng)計(jì)檔案信息利用效果，同時(shí)分析檔案管理工作中存在的問題，許多檔案部門建有檔案利用信息反饋卡，以此改正問題，不斷提高工作質(zhì)量。利用信息的反饋好比“感受器”，具有針對(duì)性、連續(xù)性、及時(shí)性的特點(diǎn)，可以幫助我們靈敏、正確的獲知利用者的需求變動(dòng)，不斷完善本單位的檔案管理工作，使檔案成為有價(jià)值的信息，滿足利用者的需求。另外，通過檔案利用信息的反饋來了解檔案利用者的需求，預(yù)測(cè)其需求動(dòng)向，可以不斷調(diào)整檔案信息傳遞方式，拓寬傳遞渠道，加快檔案信息的處理速度，通過編研及時(shí)把“靜態(tài)”的檔案變成“動(dòng)態(tài)”的信息，適時(shí)地提供給利用者。

結(jié)語：隨著檔案服務(wù)對(duì)象范圍日益擴(kuò)大，服務(wù)內(nèi)容和形式更趨多樣，檔案與社會(huì)之間的聯(lián)系也更加緊密。檔案利用需求不僅僅包括利用者對(duì)檔案信息的需求，同時(shí)也包括了利用者對(duì)于檔案管理機(jī)構(gòu)各項(xiàng)配套服務(wù)的需求。檔案管理機(jī)構(gòu)只有充分全面地考慮檔案利用者的需求，才能有針對(duì)地開展各項(xiàng)管理工作，建立起完備的檔案檢索體系和完善的咨詢服務(wù)體系。

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