高等學(xué)校檔案信息化建設(shè)的開發(fā)探索

陳紅 冶軍

[摘 要] 檔案管理的信息化建設(shè)是高校檔案工作邁向現(xiàn)代化、信息化的必由之路，是高校管理走向現(xiàn)代化的必然要求。在我國(guó)高校檔案信息化建設(shè)中，明顯地存在諸多問題，比如沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，檔案管理工作人員知識(shí)結(jié)構(gòu)老化，認(rèn)識(shí)不到位，對(duì)信息化重視不夠；人力、物力、財(cái)力的投入不足，信息數(shù)據(jù)的保護(hù)存在風(fēng)險(xiǎn)等。因此，必須多舉措加大力度，深入推進(jìn)高等學(xué)校檔案的信息化建設(shè)。

[關(guān) 鍵 詞] 高等學(xué)校；檔案管理；信息化建設(shè)

[中圖分類號(hào)] G647 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號(hào)] 2096-0603（2017）34-0118-02

一、檔案管理信息化建設(shè)概述

檔案管理信息化是在現(xiàn)代管理學(xué)的范疇下，以計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、信息化為手段，以服務(wù)于全社會(huì)為目的、多學(xué)科知識(shí)交互應(yīng)用的新型檔案管理模式。高校檔案信息化，是高校管理走向現(xiàn)代化的必然要求。

首先，檔案管理信息化可以使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為信息檔案，并通過光盤、磁盤等新型存儲(chǔ)手段存儲(chǔ)，這樣，整個(gè)學(xué)校幾十年，乃至上百年的全部館藏信息，都可以通過數(shù)字化的手段存儲(chǔ)在電腦里，任何個(gè)人和機(jī)構(gòu)都能可以進(jìn)行查閱。

其次，檔案管理信息化的核心目標(biāo)是發(fā)展檔案管理事業(yè)，提高檔案的現(xiàn)代化管理水平，挖掘檔案的社會(huì)價(jià)值，更好地服務(wù)社會(huì)大眾。其基本的推動(dòng)力是信息技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛運(yùn)用，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與服務(wù)的基本框架。同時(shí)注重并重新思考檔案管理的原則、理論與方法，最大限度滿足社會(huì)各界的需求。

具體到高校改革和發(fā)展的現(xiàn)代化進(jìn)程，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，帶來(lái)了教育信息化的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，也對(duì)高校檔案工作者的個(gè)人素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)提出了更高的要求。

二、高校檔案管理信息化建設(shè)的問題與現(xiàn)狀

目前，我們國(guó)家的高校檔案工作普遍存在一些問題，不利于檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)與發(fā)展。

（一）認(rèn)識(shí)不到位

一般來(lái)說(shuō)，年紀(jì)偏大的檔案管理人員早已適應(yīng)了紙質(zhì)檔案的管理工作，但是對(duì)檔案信息化管理還比較陌生，突出地表現(xiàn)在對(duì)電子文件的生成，電子信息的存儲(chǔ)、檢索、管理等技術(shù)比較抵觸，學(xué)習(xí)與掌握起來(lái)存在一定難度。年青一代的檔案管理人員則是對(duì)檔案管理工作的理論、原則和環(huán)節(jié)知之甚少。這種新舊交替之間的銜接不暢通，是我國(guó)目前高校檔案管理工作中普遍存在的問題。很多檔案管理員的角色定位基本上為計(jì)算機(jī)操作員，他們既沒有相關(guān)專業(yè)的學(xué)習(xí)基礎(chǔ)，也沒有經(jīng)歷過系統(tǒng)性的培訓(xùn)，大部分人只是憑著自己計(jì)算機(jī)簡(jiǎn)單的操作與管理經(jīng)驗(yàn)來(lái)進(jìn)行工作，對(duì)檔案信息化的必然性和前景缺乏必要的認(rèn)識(shí)，也缺乏深入掌握檔案信息化技術(shù)的動(dòng)力，嚴(yán)重地制約了檔案信息化工作的向前推進(jìn)乃至創(chuàng)新發(fā)展。

（二）投入不充足

由于高校對(duì)檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)不足，必然不會(huì)為之投入足夠的人力、財(cái)力和物力。在檔案信息化管理建設(shè)中隊(duì)伍配置不合理、基礎(chǔ)設(shè)施的更新與維護(hù)跟不上、信息資源無(wú)法共享、對(duì)從業(yè)人員的技術(shù)要求不達(dá)標(biāo)等，都是高校對(duì)檔案信息化管理建設(shè)投入不足的具體表現(xiàn)。例如，雖然許多學(xué)校的檔案館都配置了硬件設(shè)施，但是其軟件應(yīng)用水平和利用效率卻很低，在工作中，工作人員主要以單機(jī)和簡(jiǎn)單的互聯(lián)網(wǎng)操作為主，工作內(nèi)容僅限于簡(jiǎn)單的查詢，在工作軟件的設(shè)計(jì)和利用方面十分薄弱。

（三）機(jī)制不健全

在制度方面，我國(guó)目前的高校檔案管理信息化建設(shè)的政策支持和協(xié)作機(jī)制明顯不足，存在很多問題。比如，學(xué)校與學(xué)校之間很難實(shí)現(xiàn)信息共享，沒有良好的協(xié)作和共享機(jī)制，而且學(xué)校內(nèi)部各部門之間由于政策的不明確、不細(xì)化，校內(nèi)檔案管理的信息化共享機(jī)制也沒有真正建立起來(lái)。再如，數(shù)據(jù)的安全保護(hù)問題存在很大潛在的風(fēng)險(xiǎn)。一般來(lái)說(shuō)，數(shù)據(jù)安全的保障主要依靠設(shè)置復(fù)雜的密碼和防火墻，如果不能在技術(shù)上有很多的安全保障，這種傳統(tǒng)的方法只能被動(dòng)地解決一個(gè)方面的問題，而不能長(zhǎng)遠(yuǎn)、全面地規(guī)范、保障數(shù)據(jù)安全。

三、高校檔案管理信息化建設(shè)的舉措

結(jié)合高校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，考慮到檔案管理的功能、信息化的改革與發(fā)展要求，以及高校未來(lái)發(fā)展和人才培養(yǎng)的需要，筆者認(rèn)為可以從以下幾個(gè)方面突破重難點(diǎn)。

（一）加強(qiáng)檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)

要實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，關(guān)鍵在人才，必須建設(shè)一支高層次、高素質(zhì)的專業(yè)技術(shù)隊(duì)伍，加強(qiáng)檔案人員綜合能力的培訓(xùn)，使他們盡快掌握現(xiàn)代化技術(shù)技能的運(yùn)用，通過培訓(xùn)來(lái)增強(qiáng)其事業(yè)心和責(zé)任心，為檔案信息化的良好建設(shè)提供管理、技術(shù)、實(shí)施的保障。

不論是資深的檔案工作人員，還是剛剛從事檔案工作的新人員，都要注重自我的完善和學(xué)習(xí)，深入學(xué)習(xí)檔案信息化理論知識(shí)，并且提高運(yùn)用技能。在此基礎(chǔ)上能熟練使用各種信息工具，比如網(wǎng)絡(luò)傳輸工具，為更快、更好、更有效地編研、開發(fā)、利用檔案信息打下扎實(shí)的技術(shù)基礎(chǔ)，從而提升檔案管理部門利用信息化手段編輯、整理、存儲(chǔ)電子檔案的技術(shù)水平。

檔案管理信息化對(duì)工作人員提出了更高標(biāo)準(zhǔn)的要求，要求其具備更強(qiáng)的信息捕捉能力。能否熟練、快速地獲取現(xiàn)有的檔案信息提供給需求者，能否充分利用資源共享的優(yōu)勢(shì)，簡(jiǎn)化工作流程，提升工作效率，是考驗(yàn)一個(gè)工作人員是否合格的重要標(biāo)準(zhǔn)。人是第一生產(chǎn)力，每個(gè)檔案工作者都應(yīng)該發(fā)揮自己的積極性和主動(dòng)性，抓住每一個(gè)學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，比如脫產(chǎn)培訓(xùn)、外出進(jìn)修等，盡快完善自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提升自己的業(yè)務(wù)能力。

能否有效地把有價(jià)值的檔案信息傳遞給需求者，這是評(píng)價(jià)檔案部門信息服務(wù)質(zhì)量高低的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息化管理工作內(nèi)容十分龐雜，檔案工作者必須具備一定的鑒定以及評(píng)估能力，對(duì)檔案信息進(jìn)行準(zhǔn)確的判斷、鑒選、分析，為需求者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（二）加強(qiáng)檔案管理制度的規(guī)范化建設(shè)

任何一項(xiàng)工作都必須有一套適合自己的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，對(duì)檔案信息化建設(shè)來(lái)說(shuō)，必須制定一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)體系，檔案管理信息化的健康發(fā)展，離不開系統(tǒng)、規(guī)范化的制度來(lái)保障。一個(gè)規(guī)范化的檔案信息化管理系統(tǒng)包括收集、整理、編目、保管、鑒定、檢索、開發(fā)利用及統(tǒng)計(jì)等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作標(biāo)準(zhǔn)，還要有高校檔案管理網(wǎng)站信息系統(tǒng)管理的標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化檔案信息化管理過程中各個(gè)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)工作流程，結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)和信息共享資源，使高校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)與各地方檔案館數(shù)據(jù)庫(kù)的工作標(biāo)準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一，構(gòu)建一個(gè)具有高效率、高質(zhì)量、更加簡(jiǎn)捷和合理化的工作模式。其次，強(qiáng)化現(xiàn)代信息技術(shù)在高校檔案管理工作中的作用，使學(xué)校的檔案信息資源得到更加科學(xué)和充分的開發(fā)與利用。加快檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)進(jìn)程，使檔案的管理與查詢完全信息化，進(jìn)一步提高工作效率；運(yùn)用電腦檢索、多媒體存儲(chǔ)等信息技術(shù)，把學(xué)生的考試成績(jī)、選修課程的情況及時(shí)上傳至網(wǎng)絡(luò)，還可以將學(xué)校每年的招考情況、畢業(yè)生就業(yè)信息等進(jìn)行分類與歸納，為學(xué)校管理部門提供決策依據(jù)。

（三）完善檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施和資源配置

高校的檔案管理部門要結(jié)合自身的實(shí)際情況，統(tǒng)籌規(guī)劃，在利用好現(xiàn)有設(shè)施資源的基礎(chǔ)上，統(tǒng)籌規(guī)劃，進(jìn)一步豐富網(wǎng)站內(nèi)容，擴(kuò)大了檔案信息容量，提升了服務(wù)能力，同時(shí)，逐漸購(gòu)買高性能的管理軟件，例如文件服務(wù)器、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)器、高速掃描儀等系統(tǒng)軟件。同時(shí)，依托統(tǒng)一的教育網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，使學(xué)校與學(xué)校之間、院系與院系之間，都能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息互聯(lián)與共享。

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