機關汽車管理信息化探索

蔡萬清

摘 要：隨著以計算機、互聯網為代表的信息技術的飛速發展，信息化浪潮席卷全球，信息化運用已滲透到現代社會的各個層面，在車輛調度管理方面的應用也必將起到提高管理效率，節約人力資源，控制車輛使用的隨意性，增加車輛派遣透明度，增強對車輛行駛里程、速度、范圍、油耗的控制，強化車輛維修成本的控制，提升市級機關車輛整體效益等各個方面有著非常重要的作用。本文就這一問題對市級機關車輛調度信息管理的情況進行了調查。

關鍵詞：車輛調度管理；信息管理；信息化

一、傳統車輛調度管理存在的弊端

過去市級機關的車輛不多，每個單位的車輛也很少，就我們管理局車隊只有幾十輛車，總體來說車輛的信息化程度也不高，當時的車輛調度管理上存在諸多弊端：一是人員素質差，管理人員、駕駛員文化層次低，管理混亂，管理人員和駕駛員經過正規招聘考試很少，都是靠某些領導的關系走后門進來的；二是缺乏必要的制度，車輛技術檔案和人員信息檔案，正式的派車制度和車輛保養維修制度；三是事故多，駕駛員的安全教育少，每年一次的駕駛證年審時才感到交通的必要性，國家沒有交通法，出了問題事故雙方均沒有強有力的依據；存在諸多無法回避事實；四是管理不統一，安全防盜、防火、油料和材料管理不嚴，貪污浪費情況十分嚴重，公車私用、維修人員貪污材料費，駕駛員貪污油料和出差費時有發生；五是調度不及時，工作效率不高，車輛調度管理全部的登記表都是個人手工填寫完成的，手續十分繁瑣，也很容易出現差錯，導致調度不及時、不準確，車輛閑忙不均，給領導用車帶來很多不便，經常耽誤工作和開會。

二、新世紀車輛調度信息管理的現實需求

隨著經濟的日益發展，傳統的車輛調度管理已經難以適應要求，車輛調度管理的信息化成為必然選擇，許多單位的車管也意識到了可以帶來的多方面益處。一是提高效率。可以將大量原始資料快速地導入電腦，免去了手工錄入這種耗時耗力的原始勞動，通過電腦軟件的開發，局域網使用，輕松實現日常管理；二是降低誤差。通過軟件界面的設計優化和差錯控制提示功能，有效地避免人為差錯。如果輸入多了則無法輸進，輸入少了則提交時彈出 提示對話框；三是節省成本。效率的提高節省了人力和時間，換言之就是節省了車輛使用的成本；四是便于考核。信息化將管理流程 轉化為了軟件操作的一個個步驟，每一個步驟鏈接緊密，上一個步驟的操作人員要對下一個步驟的操作人員負責，從人員、時間、質量三方面對管理工作起到了很好的監控作用，每一次的操作都會留下記錄，為責任倒查追究提供了很好的依據，便于對車管人員進行績效考核。隨著信息技術的進步，信息化將會誕生出更多更好的應 用，車輛歸并車隊管理后，車隊要做的就是如何積極應用適合自己的信息技術成果，將車隊管理水平不斷推向更高的層次，適應機關工作的現實需求。

三、建立車輛調度信息管理的具體實踐

車隊建立車輛調度信息化管理系統共分成以下幾個步驟。首先是前期準備工作，分成三個階段。先是對此項工作進行多方了解和論證。先后多開幾次座談會，一方面是找來了過去在車隊工作過的老人員、老領導座談，讓他們談談以前車輛調度工作的 漏洞或不足，出出主意；另一方面是召開車隊人員動員會、座談會，談談想法，讓他們各自寫出改革方案，積極參與改革。通過內部發動，讓大家充分認識到了車輛調度信息管理的重要性和必要性，增強自覺性和主動性，形成合力，為這項工作的順利開展做好準備。 接著是到車輛調度信息化開展較早的周邊省市縣學習取經。聽他們的經驗介紹，看他們新開發的車輛調度管理信息軟件，學習他們從車輛調度管理制度的建立到車輛管理的信息化的先進經驗，收獲頗豐后，使車隊對車輛調度信息管理有了直觀的認識，也對自身的 車輛調度信息管理有了信心。然后是建立健全車隊各項管理制度，并納入到“信息化”管理體系中去，具體做法如下：

1. 車隊長制度：主要是調度管理的日常事務、領導和監督車隊的安全、財務、人事、維修，制定車隊的規劃和車隊的總體工作計劃，對車隊實行人性化管理等；

2.安全員調度員制度：要求熟練掌握車隊的車輛、駕駛員情況，與用車部門協調安排事宜，調控車輛、人員，做好記錄，了解 車輛運行狀況，負責全隊的駕駛員安全教育與安全知識培訓，做好 人員的思想工作，確保全隊穩定，檢查車輛安全技術狀況，檢驗駕駛員的駕駛行為，杜絕酒后開車，負責車輛的事故處理、保險、理賠，與交警大隊關系的協調等；

3.駕駛人管理制度：主要是如何招聘、解聘。招聘駕駛員以考試和考察結合的原則，凡進必考，擇優錄取，公開、公平、公正， 出勤制度、駕駛員的培訓、和懲罰措施；

4.財務、材料、配件管理制度：車輛消耗核算、費用報銷、現金的領用、配件材料的采購領用等；

5.獎懲制度：對酒后駕駛車輛、浪費貪污油材料采取重罰， 對于節約的給予公開、透明的獎勵。前期工作完成后，接下來就是在搜集到的相關資料和簡單的系統的基礎上，針對車隊的實際情況進行車輛調度信息管理軟件的研發。

任務分解、分工合作，主要是幾方面的工作：一是針對現有的計算機實際狀況怎么樣開設局域網，使現有的計算機和乘用者的聯接問題，也就是上下聯接如何能順利、快速、暢通；二是對現有的車輛、人員、固定資產和配件這三大塊如何輸入計算機。車牌號碼、技術狀況、車輛登 計證上的車輛參數、和對不同車型在實際行駛中的耗油量。人員就是對現有管理人員的情況，駕駛人技術、駕駛年限、學歷、家庭情況。固定資產和配件，就是現有的固定資產有多少，配件有多少，現在年均耗損配件和資金的年使用情況；三是通過網絡系統，如何填寫派車單，如何審批、結合車隊的實際情況，研發出一套集派車登記，駕駛人信息管理，車輛信息管理，里程信息管 理與一體的多功能、較為先進的車輛調度管理系統軟件。主要功能有：機構部門維護、員工信息維護、系統字典維護、查詢統計、駕駛員基本檔案、違章記錄、年審記錄、車輛基本檔案、年檢記錄、保險記錄、維修記錄、保養記錄、加油記錄、規費記錄、出車記錄、變更記錄等全面管理，并提供到期年檢提醒、保險到期提醒、保養 提醒、駕照年審提醒、規費到期提醒等智能預警功能。檔案管理中主要對基礎檔案資料進行統一的管理，包括駕駛員檔案、車輛檔案、往來單位檔案、員工檔案等。車輛檔案登記車輛的詳細資料信息，包括車牌、品牌、型號、發動機、載重、價格、生產日期、購買日期和圖片信息等。車輛檔案和駕駛員檔案除提供基本信息管理之外，還提供圖片信息管理功能。車輛日常業務主要包括維修管理、 保養管理、保險管理、年檢管理、事故管理、出車管理、收支管理 等。維修管理登記車輛的維修保養記錄信息，如維修類型、維修記錄和金額。投保管理登記車輛的投保記錄信息，如投保保險公司、保險項目和金額。年檢管理登記車輛的年審記錄信息，如年審登記、級別和金額。事故管理登記車輛的事故記錄信息，如事故類型、對方車牌、駕駛人、單位、電話、公司承擔金額、個人承擔金額、對方承擔金額、保險賠償金額、事故概要、我方損壞程度、對方損壞 程度、和解內容和事故現場圖片信息。出車管理登記車輛的出車記 錄信息，如用車人、事由、行駛里程、出車時間、返回時間。費用支出管理登記車輛的費用支出情況，及時掌握車輛運營的消耗情況。費用收入管理登記車輛的費用收入情況，及時掌握車輛運營的收益情況。這樣既可以管理車輛相關記錄，還可以進行車輛費用核算。車輛使用管理提供直觀的車輛狀態圖，車隊管理人員可以一目了然的掌握車輛最新狀態，包括全部、可用、出車、維修和其它狀態，并且可直接基于狀態圖進行各種操作，并提供出車單打印等功能，大大提高車隊管理人員的工作效率。系統提供豐富的報表，包括各種明細報表和匯總統計報表，如：車輛檔案表、駕駛員檔案表，車輛運行記錄表，加油記錄表、規費記錄表、維修記錄表、違章記 錄表、年檢記錄表、保險記錄表、費用明細表和車輛費用統計表。系統提供查詢、報表打印、數據導出和報表自定義功能。智能預警功能提供年檢到期提醒、保險到期提醒、保養提醒、駕照年審提醒，規費到期提醒等功能。這套系統擁有數據模糊檢索功能，可快速、準確的找出相關的車輛信息資料，系統可以運用車輛所有信息進行檢索，系統采用簡潔、實用的員工權限機制，確保數據的完整性，具有強大的數據導入功能，支持從Excel導入設備資料，減少初期 數據錄入的工作量，軟件界面直觀、操作簡單，支持全鍵盤操作。

四、車輛調度管理系統軟件的使用

經過使用和不斷完善，車隊車輛調度信息管理取得了顯著的成效：1、準確清晰，將所出車輛與所在車輛合理分配，提供車輛實 際與計劃的使用情況，準確清晰的記錄所出車輛的駕駛人員、目的地、出發時間、到達時間、總行駛里程、所消耗的費用等問題得到確切的解決，這樣就很好的解決了以往人工記錄所帶來不便的地方，從而更好的解決了以往的不足，也彌補了人工帶來的的漏洞；2、方便快捷，車隊管理人員從繁瑣的傳統車輛調度中解放出來，從派車、出車執行任務，到回程，方便、快速、簡捷無紙化；3、精細透明，從車輛人員信息的數據輸入到日常管理，車輛技術狀況，車輛何時年審、保養、行駛公里數、保險，人員的招聘，駕駛人的安全教育、獎利、駕駛證的年審情況等都是公開的；4、減員增效，提高車輛的合理使用，解決了過去車輛調度管理混亂，減少公車私用，駕駛員貪污油料等，車輛的事故大大減少；總之，沒有了領導和同事的吵鬧現象，沒有了耽誤出車時間的現象，工作的熱情度明顯增加，貪污油材料、出私 車的沒有了，學習的多了，真正做到了和諧相處，建成和諧車隊，模范車隊。

五、持續改進不斷提高

為了提高車輛調度管理的工作效率，還需要改進完善，比如現實中乘者的需求各異甚至相互沖突，乘者滿意度的提高和運作成本的降低就是一對矛盾，車隊在運著決策中沒有充分考慮多目標的情況，對服務水平，運營成本，時間，距離等各方面的因素進行權衡，距離效益最大化的目標尚有不小差距；車輛調度管理實際面臨的不確定性因素很多，而目前我們市級機關還沒有利用開發車輛調度系統，考慮由一個或幾個方面（如需求、行駛時間、乘者的不確定性）引起的車輛調度優化問題，未綜合考慮車輛、乘者、路況等各種不確定性因素，同時對不確定性的考慮也只限于單一的隨機或模糊形式的不確定性，領導的決策很重要，今后要采取改進措施不斷完善，結合這次車改帶來機會，車輛調度管理軟件系統對車隊是很重要的，應用科學的車輛調度方法，減少運營成本，為機關的領導與同事們提供優質高效的服務。車輛調度管理系統是個新興的課題，也是一個逐步探索的過程。相信這些新知識、新技能一定會幫助我為機關車輛信息化調度管理工作做出應有的貢獻。

參考文獻：

[1]《職業道德》 江蘇省機關事業單位工人編委會

[2]《汽車指導駕駛員》江蘇省機關事業單位工人技術等級崗位考核培訓教材

[3]《交通法》中華人民共和國交通部

[4]《機關后勤》南京市市級機關事務管理局編委會

[5]《社會主義市場經濟》中共中央黨校編委會