談做好檔案提供利用工作

趙紅

摘要：檔案提供利用工作，是實現(xiàn)檔案工作目的的主要手段。增強檔案利用工作可以提高對海量信息的整理效果，可以合理的珍藏有研究價值的數(shù)據(jù)。科學(xué)規(guī)范的檔案提供利用工作只有堅持與時俱進(jìn)，才能適應(yīng)當(dāng)前新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。本文就如何做好新形勢下的檔案提供利用工作進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：檔案；提供利用

檔案的存在就是為了滿足人們對各種文獻(xiàn)資料的需要，從而促進(jìn)社會和個人的共同發(fā)展，為社會主義事業(yè)的發(fā)展盡一份力量。每天都會有很多新的檔案錄入，如何對這些海量的信息進(jìn)行歸納整理，科學(xué)合理的向各個部門或個人進(jìn)行信息傳遞，就是檔案提供服務(wù)工作的主要內(nèi)容了。檔案提供利用工作與廣大利用者發(fā)生密切的聯(lián)系，是檔案工作聯(lián)系群眾、服務(wù)群眾的紐帶。檔案工作是服務(wù)性工作，它的服務(wù)性集中表現(xiàn)在檔案的提供利用上。檔案種類和載體的多樣化特點決定了檔案管理方法要不斷改革，只有堅持與時俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。

一、找準(zhǔn)服務(wù)方向，增強服務(wù)態(tài)度

檔案服務(wù)工作的根本目的就是要為人們和社會提供更好的服務(wù)，因此檔案管理人員的服務(wù)方向和服務(wù)態(tài)度十分重要，決定著提供利用工作的整理質(zhì)量。服務(wù)方向是管理人員的牡蠣目標(biāo)，檔案工作者應(yīng)熱愛自己從事的事業(yè)，具備高度的工作責(zé)任感和主動服務(wù)的精神，良好的職業(yè)道德。服務(wù)態(tài)度主要是指檔案管理人員在工作過程中的認(rèn)真負(fù)責(zé)程度和對工作的積極性。檔案工作者是為人民大眾和社會進(jìn)行服務(wù)的，所承擔(dān)的任務(wù)很重，對責(zé)任心要求很高，除了要有必要的專業(yè)管理知識和技能外，更重要的是要有服務(wù)精神，深刻的理解自己所做的工作對社會發(fā)展的實際意義。檔案提供利用工作的服務(wù)方向并不是一成不變的，會隨著社會的發(fā)展進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。目前，我國正處于快速發(fā)展階段，科技水平和技術(shù)水平進(jìn)步飛快，因此，檔案管理的工作方向一定要與社會發(fā)展保持一致，順應(yīng)時代的潮流，積極把先進(jìn)技術(shù)手段和管理工作有機的結(jié)合起來，以經(jīng)濟建設(shè)、科學(xué)研究等方面作為檔案工作的重點內(nèi)容。

二、掌握檔案利用者的實際需要，了解檔案的基本內(nèi)容

檔案利用工作是檔案自身價值得以實現(xiàn)的直接手段，做好檔案的提供利用是檔案管理自身價值的重要體現(xiàn)。一個合格的檔案管理人員需要掌握很多方面的知識，最基本的就是要熟悉檔案的內(nèi)容，這種熟悉并不是要求人們記住每一份資料的具體內(nèi)容，而是了解每份檔案的性質(zhì)和分類，以便及時的為需要者提供準(zhǔn)確的咨詢服務(wù)。不同的部門機構(gòu)對檔案的需要有著完全不同的方向，工作人員可以時常翻閱曾經(jīng)的服務(wù)記錄，觀察不同的單位對檔案的需要大致在什么方向，這樣有助于工作人員形成立體的資料結(jié)構(gòu)，對每個尋找檔案的人都能猜測出所需檔案的大概類型，便于檔案的查找和管理，減少了利用的盲目性，增加了合理性。在當(dāng)前經(jīng)濟全面發(fā)展的歷史背景下，檔案工作者應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)黨的方針政策，關(guān)心國家大事，加強調(diào)查研究，注意社會發(fā)展和各項工作動向，尤其要實現(xiàn)檔案工作的八個根本性轉(zhuǎn)變：檔案服務(wù)職能由保管型向利用型的根本性轉(zhuǎn)變；檔案服務(wù)主體由封閉型向開放型的根本性轉(zhuǎn)變；檔案服務(wù)環(huán)境由行政型向法制型的根本性轉(zhuǎn)變；檔案服務(wù)方式由實體型向信息型的根本性轉(zhuǎn)變；檔案服務(wù)質(zhì)量由合格型向優(yōu)質(zhì)型的根本性轉(zhuǎn)變；檔案服務(wù)手段由手工型向技術(shù)型的根本性轉(zhuǎn)變；檔案服務(wù)人才由單一型向復(fù)合型的根本性轉(zhuǎn)變；檔案服務(wù)條件由滯后型向超前型的根本性轉(zhuǎn)變。盡管檔案提供利用工作是被動性工作，但如果熟悉了檔案，并了解和研究了客觀需要，就能化被動為主動，做好檔案提供利用工作。

三、正確處理檔案提供利用和保密關(guān)系

利用和保密的關(guān)系，是提供利用工作中需要特別注意解決的問題。我們保存檔案的目的，是為社會事業(yè)服務(wù)，提供檔案給各方面使用。但是，檔案不僅是可供各項工作利用的重要材料，更甚至其中一部分又屬于機密，所以，每個檔案工作者在做好檔案提供利用工作時，還必須注意防止出現(xiàn)失密、泄密的情況發(fā)生。這就要求檔案管理人員不僅要有較強的責(zé)任心和事業(yè)心，同時要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，對于經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚。利用與保密，從根本上說二者是一致的，都是為了合理地發(fā)揮檔案在社會事業(yè)中的作用。保密的目的，也是為了更好的利用。保密是動態(tài)的，不是靜止不變的，是隨著形勢的發(fā)展、時間、地點等條件的變化而不斷變化的。在具體處理利用和保密的關(guān)系時，要深入審查檔案內(nèi)容，根據(jù)時間的推移、地點和條件的變化，調(diào)整檔案的密級，逐步擴大利用范圍。

四、檔案提供利用工作要與現(xiàn)代技術(shù)有機結(jié)合

應(yīng)用微機進(jìn)行管理是檔案管理現(xiàn)代化的標(biāo)志，也是檔案利用現(xiàn)代化必備的條件，首先要把檔案工作真正擺上內(nèi)部管理和辦事日程，在物力、財力上予以大力支持，把檔案管理所需微機與計算機中心聯(lián)網(wǎng)，形成上下，縱橫聯(lián)系網(wǎng)絡(luò)，提高使用效率。同時，充分利用現(xiàn)代的高新技術(shù)，如復(fù)制技術(shù)、縮微技術(shù)、光盤技術(shù)等復(fù)制檔案，提高檔案數(shù)字化程度。在提供利用過程中，減少使用甚至不用檔案原件，以延長檔案壽命。加快計算機檢索系統(tǒng)的建立，使現(xiàn)有檔案資源盡快轉(zhuǎn)化為可以支持計算機檢索的電子數(shù)據(jù)，方便查詢利用。最終將檔案信息的開發(fā)利用向電子化、網(wǎng)絡(luò)化逐步發(fā)展。通過加強電子檔案館、虛擬檔案館、數(shù)字檔案館的建設(shè)，逐步?jīng)_破檔案利用在時間上、地域上的限制，實現(xiàn)檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)共享。以此使檔案利用的便利性、時效性需求都能夠得到滿足。

結(jié)語：

總之，檔案利用工作在新時期的再提高是一個系統(tǒng)工作，需要從觀念轉(zhuǎn)變；從豐富館藏到提高服務(wù)水平；從改善檔案利用的環(huán)境到軟硬件的投入等方面進(jìn)行。在實踐中，檔案利用工作再提高的困難或許較大，但為了向利用者更好的提供服務(wù)，我們不但要從檔案部門的角度出發(fā)探討檔案利用工作，也要從利用者的角度出發(fā)研究做好檔案利用工作的方法，尋找對策，從而促進(jìn)包括利用工作在內(nèi)的整個檔案工作的發(fā)展與進(jìn)步。

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