大數(shù)據(jù)時代高職院校檔案管理的優(yōu)化策略分析

（洛陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院，河南 洛陽 471000）

一、引言

隨著我國科技創(chuàng)新不斷進(jìn)步，各個領(lǐng)域都在生產(chǎn)管理方面產(chǎn)生了重大變革，在改革過程中優(yōu)化策略信息技術(shù)占據(jù)了舉足輕重的地位。在過去信息技術(shù)只存在于IT行業(yè)而現(xiàn)在卻越來越被應(yīng)用到實(shí)際生活中方便了人們的生產(chǎn)生活，目前已經(jīng)成為人們生活、工作、學(xué)習(xí)不可缺少的手段。大數(shù)據(jù)在使用過程中有非常多的優(yōu)點(diǎn)可以提高我們的工作效率，比如他涵括的內(nèi)容十分豐富且種類齊全，在這些數(shù)據(jù)當(dāng)中可利用的數(shù)據(jù)量也很多，并且信息真實(shí)可靠。在目前這種信息大海洋里內(nèi)容多樣并且龐雜，如何在這些繁雜的信息中挑選對自己有利的部分各個企業(yè)也正在探索新的方式方法，獨(dú)立找到一種方法可以為自身獲取到有利的信息資源以便促進(jìn)自身更好發(fā)展。高等職業(yè)院校在我國高等教育中占有著非常重要的地位，所以加強(qiáng)高等院校的檔案管理同樣也關(guān)系到我國高等教育的發(fā)展，可以升級高職院校的管理模式，提高管理效率。

二、大數(shù)據(jù)時代下高職院校的管理發(fā)展方向新方向

（一）檔案數(shù)據(jù)管理模式的更新

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，高職院校的管理方式也日新月異，目前的許多工作資料需要被儲存起來，傳統(tǒng)的資料管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)在的發(fā)展，并且，這種傳統(tǒng)管理模式并不能將具有價(jià)值的資料完整地保存下來，這就需要建立一個檔案數(shù)據(jù)庫。利用檔案數(shù)據(jù)庫可以將信息長期完整保存下來的特點(diǎn)，更高效率地將重要信息保存下來。另外，數(shù)字化檔案由于在被應(yīng)用時非常便捷，利用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以隨時對所需文件進(jìn)行查找檢索，這種方法不但可以將重要文件永久地保存下來，又方便檔案的隨時查看和共享。所以在未來的發(fā)展過程中高職院校非常需要對管理模式進(jìn)行智能化更新，提高工作效率。

（二）檔案數(shù)據(jù)管理多元化趨勢

伴隨著社會不斷發(fā)展，國家也越來越重視高職院校的地位，高職院校在國家大力推動下蓬勃發(fā)展起來。各高職院校不再像以往一樣缺乏組織性紀(jì)律性。目前，各高等職業(yè)院校管理模式非常科學(xué)規(guī)范且教學(xué)特色鮮明。在發(fā)展過程中由于其教學(xué)種類繁多，學(xué)校檔案管理涉及的門類也增多，呈現(xiàn)出多元化的特點(diǎn)。學(xué)校在不斷發(fā)展過程中各個管理部門需要管理的信息不斷增加，學(xué)校在教育教學(xué)科學(xué)研究方面更加重視利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)來進(jìn)行教學(xué)。并且在行政管理、技術(shù)設(shè)施建設(shè)、信息交流等方面由于其信息量龐大也需要利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)來處理這些復(fù)雜的信息。經(jīng)過系統(tǒng)管理之后復(fù)雜的檔案資料會越來越規(guī)范和多元化

（三）檔案數(shù)據(jù)管理更加系統(tǒng)

用現(xiàn)代信息技術(shù)手段處理檔案使檔案信息資源數(shù)字化，使得檔案在收集整理過程中實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公模式。這種管理模式解決了以往利用紙質(zhì)載體存儲和傳播的困難，在一定程度上可以提高工作人員在做檔案管理時的工作效率。這種檔案數(shù)據(jù)信息化管理模式需要一個科學(xué)的信息系統(tǒng)來支持，利用檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)化管理，才可以保證檔案管理不被網(wǎng)絡(luò)上復(fù)雜信息所淹沒。所以建立一個檔案管理系統(tǒng)不但可以保證工作順利進(jìn)行還可以讓材料檢索工作變得更加便捷。

三、大數(shù)據(jù)時代高職院校檔案管理目前發(fā)展情況

（一）數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng)發(fā)展不成熟

雖然我國的信息化發(fā)展已經(jīng)達(dá)到一定程度，但是許多高職院校并沒有將檔案管理工作重視起來，并沒有進(jìn)行信息化管理，也沒有將檔案管理模式進(jìn)行更新，仍然沿用傳統(tǒng)的管理模式。存儲的方式仍然沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存方法，可是紙質(zhì)保存方法不但管理起來復(fù)雜而且不利于保存和查閱。目前很多高校由于受到一些因素的影響在檔案信息數(shù)字化管理過程中只建立了一個非常表面的局域網(wǎng)管理系統(tǒng)，并沒有將信息化管理模式落實(shí)到資料管理的方方面面。這些非常簡單的信息化管理方式并不能有效地提高管理效率，只是在電子文本搜集方面進(jìn)行簡單的操作，并不能進(jìn)行更加細(xì)致復(fù)雜的工作處理。所以目前我們需要建立一個系統(tǒng)的檔案信息管理模式來對傳統(tǒng)的管理方法進(jìn)行更新。

（二）檔案管理人員信息化管理技能不足

如果高職院校建立了一個完善的檔案管理系統(tǒng)但是沒有專業(yè)人才來進(jìn)行操控也無法將管理系統(tǒng)發(fā)揮到最大化。所以高職院校檔案管理的另一個問題就是如何培訓(xùn)出專業(yè)的檔案管理人員。根據(jù)資料顯示我們可以知道，許多高職院校并沒有將檔案管理工作重視起來，在選擇檔案管理人員時并沒有從專業(yè)角度進(jìn)行選拔，并且在日常工作中沒有定期對檔案工作人員進(jìn)行培訓(xùn)和建立嚴(yán)格的獎懲制度。目前的許多檔案管理人員都是以兼職的方式來工作的，這就導(dǎo)致在一定程度上這些人員缺少多工作的熱情也沒有想要繼續(xù)進(jìn)修的想法。學(xué)校的許多檔案由于沒有系統(tǒng)的管理分散于各個學(xué)院，檔案管理工作很難集中起來也沒有專門的人員來整理。這些分散的資料長時間沒人處理就會出現(xiàn)檔案堆積現(xiàn)象。并且因?yàn)楣ぷ魅藛T多是兼職工作缺少一定自主性專業(yè)性和沒有加強(qiáng)對管理人員的培訓(xùn)，這就導(dǎo)致各個部門的檔案管理人員缺乏相應(yīng)的專業(yè)素養(yǎng)，信息管理技能無法支撐整個管理工作，不能滿足大數(shù)據(jù)時代對高職院校優(yōu)化檔案管理工作的新要求。

（三）檔案信息化管理工作體系不完善

大數(shù)據(jù)時代下高職院校檔案信息化管理體系并不是很完善。主要體現(xiàn)在三個方面：第一個方面是基礎(chǔ)設(shè)施不完善，由于高職院校檔案管理工作受到傳統(tǒng)模式的影響，許多學(xué)校并沒有從根本上改變檔案管理工作方式，所以對現(xiàn)代信息化檔案管理建設(shè)的資金投入很少，缺少對這項(xiàng)工作發(fā)展的資金支持。由于經(jīng)費(fèi)不足使得辦公場地比較簡陋，庫房的建設(shè)也簡單，這些較低級基礎(chǔ)設(shè)施都在一定程度上影響了高職院校的發(fā)展。第二是沒有建立一個信息化數(shù)據(jù)庫資源，雖然現(xiàn)在很多高職院校將檔案管理工作逐漸開始重視利用科學(xué)信息系統(tǒng)將信息進(jìn)行保存搜集，但是由于沒有一個大型的信息數(shù)據(jù)庫，并不能將這些數(shù)據(jù)資源的效用發(fā)揮到最大化。第三是檔案管理工作人員沒有統(tǒng)一培訓(xùn)機(jī)會，缺少專業(yè)知識素養(yǎng)，這就導(dǎo)致管理人員對信息化技能掌握不熟練，薄弱的專業(yè)知識技能在工作室嚴(yán)重影響了檔案管理效率，不利于檔案管理信息化發(fā)展。

四、簡要分析大數(shù)據(jù)時代加強(qiáng)高職院校檔案管理的優(yōu)化方案

（一）完善相關(guān)制度管理規(guī)定

加強(qiáng)檔案信息化管理制度體系的建立可以在一定程度上促進(jìn)檔案管理朝著更加科學(xué)化的方向發(fā)展，是推進(jìn)高職院校檔案管理向著新方向發(fā)展的重要保障。建立健全相關(guān)制度必須要根據(jù)學(xué)校檔案建設(shè)的實(shí)際情況。首先要注重相關(guān)理念的宣傳，加大全校師生對檔案工作的認(rèn)識程度，以及在校園內(nèi)宣傳檔案管理對學(xué)校發(fā)展工作的作用，做到在學(xué)校內(nèi)部樹立起“大檔案觀”的理念。然后要針對檔案管理的收集、查詢、借閱等環(huán)節(jié)建立相關(guān)管理制度。要確保每一個環(huán)節(jié)都有制度來保證，并且還要將對檔案管理人員的培訓(xùn)計(jì)劃納入制度當(dāng)中，保證檔案工作者的素質(zhì)可以不斷提高。

（二）加強(qiáng)科技投入，完善檔案信息管理系統(tǒng)

大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案信息管理系統(tǒng)要加大科學(xué)技術(shù)的投入。在建立管理系統(tǒng)時要與學(xué)校的日常辦公系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、學(xué)習(xí)管理系統(tǒng)相聯(lián)系，其次，還要建立檔案數(shù)據(jù)資源庫有效地分析數(shù)據(jù)庫內(nèi)的檔案資料，為管理人員提供更好的服務(wù)。

（三）提高檔案工作人員專業(yè)素養(yǎng)，建立專業(yè)人才隊(duì)伍

建立一只高素質(zhì)的檔案管理工作團(tuán)隊(duì)就要堅(jiān)持道德與職業(yè)素養(yǎng)并重的原則，在這基礎(chǔ)上加強(qiáng)對工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)，定期對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)實(shí)現(xiàn)人才優(yōu)勢互補(bǔ)，提高團(tuán)隊(duì)人員整體素質(zhì)。

五、結(jié)語

大數(shù)據(jù)時代為高職院校檔案管理工作帶來了難得的機(jī)遇，高職院校檔案管理者一定要抓住這次機(jī)遇，利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)建立檔案管理系統(tǒng)，并且各高職院校應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理工作者的素質(zhì)培訓(xùn)，結(jié)合現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)水平利用現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施。在這些基礎(chǔ)上發(fā)揮出檔案管理信息化的真正優(yōu)勢，讓檔案管理工作不斷發(fā)展發(fā)揮其價(jià)值的真正所在。