企業檔案管理工作之淺談

趙璐婷

摘 要：2009年，國家檔案局頒布了檔案行業標準《企業檔案工作規范》（DA/T42）。2010年9月3日，福建省檔案局也相應正式出臺了《企業檔案工作規范》，并下發了“關于開展企業檔案規范化管理評估工作的通知”。本文就親身參與企業檔案規范化管理工作的實踐，淺談做好企業檔案規范化管理工作的幾點思考。

關鍵詞：企業檔案；管理

自2011年進入我所工作以來，我便和檔案工作結下了不解之緣。畢業于工商管理相關專業的我，在最開始接觸到檔案這個工作的時候，一切是顯得那么的陌生。總以為，檔案就是把信息收集起來，我們檔案人員再加以管理，然后方便以后來人查閱和應用?？墒钦嬲度氲焦ぷ鳟斨兄蟛耪J識到檔案管理工作，作為一門科學，與其他管理工作的不同之處。

從我從事的科技檔案管理說起。科技檔案管理，顧名思義，就是將科研開發、生產密切相關的文件材料、圖紙等加以收集，并按照一定的規律進行整理，從而有序的進行管理、運用。這似乎與普遍意義上的檔案管理并無區別，但是更強調的是它與科研生產的密切關系。我所檔案管理工作主要涵蓋圖紙管理和工程項目檔案管理兩個部分。

一、圖紙管理

我們就要從接收圖紙開始，要按照目錄對圖紙進行核對，如果不符合歸檔要求，就要退回歸檔單位，直至修改到符合要求為止。然后，還要對圖紙進行修整，按照一定的規律進行整理，整理完畢，再放入庫中進行保管。對于一名年輕人來說，這種工作內容大部分時間都是非?？菰锏模羌毾耄@份工作，真的需要非常細致、細心的西靠，并且對于責任心的要求更是非常的高。每每面對我庫房中成千上萬的圖紙，我不禁會想，這些圖紙中的大部分已經為我所的科研生產工作其價值30年有余，看著他們日漸泛黃、破舊不堪，這是感慨萬千。如果不是幾十年來前輩們的悉心照料，這種最原始的科技檔案的恐怕很難保存到今天。不僅如此，有些圖紙在現如今的生產活動當中依然擔當重任，這是多么難得的事情??！

二、工程項目檔案

科技檔案管理工作不僅僅局限于對圖紙的管理，還有對工程項目檔案文件材料的管理。由于在檔案管理工作當中，我還是一個新人，并且之前并不是檔案管理相關專業畢業，并沒有接觸過相關工作，剛開始工作難免有距離感。在領導的用心安排和要求下，我一直他是的從最基礎的部分做起，接觸并了解檔案管理工作，并逐步接受所內項目檔案管理工作。但讓我真正體會到檔案管理這門專業的真諦和精髓的，還應該是13年4月下旬我所某技改項目檔案驗收。

在預驗收階段，驗收小組對我所項目檔案管理提出了整改意見和要求。我們要在預驗收之后到正式驗收之間短短十天的時間內，按照整改要求將檔案整理完畢，期間的工作量是相當大的。但正是因為這十天的學習和實踐，使我有幸學習到了項目檔案工作的流程和方法，在這十天里，我們檔案室的全體工作人員不斷的與所里的國貿、物資、生產保障及基建部門協調，在相關部分文件材料不齊全、整理不規范，內容不符合規定的狀態下，我們檔案室堅決貫徹初次預驗收的精神，指導各部門嚴格按歸檔標準整理，只用了10天時間，只用了10天時間終于完成整改任務。在正式驗收的當天，專家小組對我們整改結果表示非常的滿意。相對于十天前檔案雜亂無章的情況，有了飛躍式的進步，大家一時間覺得所有辛苦都是值得的。但在欣慰的同時，思考最大的收獲當屬通過這次整改，我們學習到了檔案管理的細節和工作要領，懂得了為何要嚴格按照標準和規定去做。通過參與這次工作，我對這個在以前看來沒人重視的工作有了全新的認識，其實檔案工作是一項多么重要并且意義深遠的工作啊！

在項目檔案驗收接近尾聲的時候，我們全體檔案人員又迎來了新一輪的挑戰。在所領導的安排下，全體職工搬遷至新址辦公。這項決定對于其他部門的同事來說，不過是把自己的物品收拾妥當，再由所里統一安排搬遷就可以輕而易舉的實現。然而對我們檔案室來說，搬遷確實是一個讓人傷腦筋的事情。

從開始搬家的第一天起，我們檔案室就開始著手檔案資料的打包工作。起初，分配我們部門的打包紙箱和打包用品實在是接不上趟，我們就撿別的部門搬完后騰出來的箱子用，可箱子還是很緊張，負責搬遷的生產保障部門也無暇周轉，打包工作總是無法順利進行。于是我們開始思考最周密最穩妥的搬遷方法。

因為檔案搬遷不僅僅是實體的移位，更涉及到保密工作的開展。大部分檔案資料都是保密的，所以我們不能只限一味的打包，還要兼顧檔案資料的安全。資料上萬冊，底圖近十萬張，如果有一點疏忽，搞亂了再想恢復就是大海撈針，無疑會加大遷址后的工作量，同樣會影響以后的查閱。如果發生丟失的情況，那后果更是無法想象，所以，在這項工作開展的過程中，需要強烈的責任心和統籌安排，這也給我們檔案人員提出了更高的要求。

從項目檔案驗收到搬遷，悄然走過了三個月的時間。那三個月，工作異常艱辛，但是對我來說是一場歷練。而正是這樣的歷練，讓我對這份工作有了深刻的認識，對檔案業務有了更深的理解，這是非常難得的經歷。有了這樣的經歷和鍛煉我一定能在今后的工作中發揮更大的潛能，走出新一代檔案人的風格，展現新一代檔案人的風采！