SAP—ERP系統中物流管理模塊應用研究

王麗萍

摘 要：SAP-ERP軟件中物流管理模塊的實施主要從計劃、采購、庫存管理、倉庫管理等方面，強化企業成本核算的管理思想。通過該系統的應用可以有效降低物資庫存，提高物料采購的計劃性和準確性，提升規范化管理水平。

關鍵詞：商業流程；SAP-ERP；物流管理

中圖分類號：F253.9 文獻標識碼：A

Abstract： In the implementation of SAP-ERP software， the logistics management module mainly from the planning， procurement， inventory management， warehouse management to strengthen the management of enterprise cost accounting. The application of this system can effectively reduce inventory， improve the accuracy and the planning of material procurement and enhance the level of standardization management.

Key words： business process； SAP-ERP； logistics management

企業資源計劃（Enterprise Resource Planning，ERP）的概念是一個發展的過程，最早集中于物料、庫存（MRP），以后又逐漸延伸到生產計劃和制造（MRPII），隨著管理的延展和產品功能的不斷發展，一個相對完整的ERP系統應該包含庫存和生產計劃和制造[1]。本文所介紹的ERP系統是SAP公司根據實際經過二次開發投入使用的。ERP系統的引進對企業管理架構造成很大的影響，它代表了一種新的管理模式，突破了企業原來的管理局限。ERP環境下的企業管理圍繞各個管理模塊展開，而物流模塊是ERP中的重要環節之一，本文將就ERP物流模塊的實施、運行進行簡要的探討[2]。

1 SAP-ERP物流管理模塊和業務流程

ERP應用實施過程實際上是企業的重組優化和管理現代化的過程，物流管理模塊的業務應用首先要了解ERP物料管理系統實現的功能和業務流程。

本次開發的SAP系統物流模塊（MM模塊）包含采購、備件、物流三部分，與企業相應管理部門正好對應，其中采購對應營銷部，物流對應物配中心，備件對應設備維管中心。這里要說明一點的是，備件之所以沒有劃歸物配中心管理而單列，是因為一般企業的設備管理維護部門針對設備備件設置有二級倉庫[3]。

這三部份整合了計劃、采購、庫存管理、倉庫管理等業務流程所必須的所有功能，而且對標準事務進行了高度自動化集成。所有的物流管理應用模塊功能都相互緊密集成并與財務、質檢等其他功能置于同一系統。這樣系統內不同模塊間的用戶就可以利用這一平臺實現實時業務數據信息的共享和傳遞（根據用戶權限所查閱信息等級不同），提升了管理效率和全面性。

SAP-ERP軟件充分考慮到系統對供應鏈的支持，其物流管理模塊覆蓋了一個企業供應鏈內部所應包含的核心任務（物料需求計劃，采購，庫存和庫房管理）。

首先，物料需求計劃為公司提供了初步的采購要求，使公司及時掌握采購規模和資金需求，了解生產原材料需求現狀和設備備件待修待換情況。當各單位將計劃上報時，物流系統相關程序會自動合并計算同一物料代碼，并掃描庫存清單，初步進行數量平衡，以消除過量浪費（特殊需要時，可人工調整計劃）。物料申報的數量以上年度月度使用量為基準，系統內設置上限，對超出上限的材料計劃予以警示。此項功能有效地避免了物料的過量申報，有助于公司掌握年度材料消耗和控制采購資金規模。

采購系統針對公司營銷部門專門進行了二次開發，僅將采購作為部門專項職能設置賬戶。采購為物料需求計劃提供了重要的交貨情況和市場供應情況，當貨物接收時，相關的采購訂單進行自動檢查并提請物流配送中心和設備維管中心進行收貨、檢驗（退貨）、入庫等工作并將結果錄入，完成采購環節。營銷部賬戶可在系統內獲得全部供應商信息，通過對供應商報價的管理和比較，對價格實行控制，從而取得最佳的效益。同時，物料使用部門可以將材料使用情況反饋到系統，形成完整的物料全程跟蹤，完成對供應商和采購部門的合理評價，結果可以協助采購部門確定采購環節中尚待完善的地方，為物料使用部門擇優選擇最佳產品提供依據。這一系列建立和維護采購訂單的方式，對實現采購合同跟蹤，安排供應商交貨進度和評價采購活動績效等需求目標提供了信息基礎。從而，提高采購活動的效率，降低采購成本。

庫存管理系統負責維護管理企業準確的庫存種類和數量。它能支持各種物品庫存狀況、庫存變化歷史的聯機查詢，并能從多層次去查看庫存狀況（僅限未出庫物料）。該管理系統提供的實時庫存數據統計查詢，能幫助相關部門掌握庫存金額，評價庫存管理的績效。

庫房管理系統管理維護物資入庫和配送信息，保證物資供應的及時性，維護庫房商品最優的庫存量。

指定的賬戶持有者（受控的材料員、設備員和高級管理用戶）可以在系統中建立和維護與采購有關的物料和供應商數據，從而加強對采購的控制及優化系統中的采購程序。這些信息包括物料數據、供應商數據、采購信息記錄、貨源清單及品質鑒定等。

物料數據包含了企業向外采購或內部生產的物料的詳細信息。比如外購的物資，內部生產產品的計量單位、物料描述和成分分析數據等信息，方便SAP中生產單位模塊訪問物料數據信息，調整生產技術指標等。

供應商數據是關于外部供應商的信息?；镜膬热莅ü堂Q、編碼標識、固定資產、規模、產品等企業信息。

采購信息記錄并建立了物料和供應商之間的聯系，標記了在一段時間內與物料有關的供應商價格方面的變化。貨源清單則表明了物料的供應來源。

品質鑒定是根據物料成分分析、物理檢驗等鑒定手段所獲取的統一評價數據。例如，采購物資的化學成分分析將作為重要信息為采購給出明確指導，生產產品的成分分析數據將同步傳輸給條碼系統作為外賣品質評價標準。

此外，物流管理系統實現了采購審批程序電子化，代替傳統的手工化紙張審批程序，節省企業資源。

2 SAP-ERP物流管理業務應用的不足

在ERP系統運行過程中，物流管理程序的一些功能設計缺陷和人機交互方面的不足逐漸顯現，產生了一些問題，主要如下[4]：

首先，SAP-ERP系統是一套完整的標準化軟件，本身價格昂貴，功能十分齊全。然而它的功能和標準完全依照SAP公司體系開發的，一般情況下，購買該產品的公司或組織都要進行本地化二次開發。基于一些企業的實際，一方面，開發人員對購買企業的了解較淺，難以完全理解公司的需求，無法掌握對原系統功能的本地化，即有部分系統功能未被了解和吸收，也就無從開發、利用；另一方面，企業人員對該系統認知度不夠，自我二次開發水平不足，在工作實踐中難以完成新功能添加改造以及系統維護和升級，造成物流管理系統無法及時更新完善。

其次，物流管理模塊的三個部分歸屬不同的職能部門，在實際工作中不能最大限度地發揮SAP-ERP系統效率。物流模塊的任何信息的流轉都要經過這三個管轄部門，無法形成項目團隊式統一管理，產生了不必要的線下工作。

第三，SAP-ERP系統在與企業原有業務數據切換過程中，不同數據編碼識別轉換、人為錄入錯誤使系統產生許多“垃圾數據”。ERP系統是一種流程化的管理，一旦由于人員的疏忽或操作失誤，在系統中輸入錯誤的原始數據，計算機無法識別，只會將錯就錯地進行各種計算，自動處理的結果數據就變成“垃圾數據”，影響系統的正常運行。這種缺陷在后期的系統運行中很難根除，而且會形成頑疾。

第四，受SAP編碼原則和系統維護規則所限，物料代碼的維護缺乏柔性。在實踐中，物料計劃必須以系統內現有物料代碼為標準進行申報，即一物一碼。目前已錄入系統內物料代碼大約有三萬種，并且隨著設備的更新換代和技術改造的需要，還將會有新的物料代碼產生。然而，在工作流程中，一旦急需的物資沒有物料代碼，將會面臨二個問題：（1）為滿足生產，進行套碼申報；（2）增碼。但是增碼不是一個容易的過程，而且有的物料根據SAP規則甚至無法編碼，并且在增碼審核過程中還會造成重碼現象。使用單位遇到無碼情況時，為逃避繁瑣的增碼流程，往往套碼申報。久而久之，出現大量套碼、重碼現象，造成物流管理模塊無法真正做到帳物相符，從而造成公司無法真正掌握在庫物資的實際情況。

第五，SAP-ERP系統信息錄入和實際物流過程不同步。一方面，采購訂單管理存在的問題：未及時或未按采購申請單下達采購訂單導致缺料影響生產；下達的采購訂單標明的采購數量未按采購申請進行或重復采購，導致庫存量增加等。另一方面，倉庫管理存在的問題：實物送達倉庫，未做采購訂單接收，或發料不及時在系統中錄入，導致物料入庫、出庫的系統操作與實物管理不同步，出現賬外料問題；對于驗收過程中不合格的物資，沒有及時退庫或銷賬，造成訂單擱置。其他方面，諸如同一批物資，到貨時間不一致，有的時間差可長達6個月，也造成系統無法及時反饋最新信息。

第六，物流管理模塊的庫存管理功能局限在一級庫，無法掌握已出庫進入二級庫的物料。物料進入二級庫后，物料管理模塊在系統內就將該批物資做出庫處理，并標記為已使用物料。這就造成二級庫物料監管難題，特別是已從物料庫房中領出但還沒投入生產而擺放在生產現場的備用物料。由于這部分物料流動性比較大，二級庫的材料人員核算物資成本時和系統賬目不一致，造成賬實不符，嚴重影響生產成本的歸集。

第七，缺乏逆向物流管理功能。逆向物流在企業中的存在是不可忽視的，對于采購，會出現退、換貨或者更換供應商；對于銷售，也同樣會出現客戶退、換貨等問題。這些信息在SAP-ERP系統中很難明確反映，使得在評估供應商、客戶以及企業自身時缺少逆向物流信息的相關數據支撐。

3 強化SAP-ERP物流管理模塊的若干建議

針對系統運行過程中出現的管理缺陷，企業要采取措施解決問題，以充分發揮ERP系統的效能[5]。

（1）針對公司的專職SAP-ERP系統管理員，建議在各部門設立SAP-ERP二級系統管理員，建成一支專業的系統管理和維護團隊。ERP環境下的業務處理都是以電算化系統為主，因而系統的運行維護需要企業擁有具有計算機專業技能的員工，讓他們擁有對操作系統、應用程序或數據的管理權限，進行日常系統維護和系統報表開發。在系統運用過程中，需要系統管理員及時處理系統出現的異常問題，進行日常維護和必要的數據備份。同時，需要專業技術人員進行系統二次開發，充分利用SAP-ERP系統資源，才能不斷滿足各單位的使用、管理需求。因此，無論是在系統的推行實施階段，還是系統的正式運行階段和升級階段，建成一支專業的系統管理隊伍十分重要。

（2）加強SAP-ERP系統用戶的培訓，深入宣傳ERP系統管理模式，促進員工從管理思想、管理理念和服務意識方面轉變，讓員工深入了解系統的內控制度和業務流程，熟練掌握系統操作方法，提高員工的責任感，盡可能避免人為的操作錯誤，保證數據源的真實、準確性，提高工作效率，確保系統的最優化使用。

（3）加強對物料編碼的管理工作，及時增碼，消除重碼、套碼現象。SAP-ERP系統一個很大的貢獻就是實現一碼一物，從而能夠準確反映出申報物料的品種、數量以及相應的庫存。所以，為了避免這一重要功能失靈，公司各級物流模塊的參與人員都要高度重視，一旦發現此類編碼錯誤及時向編碼組報告，逐步消滅這種現象。

（4）逐步消除二級庫，實現一級庫和生產單位直接掛鉤。公司二級庫的存在是在沒有實現計算機管理的情況下，為滿足生產實際做出的妥協。而目前，SAP-ERP體系已經建立，二級庫已經成為公司對庫存管理的阻礙，無法真實反映公司物資的現狀，影響資金計劃和采購計劃等決策。

（5）加強信息溝通，強化物流模塊內部和外部之間的協作。內部供應鏈的暢通一方面能保障公司的生產需求，另一方面能夠壓縮成本，提高效率。SAP-ERP系統已經為供應鏈的高效管理提供了堅實的信息基礎，系統外的信息溝通則是實現供應鏈高效運行的根本保證。

參考文獻：

[1] 李創. 國內外應急物流研究綜述[J]. 華東經濟管理，2013（6）：160-165.

[2] 莊芝茗. ERP環境下的企業物料管理研究[J]. 中國總會計師，2010（6）：126-127.

[3] 耿宇屴. 基于SAP系統的可配置物料系統方案研究及應用[D]. 上海：上海交通大學（碩士學位論文），2011.

[4] 楊穎. ERP環境下物料管理子系統的研究與開發[D]. 合肥：合肥工業大學（碩士學位論文），2004.

[5] 李創. 我國制造業發展低碳物流之路探析[J]. 現代管理科學，2017（1）：109-111.