建設工程項目檔案管理淺議

文/陳 蓉

建設工程項目檔案管理淺議

文/陳 蓉

施工企業(yè)對建筑檔案的利用效率還較低，很多建筑出現(xiàn)質(zhì)量問題后并沒有對建筑檔案進行查找和分析，使建筑檔案的保存失去了應有的作用，怎樣充分發(fā)揮工程檔案在項目建設和企業(yè)發(fā)展中的作用，更好地為施工企業(yè)及工程建設項目提供技術(shù)保障，作者從工作實踐當中總結(jié)出的一些經(jīng)驗值得借鑒

工程項目檔案管理是工程建設的重要組成部分，建筑檔案是工程建設質(zhì)量的體現(xiàn)。工程檔案貫穿了工程建設的全部過程，是對工程施工全部過程、全方位的記錄，在一定程度上反映了建筑工程質(zhì)量的安全性和可靠性，對建筑實體具有質(zhì)量責任監(jiān)督作用。建筑工程管理質(zhì)量提高的同時建筑檔案管理質(zhì)量也會相應地提高，因此，檔案記錄的及時性與真實性是建筑工程管理質(zhì)量的重要表現(xiàn)，通過提高檔案質(zhì)量管理對整個建筑工程的管理具有良好的促進作用，當建筑工程質(zhì)量出現(xiàn)問題時，就可以從建筑工程檔案中查找原因，充分發(fā)揮工程檔案在項目建設和企業(yè)發(fā)展中的作用，更好地為施工企業(yè)及工程建設項目提供技術(shù)保障。

一、工程檔案的內(nèi)涵和重要性

工程檔案資料是指在工程建設活動中，直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。它產(chǎn)生于工程項目的提出、立項、審批、勘察、設計、前期準備、施工、監(jiān)督、監(jiān)理、驗收等工程建設的全過程中的所有活動，并能直接反映工程建設活動的過程和成果。工程檔案既具有檔案的一般性，即原始的歷史記錄，可以作為追溯的根據(jù)和憑證；又具有自身的特殊性，即實體作業(yè)的技術(shù)依據(jù)，如使用、維護、管理、改擴建中的根據(jù)和設計、施工技術(shù)憑證等，它是工程建設項目管理過程的重要組成部分。

檔案管理是否科學、有效對建設工程項目的順利進行起著舉重若輕的作用，它能夠為建設工程提供查考的依據(jù)。檔案是在建設工程項目進行的過程中直接形成，是完完全全的數(shù)據(jù)再現(xiàn)，是備查的第一手參考資料，客觀地記錄了建設工程真實的歷史情況，是最可靠的憑證。另一方面，它保留了最準確的歷史痕跡，比如，有的資料是當事人的親筆手稿，有的則是工程項目負責人或相關(guān)人員的親筆批示和簽字；有些材料則是照片、視頻及音頻等，這寫都是檔案具有憑據(jù)作用的最有力證明。

二、建筑工程檔案管理存在的

問題

1、檔案資料的信息不夠完善。我國雖然加快了建筑工程檔案信息化建設步伐，加大了關(guān)注和投資力度，但由于建筑工程檔案所需的數(shù)據(jù)庫較大、信息相對比較分散，導致目前建筑工程檔案信息化建設仍較為緩慢。因不同地域檔案信息的管理利用情況各不相同，造成了檔案搜集歸檔和檔案信息資源利用等工作存在較大的難度。又由于檔案收集與利用脫節(jié)、信息繁雜、保管部門沒有統(tǒng)一的保存規(guī)范，使得檔案信息流通不暢，無法充分發(fā)揮檔案信息資源的潛在價值和無法實現(xiàn)不同方面的數(shù)據(jù)資料進行有效共享。因此，各個建設項目在建設過程中并不能及時按照相關(guān)的規(guī)范將檔案整理完整，并建立統(tǒng)一的檔案管理方式，使得工程檔案管理混亂，檔案信息不完整。

2、工程檔案歸檔困難，收集資料不及時。工程建設項目從前期的可行性論證到竣工驗收報告，中間要經(jīng)歷項目審批、工程招投標、施工過程、質(zhì)檢驗收等環(huán)節(jié)，由于時間跨度較長，造成文件、圖紙、音像資料等歸檔材料收集難度較大。另一方面，工程檔案的內(nèi)容涉及的部門、人員眾多，這些人員的業(yè)務素質(zhì)參差不齊，檔案記錄內(nèi)容或簡或繁，記錄要求也并非能夠完全達到規(guī)范標準，有些環(huán)節(jié)的人員變動頻繁，在工作交接過程中極易發(fā)生檔案丟失、內(nèi)容殘缺等現(xiàn)象，并且很多檔案資料都是在生產(chǎn)之后才進行整理的，但是后期的施工人員對于前期施工的具體情況并不了解，這就使得工程建設檔案的真實性和完整性受到了極大的影響。

3、檔案資料的使用不夠重視。實際工作中，很多建筑企業(yè)將資金和精力投入到控制工程的進度、保證工程質(zhì)量、重視施工安全、縮減施工成本等工序上，對檔案管理的重要性缺乏正確的認識，存在著敷衍應付現(xiàn)象，對于工程項目檔案管理工作，沒有配備專業(yè)檔案資料管理人員，在檔案資料搜集、整理、歸檔等過程中，臨時指定其他人員兼職管理。在這種情況下難免會造成檔案的丟失、遺漏、不規(guī)范等問題的出現(xiàn)。建筑檔案是建筑過程的真實、系統(tǒng)反映，通過檔案記錄的查詢能夠直接反映建筑過程中各個環(huán)節(jié)的運行情況，當建筑出現(xiàn)質(zhì)量問題后應首先對建筑檔案進行分析，從中查找原因。但目前，施工企業(yè)對建筑檔案的利用效率還較低，很多建筑出現(xiàn)質(zhì)量問題后并沒有對建筑檔案進行查找和分析，使建筑檔案的保存失去了應有的作用，這也是造成工程檔案管理問題的主要原因之一。

三、對建筑工程檔案管理的幾點建議

1、完善檔案管理的信息化建設。要積極探索和建設一套科學、完備的信息化管理模式應用到檔案管理工作中。信息化管理是檔案管理發(fā)展的重要方向和必然趨勢，要提高建設工程項目檔案管理工作的科學化水平，就有必要將建筑工程檔案管理與信息化建設進行有機的結(jié)合，開發(fā)能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)之間交流和互動的新型信息化管理軟件，利用先進的信息技術(shù)進行合理、有效的管理。利用計算機技術(shù)，將以紙等其它物質(zhì)為載體的檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，建立相應的數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案資源的準確歸類，建立檔案基礎平臺，促使檔案信息在最大程度上實現(xiàn)共享。

2、加強對建設項目檔案工作的組織領(lǐng)導，資料收集。

（1）建立健全項目檔案工作各項規(guī)章制度，明確每人的工作職責，建立切合實際的項目檔案工作管理體制和工作程序。檔案資料收集應跟著施工進度同步進行，在施工過程中，尤其是關(guān)鍵工序和隱蔽工程施工過程中，必須對資料進行現(xiàn)場搜集，并作好詳細、規(guī)范的記錄。

（2）每個建設項目，特別是投資大、周期長的項目，往往參建單位眾多，形成的文件材料多而雜，如果都由建設單位來整理則要投入相當多的人力、物力和精力，建議由項目建設單位對建設項目檔案工作實行統(tǒng)一管理，對本單位各部門和設計、施工、監(jiān)理等參建單位進行有效的監(jiān)督、指導，確保項目檔案工作與項目建設同步進行；項目建設單位在簽訂招標合同時把項目檔案的整理要求明確提出，每個參建單位形成的材料，由形成單位負責整理好，向建設單位項目管理部門或檔案部門移交；定期召集有關(guān)參建單位及檔案管理人員參加項目檔案工作會議，匯報項目檔案工作進度，安排布署下步工作。

3、提高對檔案管理工作的重視

（1）正確認識檔案管理的重要性和必要性，加強對檔案管理的重視程度。首先企業(yè)領(lǐng)導要重視，必須建立、健全檔案的管理制度和具體措施，設置專門的資料管理部門，配備專職檔案管理人員，保證歸檔資料及圖紙的完整、準確和規(guī)范。工程項目管理人員與檔案人員在檔案整理過程中應明確自身的責任，保證歸檔質(zhì)量，將檔案管理工作落到實處，這樣才能進一步保證檔案的完整性。

（2）提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理人員作為檔案管理的主要執(zhí)行者和參與者，其業(yè)務能力直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量。近年來，隨著我國建筑工程迅速發(fā)展，工程資料在管理過程中出現(xiàn)許多新的特點和變化，這就給管理人員提出了更高的挑戰(zhàn)和要求，檔案管理人員是否具有較高的專業(yè)水平以及較高的職業(yè)責任感，是檔案管理工作能否順利進行的關(guān)鍵。因此，加大對檔案管理人員的培訓力度，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)水平和管理觀念，增強檔案工作思想、政治、文化等素質(zhì)；提高能夠真正領(lǐng)會和掌握相關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，增強責任心，保證工程檔案的質(zhì)量；提高檔案工作的自豪感、責任感、自我管理意識，學習網(wǎng)絡和計算機知識，為單位發(fā)展培養(yǎng)現(xiàn)代檔案管理復合型人才。

綜上所述，建設工程檔案反映工程項目的真實面貌，保證工程檔案資料的準確、完整和系統(tǒng)尤為重要，如何加強工程項目檔案管理工作刻不容緩。因此，要搞好企業(yè)工程檔案管理，必須要制定有效完整的制度，扎扎實實地做好基礎工作，抓好各類檔案資料的形成、積累、立卷、歸檔、管理和利用，并根據(jù)實際管理過程中存在的問題，不斷總結(jié)經(jīng)驗，確保工程檔案的完整性和有效性，從而為以后的工程建設提供必要的借鑒和幫助。

(作者單位：陜西省建筑裝飾工程公司)