抓住評估機遇推進電大檔案工作

文/姜 麗

抓住評估機遇推進電大檔案工作

文/姜 麗

檔案工作對于高校來說雖不像教學科研工作那樣是一項主要的工作，但作為記載學校發(fā)展歷程以及教學、科研等各項活動的原始記錄來說，是任何事物無法替代的，因此，其作用不可低估。

一、高校檔案工作的重要性和必要性

高校檔案是高校在教學、科研、管理以及其他活動中形成的各種文字、圖表、影像等記錄，是學校發(fā)展歷程的客觀真實反映，是第一手原始資料。所以，學校的日常工作查考離不開檔案。而對高校的教學能力和辦學水平進行客觀、公正、全面的評價,就必須看第一手資料，所以，檔案工作作為評估的一個項目，工作的好壞直接影響著綜合評估的分數。況且，檔案材料作為學校評估升級、改革發(fā)展的重要材料，評估學校的各項工作，必須對高校的檔案予以系統(tǒng)化、全面化的查閱。因此，做好檔案工作是確保高校持續(xù)健康發(fā)展的不可或缺的重要因素，絕不能忽視檔案工作。

二、目前高校檔案工作存在的問題

從延安的情況看，檔案工作目前還存在幾個方面的問題：一是認識不足。從上到下對檔案工作重視不夠，直接影響了檔案工作的正常開展；二是檔案基礎工作比較薄弱。每年的檔案不能及時歸檔，導致一些檔案資料流失；三是資金投入少，檔案保管條件跟不上；四是檔案工作人員素質較低。未經過檔案業(yè)務培訓，缺乏檔案專業(yè)知識和基本操作技能，整理的案卷質量達不到規(guī)范要求。檔案的開發(fā)程度不夠。

目前高校正在進行評估活動，這對高校工作既是一次全面檢查，又是一次有力地促進，檔案工作要抓住此機遇，以推動其走上健康良性發(fā)展的軌道

三、推進檔案工作規(guī)范化管理的途徑

隨著辦學層次的提高,對檔案管理水平提出的要求更高,雖然說是挑戰(zhàn)，但也為檔案事業(yè)的發(fā)展帶來了難得的機遇。把握住學校升格的有利時機，爭取領導對檔案工作重要性的認識,從而加大對檔案工作的支持力度,可以快速提升學校檔案工作層次。如何突破檔案工作的瓶頸，利用高校評估之機尋找檔案工作的出路，筆者認為應該從以下幾個方面作為突破口：

1.加強領導，層層落實。高等學校必須把檔案工作納入學校整體發(fā)展規(guī)劃，加強對檔案工作的領導和監(jiān)督。也就是通常所說的“三納入”“四同步”，即納入學校計劃和規(guī)劃，納入管理制度，納入有關人員的職責范圍。學校應根據工作需要設置一名或多名專職檔案人員負責檔案工作，各系部也應指定一名兼職人員，負責本系部有關檔案材料收集整理，使工作中形成的檔案材料能及時完整歸檔。同時要建立健全行政管理制度，規(guī)范檔案管理者行為，使檔案的各個環(huán)節(jié)制度化、規(guī)范化。

2.通過評估，提高整體檔案意識

平時工作中，檔案人員常遇到的問題是檔案材料收集難，收不齊全，從而造成案卷質量不能達到相關要求。究其原因，主要是大家的檔案意識薄弱。在學校評估過程中，檔案管理人員必須及時、快速、準確地為評估專家組提供相關檔案信息，如果平時檔案工作沒有做好，在教學評估過程中就會遇到很多困難。因此，利用這個機會，向領導和廣大教職工宣傳檔案工作的重要性，使他們認識到只有強化檔案的服務意識，做好檔案的基礎性工作，才能使檔案管理水平進一步提高，才能為學校各項工作提供優(yōu)質服務。所以，抓住機遇，贏得各方重視，提高檔案意識至關重要。

3.加強檔案法律法規(guī)宣傳，完善管理制度

高校要利用會議等一切可利用的機會向干部職工廣泛宣傳《檔案法》《陜西省檔案工作條例》。要使他們認識到文件不及時歸檔或者歸檔不齊全以及過度歸檔都是違反《檔案法》的行為。同時要建立完善學院的檔案管理制度，比如：各門類檔案立卷歸檔制度，檔案人員職責范圍、考核制度，檔案的保管、借閱制度，各門類檔案材料的歸檔范圍和保管期限表等，這樣才能讓大家真正從思想上和行動上自覺配合檔案部門的各項工作，從而保證各門類檔案都能及時收集齊全，按時整理歸檔。

4.加強培訓，提高檔案管理人員的素質

檔案工作是一項專門性、科學性、技術性很強的工作，它在檔案的分類、整理、著錄、標引以及信息化加工等方面都有具體的標準和要求，且不同門類載體的檔案分類、期限、整理的標準都不一樣。只有掌握了檔案工作的相關理論知識和業(yè)務技能，才能搞好檔案工作。否則，即使有搞好檔案工作的愿望，但沒有搞好檔案工作的本領也是一句空談。

我校的檔案管理工作起步較晚，基礎工作薄弱。目前，我們學校的檔案室在辦公室下設，配備2名兼職檔案管理人員，且人員年齡偏大，知識老化；文化程度較低，計算機應用能力薄弱。另一方面，檔案管理人員不穩(wěn)定、流動性大，因此，提高檔案管理人員素質是當務之急。因此，必須重視和加大對檔案管理人員的業(yè)務培訓力度，要經常參加檔案部門舉辦的學習班，不斷學習新知識、新技能，這樣才能提高檔案人員的業(yè)務素質，使其掌握檔案管理工作的基本知識和技能，貫徹落實好相關檔案規(guī)范標準，以保證檔案工作的規(guī)范化。所以抓住評估的機會，強化人員素質，提高檔案工作的質量，能促使今后檔案工作有序開展。

總之，高校評估工作的開展為高校檔案工作提供了良好的發(fā)展契機，學校檔案部門應當利用此次機會，廣泛宣傳，引起領導和教師的足夠重視，使檔案工作從此走向健康發(fā)展的快車道。

(作者單位：陜西廣播電視大學延安分校)