公路行業檔案信息化的重要性

文/王 娟

公路行業檔案信息化的重要性

文/王 娟

我國的交通運輸業行情正在整體上漲，公路運輸在我國方興未艾。與此同時，關于如何加強對公路行業的管理，成了一個值得我們關注的重要課題。為了達到優化公路行業管理之目的，我們有必要提高公路行業檔案信息化的程度。它對于公路行業的長期發展來說是至關重要的。本文專門探究公路行業檔案信息化的重要性

目前，隨著我國交通運輸業的長足發展，公路運輸的整體水平正在不斷提高。但與此同時也存在著一些落后的、不合時宜的地方。公路行業檔案傳統收集管理模式已不能與快速發展的行業本身相協調，需要推進檔案管理向信息化方向轉變。如今，管理工作已經進入了信息化的時代，關于公路行業檔案的管理也必須要與時俱進，信息化對于提高管理的效率與可靠性來說都是至關重要的，值得我們探索。

一、公路行業檔案信息化的重要性淺析

在計算機與互聯網等信息化技術條件出現之后,各行各業的生產與作業方式都發生了很大改變。這也給公路行業檔案管理提供了全新的發展方向。關于公路行業檔案信息化的重要性，主要體現在以下幾個方面：

1.提高了檔案收集工作的便利性

長期以來，我們在公路行業檔案的收集上，采用的都是人工錄入的方式，隨著時代的發展，檔案收集的工作量也越來越大，人工錄入的方式暴露出許多弊端來，它對于時間與人力的成本方面都耗費較大，同時其精確性也常常不甚理想，難以達到立體性與完整性的要求。另外，人工錄入的效果也過于單一，難以做到多樣化。如今，隨著計算機信息技術的迅速普及，便可以很大程度地提升檔案錄入的效率，使其獨立性與完整性得到保障，生動性與具體性得到提高。另外它的錄入形式也更加多樣化，除了傳統的文字形式外，圖片、視頻、音頻、專業化的圖紙等方式都可以作為公路行業檔案的錄入形式，使檔案的收集與管理變得便捷許多。

2.檔案的容量與使用效率得到提高

我國公路行業檔案工作由于其特殊性和重要性，面臨著許多新的挑戰，也存在著一些急需解決的困難和問題。比如，采取傳統的手工錄入形式，只能制作出紙質版的檔案，其保存起來難度較大，同時需要占用較大的場地，因此對于場地有著限制，查找和使用起來也會較為不便。而當檔案管理實現了信息化之后，電子版的檔案比起紙質版的檔案來說無疑是一個巨大的進步。不但便于進行保存，對于場地要求也小得多，即使檔案儲存量大量增加，也不必對場地的面積進行擴充。另外，在檔案的查找、使用方面都會便利很多。

3.有利于檔案的共享與傳輸

傳統的紙質檔案，很難做到共享與傳輸，這樣我們一旦遇到一些較為特殊的情況（如跨地域查閱檔案），就不可避免地進行一些重復性的工作。這既嚴重影響了工作效率，也人為增加了工作強度，并增加了人力、物力等方面的開支。通過信息化的檔案管理系統，重復性的工作就會減少，使工作效率大幅提升。同時降低了工作強度，在人力、物力等方面的開支也會減少很多，很大程度提高了檔案的共享性和傳輸性。有利于檔案的跨地域查閱，使檔案能夠最大程度地得到有效利用，檔案的價值進一步得到有效發揮。

4.減少檔案的損壞率及遺失率

對于傳統的紙質檔案來說，常常不可避免地出現損壞及遺失的情況。出現這些狀況的原因在于檔案經過較長時間的存放后，由于存放手段的失誤而造成檔案的受潮、丟失等狀況，使檔案發生損壞和遺失。而檔案一旦遺失，就會帶來一系列的隱患，甚至產生一些不可預知的嚴重后果。通過信息化的公路檔案管理系統，可以實現檔案的大量存放、自由讀取與自動檢索。并且只要計算機性能良好，管理系統使用性能可靠，那么一般情況下是不會發生檔案損壞、遺失等情況的。另外，如果非檔案所在地需要調取檔案資料，則只需通過計算機網絡的傳輸就可以快捷地調取檔案，無需運送紙質資料，因此更是無需擔心檔案發生損壞與遺失的情況。

5.有效實現資源的節約

對于傳統的紙質檔案來說，由于存在著大量的需要處理的數據，對于數據信息進行收集、保存和整理的環節，不僅需要耗費大量的時間成本，而且還要耗費大量的紙張，不但人力、物力極大浪費，而且也不夠環保，不能滿足可持續發展和構建資源節約型社會的需要。另外，紙質檔案在存放方面較為困難，很容易發生受潮損壞、遺失等不良情況。而一旦檔案發生損壞，則不得不進行重新歸檔工作，使檔案管理人員的工作量進一步增加。通過基于信息技術的公路行業檔案管理系統，通過信息化的模式來進行檔案的存儲，就能有效地實現資源的節約，不但能有效地節省人力、物力，而且還節省了大量的紙張方面的資源，有效提高了工作當中的環保性，符合了可持續發展和構建資源節約型社會的需要。

二、實現公路行業檔案信息化的有效手段

計算機和互聯網兩者的有效結合與相互滲透，有效地推動了各個行業的發展，也極大地推動了公路行業檔案管理的變革。要想實現公路行業檔案的信息化，可以采取以下手段：

1.建立和完善檔案信息化管理制度

要想實現公路行業檔案的信息化，首先必須要建立和完善檔案信息化管理制度?？偟膩碚f就是要做到“兩統兩分”的原則——即統一規劃、統一標準、分級管理、分步實施。通過規劃建立起信息平臺，將公路行業的相關信息全部錄入各種信息儲存的載體如光盤、U盤等當中，徹底解決傳統紙質模式的存儲空間不足的狀況，全面實現檔案的自動標引、編目、檢索及檔案全文自動存儲。對此，必須因地制宜地“量身打造”一套合乎檔案的整理、統計、查閱等各方面需求的管理標準，在此基礎上進行檔案信息化管理制度的制定。

2.加強檔案管理隊伍的建設

如今，我國的公路行業檔案管理隊伍在專業化水平上已經有了很大提高，絕大多數檔案管理人員均接受過專業教育。然而，絕大多數檔案管理人員均是從紙質檔案時代過來的，通常都已經適應了紙質檔案的管理模式，對于信息技術方面的掌握程度有限，信息化平臺的檔案管理系統難以駕馭。這些因素阻礙了公路行業檔案信息化的普及和提高。對此，就要有意識地加強檔案管理隊伍的建設。一方面可以邀請那些精通公路行業檔案信息化的人員，對檔案管理部門進行培訓，幫助他們掌握基于信息化平臺的檔案管理系統。另一方面要加強對人才的引進，有意識地聘請精通公路行業檔案信息化的人員充實到檔案管理隊伍當中。

3.政府相關部門要加強資金方面的扶持力度

為了有效地推進公路行業檔案信息化，政府相關部門一定要提高對這方面的重視程度，加強資金方面的扶持力度，要有意識地設置這方面的?？钯Y金來進行公路行業檔案信息化建設。另外還要不斷地拓寬融資方面的渠道，來專門扶助那些具有典型性、前瞻性的建設項目，以實現投資機制的多元化。

4.統一規范標準

在進行公路行業檔案信息化的軟硬件建設時，一定要建立在規范管理業務的基礎上。通過對機構的調整，對業務需求進行整合?；趯M織機構的優化來進行業務設置方面的優化，讓各方面的工作都同計算機處理的需求相一致，使數據在采集、存儲、傳輸等方面得到規范。另外，還要對軟件及時進行升級。通過嚴密的項目管理措施，以統一化的組織管理，使數據采集的口徑得到統一，使業務流程得到規范，讓信息數據實現最大程度的共享和有效使用，打造標準化的數據和軟件平臺。

5.加強信息數據的安全性

在構建公路行業檔案信息化平臺時，一定要注意安全保密體系的構建，掌握內外網相分離的原則，以加強信息數據的安全性。這其中可以用到的手段包括數據備份與恢復、身份認證、實時檢測與監控、訪問控制、病毒防護等手段。在進行隊伍培訓時，要注意對檔案管理人員進行安全保密、安全防護方面的培訓。這方面的培訓必須要常抓不懈，并做好對檔案管理人員在安全保密、安全防護方面的考核。對于考核不合格的，必須要重新進行培訓才能夠上崗。

公路行業檔案信息化建設，是當代公路行業檔案的重要發展方向。為了達到這一目標，必須要在制度建設、系統平臺建設和隊伍建設等方面入手，有效地實現公路行業檔案管理的信息化，使公路行業檔案利用更高效、更可靠。

(作者單位：陜西省交通規劃設計研究院)