論學習中心檔案建設與管理在網絡教育辦學過程中的重要性

張敏+張洪福+張愛莉+胡畢瓊

[摘 要]規范學習中心辦學過程中的檔案建設是筆者所在院校規范辦學的新亮點和新舉措。檔案建設從規范辦學、辦學設施、支持服務、考務管理、教務管理、學籍管理6個方面，要求學習中心逐條逐項分類整理。通過歸納整理辦學檔案，有效梳理整個教學環節的各項工作，清晰掌握學生學習情況、考試記錄及學生畢業率。通過這些數據進一步促進學習中心對教學過程管理工作的開展，有效防控辦學風險，提高辦學質量，總結辦學經驗，促進學校發展。基于此，本文討論學習中心檔案建設與管理在網絡教育辦學過程中的重要性。

[關鍵詞]檔案建設；管理；網絡教育；重要性

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.12.101

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）12-0-02

1 學習中心辦學檔案建設的重要性

網絡教育自身的辦學特點，決定了學習中心辦學檔案建設的必要性。網絡教育的生源大都是成年人，工學矛盾突出，時間跨度大，在教務和學籍管理上時常會有很大的變動。建立完整的辦學檔案，有利于掌握學生的整體學習情況。

網絡教育辦學檔案建設可以為網絡繼續教育工作及時有效地提供各種信息，滿足學習中心辦學的工作需要，學習中心可以通過掌握學生出勤、學習、考試、畢業等情況，調整工作的重心，更好地為學生服務。

2 學習中心辦學檔案建設的具體措施

2.1 規范辦學

網絡教育學習中心規范辦學要從保障措施、辦學資質、收費管理、招生工作四個方面，進行總結歸檔，對各項工作要做到及時梳理，對容易出現的工作環節做到及時防控。具體工作如表1所示。

從表1中的內容可以看出，規范辦學要從源頭做起。需要健全最基本的規章制度和合作辦學協議；合理收費，杜絕虛假中介招生。

2.2 完善辦學設施

固定的辦學場所和網絡配置是學習中心規范辦學最基本的保障，這要求學習中心要提供詳細的基本辦學條件和各種實訓場地。具體的辦學設施要求如表2所示。

2.3 提高支持服務水平

衡量學習中心的實際辦學水平，一個很重要的指標是看這個學習中心對學生的學習支持服務水平如何。網絡教育學生的支持服務有多種形式，新生入學時需要給學生進行導學服務，講解從入學到學習、考試、畢業的每一項學習的時間節點及注意事項，組織開學和畢業典禮、學生課外學習大講堂、評獎評優活動等。其有利于增強學生的歸屬感，同時調動學生學習的積極性，再給學生做好服務工作的同時，及時督促學生學習并參加考試，充分了解并掌握學生學習的近況。具體工作如表3所示。

做好學生的學習支持服務工作是考核學習中心實際辦學能力的重要環節，從接到的投訴電話中，很多學生對學習中心的服務不滿意，造成了學生入學后和學習中心失聯，學生錯過各項考試，導致其不能如期畢業，從而降低了學習中心的誠信度。所以，做好對學生的支持服務工作，有利于學習中心長期健康的發展。

2.4 完善考務管理制度

考務工作是學習中心最重要的一項工作。在各項評估指標中，考務工作是否井然有序也成為衡量學習中心辦學是否規范、嚴謹的重要指標。具體工作如表4所示。

為避免考試組織不力引發風險隱患問題，防控不良社會影響，考務各個環節的工作必須嚴肅認真的對待，做到考前通知、考中監控、考后整理。

2.5 提高教務管理水平

教學管理是網絡教育教學工作的一個重要環節，管理手段的優劣直接決定著網絡教育學習中心教學質量的好壞。提高教育質量，既是網絡教育自身發展的內在要求，也是網絡教育辦出特色、提高學生就業能力的需要。網絡教育學習中心加大教學管理力度，推薦優質教學資源共享，使學生享受更多的優質教學資源，是促進人才培養質量提高的重要途徑。基于筆者所在院校的現狀，本文從教學管理和實踐教學兩方面要求學習中心做好歸檔記錄，不斷完善教務管理的各項工作。具體工作如表5所示。

這些內容包含了學習中心日常的教務教學工作。學習中心要做好每一項具體工作的記錄和存檔，不斷總結經驗教訓，使教務教學工作更加完善。

2.6 規范學籍管理

隨著網絡教育辦學規模的不斷擴大，辦學層次的不斷提升，網絡學籍檔案管理工作也成為網絡教學管理中的重要組成部分，高校作為辦學主體，要不斷進行完善，使其制度化、規范化、科學化，這也是網絡教育學籍檔案管理工作面臨的新問題和新挑戰。本文從學生信息、學籍異動、畢業與學位三方面進行總結，具體內容如表6所示。

學習中心的學籍管理工作和教務教學工作一樣，都是直接面向學生的服務工作，屬于對學生學習支持服務工作的內容。工作質量的好壞，直接決定著學習中心辦學能力和水平的高低，對學生學習支持服務工作是否到位，決定著學生對學習中心的滿意度和信譽度。學籍工作的好壞直接影響學生是否能如期畢業，其管理過程貫穿于學生入學、日常教學管理、畢業環節等，是學校最終“產品”的出口。因此，加強學籍管理的規范化，有利于提高學籍管理工作的效率，以達到促進教學管理過程質量的提高。

3 檔案建設對學習中心規范辦學有重大的推動作用

學習中心辦學要從招生、入學考試、注冊繳費、在線學習、考試、畢業等各個環節進行規范。這些辦學環節除了有嚴格的規章制度外，還要對每學期的各環節工作進行歸納總結，這需要有完善的辦學檔案。學習中心按照檔案內容要求整理裝訂成冊，這也是學校對學習中心進行辦學考核時的一項重要指標。筆者所在院校網絡教育學習中心辦學檔案的建立一方面有利于改進教學，提高教學質量和管理水平；另一方面對于防控辦學風險，杜絕中介招生，維護網絡教育的嚴肅性和權威性具有重要的推動作用。