檔案管理信息化實(shí)現(xiàn)策略

李普霖

[摘 要]檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，現(xiàn)已發(fā)展到較為成熟的階段，但仍不乏部分人對(duì)此有誤解，認(rèn)為檔案管理就是把資料輸入計(jì)算機(jī)中進(jìn)行處理。基于思想觀念和認(rèn)知水平有限，一些人對(duì)檔案管理工作還沒(méi)有正確的認(rèn)知，部分從業(yè)人員對(duì)現(xiàn)興的新技術(shù)產(chǎn)生抵觸情緒，再加上資金、人才等問(wèn)題尚未解決，以至于在實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化過(guò)程中會(huì)面臨各種阻礙。本文分析檔案管理在各個(gè)領(lǐng)域中應(yīng)用的重要性，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化面臨的問(wèn)題，以及進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的具體策略。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；信息化；重要性

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.12.095

[中圖分類號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）12-0-02

檔案管理信息化，即利用現(xiàn)代的信息技術(shù)把傳統(tǒng)文本形式的檔案轉(zhuǎn)變成電子檔案，對(duì)于非紙質(zhì)檔案，如音像、多媒體等資源，也在這一過(guò)程中進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，最后將整合完成的檔案資源進(jìn)行傳輸、操作、分享、利用。然而想要高效實(shí)現(xiàn)這一過(guò)程，除了系統(tǒng)化操作，還需要選擇合理的策略，同時(shí)安全問(wèn)題也是不容忽視的。

1 檔案信息化管理的必要性

1.1 順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要

信息化社會(huì)在潛移默化中影響著人們的生活，各種APP的出現(xiàn)讓人們的生活更加便捷。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理也需要信息技術(shù)的支持，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，也是必然產(chǎn)物。

1.2 提高管理水平，創(chuàng)設(shè)良好建設(shè)氛圍

利用信息技術(shù)，將所有信息進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，既能快速查閱也方便資源的共享，特別是在人事管理方面，簡(jiǎn)化了工作流程，方便對(duì)員工信息的查詢、調(diào)動(dòng)，提高了工作效率。在規(guī)章制度方面，信息的及時(shí)發(fā)布，能夠充分調(diào)動(dòng)員工的工作積極性，提高公司活力。但要注意，操作人員應(yīng)不斷提高自身的工作技能，端正態(tài)度，保障檔案管理信息化建設(shè)順利進(jìn)行。

2 檔案信息化管理的重要性

檔案管理信息化是檔案管理適應(yīng)現(xiàn)階段社會(huì)發(fā)展所作出的必然選擇，其應(yīng)用領(lǐng)域正逐漸擴(kuò)展。從大大小小的企業(yè)到醫(yī)院、學(xué)校以及各級(jí)政府機(jī)關(guān)單位等，都需要對(duì)人事管理工作進(jìn)行信息化處理。檔案管理信息化所具有的優(yōu)勢(shì)可以從以下幾個(gè)方面得到體現(xiàn)。

2.1 提高檔案利用率

相對(duì)于以前使用紙質(zhì)檔案，在調(diào)用以及保存等方面，信息化管理具有明顯的優(yōu)勢(shì)。且隨著環(huán)保意識(shí)的增強(qiáng)，無(wú)紙化辦公室已成為一種新的發(fā)展趨勢(shì)，通過(guò)檔案管理信息化，可充分解決傳統(tǒng)與現(xiàn)在兩種形式之間的不協(xié)調(diào)問(wèn)題，在使用中也提供了更多的便利。

2.2 提升檢索速度以及準(zhǔn)確率

將檔案管理進(jìn)行信息化處理后，通過(guò)計(jì)算機(jī)的自動(dòng)智能處理，即使在檢索一些較為繁瑣或者不起眼的信息時(shí)也能快速做出反應(yīng)，相比以前的人工操作，信息化處理大大提高了工作人員的效率和工作質(zhì)量。

2.3 有利于信息共享和遠(yuǎn)程使用

通過(guò)信息化管理，大量數(shù)據(jù)的傳輸將更加高效，如，可以進(jìn)行郵件發(fā)送、傳輸傳真，實(shí)現(xiàn)信息共享。即使在距離較遠(yuǎn)的情況下只要設(shè)備適合也將毫無(wú)障礙，從這方面來(lái)看，信息化管理徹底打敗了傳統(tǒng)的檔案管理方式。

3 檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)策略

3.1 消除安全問(wèn)題

（1）如今，市面上有很多的殺毒軟件可以定期給電腦或者手機(jī)進(jìn)行“體檢”，在檔案信息化的使用過(guò)程中也需要對(duì)漏洞進(jìn)行掃描，合理使用漏洞掃描技術(shù)，對(duì)檔案信息進(jìn)行查缺補(bǔ)漏。這既能深入掌握、了解現(xiàn)行系統(tǒng)運(yùn)行狀況，也能實(shí)時(shí)掌握在職人員現(xiàn)狀，能在第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)安全漏洞，迅速做出反應(yīng)進(jìn)行補(bǔ)救；定期的漏洞檢查還可以對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行安全風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)評(píng)估，抵御黑客的攻擊，維護(hù)系統(tǒng)安全，保障整體順利運(yùn)作。

（2）想要使檔案信息更加安全，加密工作也是必不可少的。通過(guò)對(duì)信息進(jìn)行加密可以最大限度保障信息資源的安全，有利于日常工作的管理。首先，要在源頭抓起，防止文件被惡意篡改，因此，需要對(duì)檔案管理者進(jìn)行身份驗(yàn)證，驗(yàn)證成功方可進(jìn)入該系統(tǒng)進(jìn)行操作；除此之外，即使能夠進(jìn)入該系統(tǒng)，也要進(jìn)行權(quán)利限制，即對(duì)訪問(wèn)者設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，對(duì)一些特定的信息檔案需要指定人員才可以進(jìn)行訪問(wèn)、搜索、打印、復(fù)制等操作。

（3）安裝防御入侵系統(tǒng)，安全工作的落實(shí)需要多管齊下，除了自身技術(shù)過(guò)關(guān)外，還要準(zhǔn)備好入侵對(duì)策。從目前形勢(shì)看，安裝防火墻是必備工序，防火墻是阻擋信息外漏的主要措施，也能抵御病毒入侵，減少文件被修改、盜取等惡性事件的發(fā)生。除了自身系統(tǒng)的防御工作需要完善，還需要在存儲(chǔ)檔案信息的局域網(wǎng)中設(shè)置相應(yīng)的安全關(guān)卡，防止非法行為的發(fā)生。入侵防御系統(tǒng)作為防火墻的補(bǔ)充環(huán)節(jié)，能夠及時(shí)查看黑客入侵的記錄。畢竟從目前的情況看，還沒(méi)有一個(gè)安全網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)能夠完全做到不越權(quán)，通過(guò)安裝入侵防御系統(tǒng)便能第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)漏洞、不良行為。只有通過(guò)和防火墻搭配使用，才能最大限度降低損失。

（4）加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化安全制度的建立。不論是事業(yè)單位還是企業(yè)機(jī)構(gòu)都需要一套合理高效的制度來(lái)保障運(yùn)行。通過(guò)一套可行性強(qiáng)的安全制度，可以保障檔案管理工作更加規(guī)范地進(jìn)行；同時(shí)，對(duì)于相關(guān)工作人員來(lái)說(shuō)，這能增強(qiáng)其責(zé)任意識(shí)、危機(jī)意識(shí)，并將安全意識(shí)真正融入到日常工作中，從而保障檔案的安全。

（5）加強(qiáng)硬件設(shè)施管理。俗話說(shuō)“打鐵還需自身硬”，檔案信息工作的落實(shí)，除了要有先進(jìn)的技術(shù)和防御系統(tǒng)保駕護(hù)航，還需要安全的硬件設(shè)備來(lái)鞏固。因此，需要及時(shí)提高計(jì)算機(jī)服務(wù)器的性能，不定期更換數(shù)據(jù)庫(kù)，保障資源傳輸時(shí)的穩(wěn)定性與安全性。與此同時(shí)，還要不斷完善計(jì)算機(jī)的應(yīng)用系統(tǒng)，對(duì)相關(guān)的安全程序進(jìn)行必要的檢測(cè)維護(hù)與升級(jí)，最大限度從源頭上消除掉安全隱患。

3.2 硬件配置統(tǒng)一

歸檔管理信息管理是將文件信息轉(zhuǎn)化為可行的、有流動(dòng)性的資源，將紙質(zhì)文件信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字類型的信息，但要滿足這一要求與虛擬網(wǎng)絡(luò)的形成是分不開(kāi)的，其中最關(guān)鍵的基礎(chǔ)前提是硬件配備的統(tǒng)一。為了完成計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)全面覆蓋這一目的，使企業(yè)可以實(shí)現(xiàn)信息化管理以及全面存檔信息，電腦可以說(shuō)是最可以依靠的應(yīng)用工具，且計(jì)算機(jī)文件管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)信息檔案自動(dòng)編目和檢索、文件自動(dòng)全文存儲(chǔ)檢索、歸檔和作業(yè)管理、計(jì)算機(jī)輔助自動(dòng)索引和文件信息系統(tǒng)綜合管理。

3.3 利用高容量載體存儲(chǔ)檔案

隨著文件檔案單位數(shù)量的逐漸增加，管理檔案的人員部門(mén)面臨著較大的倉(cāng)庫(kù)壓力、還要管理自然的老化檔案，同時(shí)還要面對(duì)不可避免的文件檔案的損壞問(wèn)題，這就要求儲(chǔ)存文件檔案是應(yīng)該使用大容量的載體。相關(guān)人員可以使用電腦的磁盤(pán)存儲(chǔ)系統(tǒng)和CD-ROM存儲(chǔ)系統(tǒng)，存儲(chǔ)大量的文件檔案，CD-ROM存儲(chǔ)系統(tǒng)是儲(chǔ)存文件檔案的有利手段，在計(jì)算機(jī)的光盤(pán)上存儲(chǔ)檔案也便于管理，可以有效解決文件檔案信息存儲(chǔ)的難題。另外，使用高容量載體存儲(chǔ)文件檔案信息，可以使相關(guān)工作部門(mén)的工作效率得到提高。

3.4 重視對(duì)軟件的開(kāi)發(fā)利用

檔案信息化管理需要一支專業(yè)的建設(shè)隊(duì)伍，除了能夠進(jìn)行專業(yè)的技術(shù)管理，還需要重視軟件的管理與開(kāi)發(fā)。檔案信息主要依托于網(wǎng)絡(luò)軟件平臺(tái)，信息化平臺(tái)是管理的基礎(chǔ)。工作人員要具備一定的科研能力，為信息化管理工作創(chuàng)作良好的發(fā)展條件，還要不斷完善信息化系統(tǒng)，加強(qiáng)對(duì)自身系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，做好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作，提高自身平臺(tái)的安全性與便捷性，不斷促進(jìn)檔案管理工作高水平發(fā)展。

4 結(jié) 語(yǔ)

生活在一個(gè)信息爆炸的時(shí)代，信息技術(shù)已經(jīng)逐漸滲透到生活的方方面面，并在各個(gè)領(lǐng)域中綻放它的魅力。檔案管理作為一項(xiàng)重要工作，也需要緊跟時(shí)代的步伐，努力解決現(xiàn)有問(wèn)題；相關(guān)部門(mén)和工作人員要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的重要性和必要性，始終堅(jiān)持運(yùn)用檔案管理信息化的思想，清除現(xiàn)有的種種障礙，采取有效措施，確保檔案資料的完整與安全，以及檔案管理信息化的進(jìn)一步推進(jìn)。

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