對高校檔案管理與信息網(wǎng)絡(luò)化的思考

姚琪麗

信息時代的到來使信息作為一種重要的資源受到廣泛關(guān)注，而檔案信息是所有信息中最為重要的形式之一，具有極高的價值。所以在高校綜合管理工作中應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理與信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，有效提升檔案管理工作質(zhì)量，切實提高檔案資源有效利用率。

一、高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)的重要性

高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)對于高校檔案管理水平的整體性提升有著重要的影響，增強(qiáng)檔案資源的利用水平、對檔案資源利用方式加以完善，已成為檔案管理工作中的重點內(nèi)容，受到高度重視。對高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的重要性進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)其重要性在以下幾方面有所體現(xiàn)。首先，加強(qiáng)檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)有助于促進(jìn)高校檔案管理整體水平的提升。在信息網(wǎng)絡(luò)化的支持下，高校檔案管理工作逐漸摒棄傳統(tǒng)手動管理模式，對數(shù)字化管理進(jìn)行了探索，整體管理效率和管理規(guī)范性都得到了顯著的強(qiáng)化。其次，有利于促進(jìn)高校檔案資源的合理利用。在高校針對檔案管理工作探索網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)的過程中，檔案管理的系統(tǒng)性更強(qiáng)，檔案管理人員對檔案資源的把控能力也有所增強(qiáng)，便于管理人員為高校師生提供相應(yīng)的檔案資源服務(wù)，促進(jìn)檔案資源的有效利用。可見在新時期背景下，基于信息技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用，十分有必要結(jié)合高校檔案管理工作的實際需求探索網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)措施，為高校檔案管理工作的全面優(yōu)化創(chuàng)造良好條件。

二、對高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)工作進(jìn)行優(yōu)化的措施

基于當(dāng)前高校檔案管理工作中對信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的需求，高校可以從以下角度入手探索信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)措施，提升高校檔案管理工作的質(zhì)量。

1.對高校檔案管理軟件進(jìn)行完善

高校檔案管理軟件的購置和完善是促進(jìn)高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的基礎(chǔ)，只有具備充足的軟件條件支持，高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)才能夠得到逐步推進(jìn)，進(jìn)而取得良好的發(fā)展成效。高校在選擇檔案管理軟件的過程中，應(yīng)該注意的是要關(guān)注檔案管理軟件業(yè)務(wù)的統(tǒng)一性和通用性，還應(yīng)該分析檔案軟件的應(yīng)用對高校檔案管理人員計算機(jī)素養(yǎng)的要求，在綜合分析相關(guān)因素的基礎(chǔ)上合理選擇軟件，才能夠保證高校檔案管理軟件的適用性，進(jìn)而為高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供良好的支持。同時，有條件的學(xué)校也可以結(jié)合本校信息技術(shù)建設(shè)情況以及檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)實際需求，加強(qiáng)對檔案管理軟件的開發(fā)，增強(qiáng)檔案管理軟件與高校檔案管理工作的契合性，進(jìn)一步提升檔案管理工作效率和效果。

2.重視對高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化運(yùn)行安全

高校在探索檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的過程中，還應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)對信息網(wǎng)絡(luò)安全的重視。高校檔案管理人員應(yīng)該認(rèn)識到網(wǎng)絡(luò)上存在著大量的黑客和病毒等，甚至網(wǎng)絡(luò)本身的故障也能夠?qū)n案管理工作產(chǎn)生不良影響，所以針對具體問題，高校在實施檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的過程中，一方面要引進(jìn)安全軟件，定期維護(hù)檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全。另一方面也應(yīng)該聘請專業(yè)技術(shù)人員，維護(hù)檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全，為高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供相應(yīng)的安全保障。

3.進(jìn)一步提升高校檔案管理人員的綜合素質(zhì)

要重視對管理人員綜合素質(zhì)的培訓(xùn)，為檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)提供相應(yīng)的人才保障。具體而言，高校可以定期組織本校檔案管理人員參與專業(yè)教育培訓(xùn)，逐步提升檔案管理人員的檔案管理專業(yè)素質(zhì)。另一方面，高校還應(yīng)該培養(yǎng)檔案管理人員的計算機(jī)專業(yè)素質(zhì)，保證其能夠利用自身計算機(jī)專業(yè)能力完成檔案管理工作，保證檔案管理工作質(zhì)量。此外，結(jié)合高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)需求，高校可以邀請相關(guān)專家到本校開展專題講座，并針對本校檔案管理工作提供相應(yīng)的指導(dǎo)。唯有如此，高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)才能夠取得良好的成效，為高校檔案資源的有效利用提供全面支持。

三、小結(jié)

綜上所述，新時期隨著信息技術(shù)的發(fā)展以及信息技術(shù)在檔案管理工作中的普遍應(yīng)用，高校檔案管理工作也受到一定影響。要想進(jìn)一步提升檔案資源的有效利用率，在開展檔案管理工作的過程中就應(yīng)該嘗試構(gòu)建檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化基本模式，為檔案管理工作效率和效果的提升提供良好的支持，在切實促進(jìn)檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的同時，為檔案資源的有效利用提供相應(yīng)的保障。

（作者單位：日照市技師學(xué)院）