創新檔案管理理念實現檔案管理信息化探討

黃松++杜高峰

摘 要：數字化技術以及網絡技術的發展，檔案管理工作在新的時代發展的背景下也需要不斷的轉變觀念，摒棄傳統的落后的管理思想，改變傳統的管理方式中存在的弊端，強化檔案管理的信息化進程，新時代檔案管理的目標，是數字化技術、網絡技術、遠程通信技術等現代化先進技術的有機整合，進而形成檔案信息遠程傳輸和社會共享的完整服務體系。隨著科技的發展，現有的檔案管理工作單純依靠手工檢索、人工調卷，適應不了時代發展的要求。檔案工作者必須認清形勢的變化，轉變觀念，開拓創新，勇于實踐，更好地為國家的利益服務，為全社會服務。目前，高速大容量的檔案影像管理系統已經日漸普及，綜合文書檔案的建立與管理亦急需專業化。為了實現檔案長期保存、高效管理和快速查詢，節省檔案存放空間，迫切需要實施檔案信息化管理，促使檔案管理科學化。

關鍵詞：檔案管理；信息化；創新管理

一、檔案信息化管理的優點

1.提高辦公效率

傳統的檔案管理工作主要是手工管理，因此容易受到人為因素的影響，常常出現漏寫或者漏抄的現象發生，影響了檔案的全面性和準確性，同時由于檔案管理工作對于用筆以及筆跡有著嚴格的要求，因此對于人員的要求比較高，不利于檔案管理工作的可持續發展；因此檔案管理工作的信息化進程，可以有效的提高檔案管理工作資料搜集的、瀏覽、分類以及查閱的快捷性和簡單性，也提高了檔案資源傳遞的效率，提高了檔案管理人員的辦公效率。

2.方便資源的共享

傳統的資源管理，檔案資源的傳遞以及共享的困難較大，因此多數價值較高的資源都處于閑置狀態，造成了資源的浪費，也造成了我國資金的浪費，提高檔案管理工作的信息化進程可以提高資源的利用效率，人們運用資料和查找資料也更加的方便，檔案管理部門將現有的檔案進行系統的管理，并且不斷提高刮泥洗頭膏的完善性，同時將檔案管理系統利用網絡實現資源的共享，提高了檔案資源的利用率，同時可以通過共享平臺來完善目前自己現有的檔案資源，提高資源的完善性，提高了資源的共享的效果。

3.保存具有穩定性

傳統的檔案管理主要是紙質檔案，紙張保存的受到外界環境的影響比較大，纖維素決定了紙張的耐久性，但是纖維素容易受到高溫、潮濕、氧化等因素的影響，很容易受到破壞，因此如果保存不當會影響檔案的完整性，造成難以挽回的損失，但是檔案管理的信息化可以有效的避免傳統的檔案管理中存在的弊端，提高了檔案存儲的穩定性，不容易受到外界環境的影響，同時也可以提高信息傳遞的方便性和快捷性。

4.提高了信息傳遞的速度和安全性

傳統的文件傳遞方式，文件在傳遞的過程中受到人為因素的影響，造成文件的丟失，同時用郵寄的方式來來傳輸文件，也會影響傳輸的及時性，這就給檔案管理工作帶來了困難，但是利用網絡技術進行文件的傳輸，可以有效的縮短傳輸的時間，保障了檔案資源的安全性，提高；俄檔案管理工作的效果。

二、提高檔案管理工作信息化進程的措施

檔案管理管理工作的信息化進程對于管理人員是觀念、技術水平都有了新的要求，要求檔案管理人員不斷的轉變思想，強化管理的效果，但是這并不是一朝一夕的事情，而是需要循序漸進，這樣才能夠提高檔案管理工作的進程。

1.建立規范的檔案管理體系

我國檔案管理的時間相對較晚，因此檔案管理的基礎差、管理質量不高，檔案管理工作的分類標準不統一，因此需要解決當前檔案管理中的存在的問題，需要建立統一的標準，細化檔案的分類，順應時代發展是需要，因此需要建立和完善檔案管理體系，推動檔案管理的信息化進程。

2.強化檔案管理工作的安全措施

檔案管理工作主要是依靠人來執行一切工作，無論是傳統的檔案管理還是信息化的檔案管理，安全性也主要是依靠人的主動性，這就會增加檔案管理工作的安全性，檔案管理工作的信息化也會增加影響檔案的保密性，因此為了能夠促進檔案管理的信息化進程，需要提高檔案管理工作的安全性，避免黑客的對于系統的威脅，提高數據資源的安全性。

3.建立檔案管理制度

在建立檔案管理制度的過程中，需要重點強化檔案管理的科學性和合理性，隨著社會的發展逐步的完善，同時還要根據不同檔案的不同特點，制定針對性的措施，提高制度的約束性和可操作性；同時檔案管理制度還需要對工作人員的行為進行約束，強化制度的執行力度，提高制度的約束性。

4.提供技術的支持

技術的發展是檔案信息化進程的基礎，沒有技術的支撐檔案的信息化進程只是空話，同時為了能夠保障檔案信息化的進程，需要從源頭上減少檔案的毀損率，通過技術的進步來減少電磁的干擾，同時技術人員還要研究出檔案信息的管理軟件，提高信息化管理系統與辦公系統之間的融合程度，同時檔案管理的軟件的安全性也是軟件開發人員需要重點研究的方向，提高信息的綜合開發能力，促進檔案管理工作的效率。

三、結束語

檔案管理的過程中強化信息技術的應用，提高檔案的處理效果，這對管理人員的素質也有了更高的要求，管理人員不僅要熟練的操作計算機，同時還需要提高檔案管理工作人員還要掌握網絡安全防護知識，保障檔案資料的安全性和及時性，因此需要提高檔案雇你人員的培訓力度，促進檔案管理工作的信息化進程，使其不斷的適應當前社會的發展。

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