論述如何推行機(jī)關(guān)檔案工作的規(guī)范化建設(shè)

王艷君

1987年12月，國(guó)家檔案頒布的《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》，1998年山東省技術(shù)監(jiān)督局頒布的《山東省機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范》，對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作的任務(wù)、管理體制等都作了明確規(guī)定，成為機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化建設(shè)的依據(jù)。檔案工作規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，在搞好硬件建設(shè)的同時(shí)，做好文書處理工作則是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)工作。日益豐富的工作實(shí)踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù)，具有相對(duì)的獨(dú)立性，但由于文書是檔案的來(lái)源，檔案是文書的歸宿，所以，把住文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的人口關(guān)，是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作。

一、理順檔案管理體制

設(shè)立檔案工作機(jī)構(gòu)、配備檔案工作人員、建立完善的機(jī)關(guān)檔案工作網(wǎng)絡(luò)、理順檔案管理體制是機(jī)關(guān)檔案工作的先決條件。

l.設(shè)立機(jī)關(guān)檔案工作機(jī)構(gòu)：機(jī)關(guān)檔案工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置，應(yīng)根據(jù)本機(jī)關(guān)所承擔(dān)檔案工作任務(wù)的輕重來(lái)確定。業(yè)務(wù)指導(dǎo)任務(wù)較重的應(yīng)設(shè)檔案處和檔案科，一般應(yīng)設(shè)檔案室。檔案室過(guò)去有文書檔案室、科技檔案室、人事檔案室和聲像檔案室?，F(xiàn)在推行各種門類、各種載體檔案的集中統(tǒng)一管理，所以一般應(yīng)設(shè)綜合檔案室。

2.配備檔案工作人員：各單位應(yīng)配備與本機(jī)關(guān)檔案工作任務(wù)相適應(yīng)的檔案人員。檔案工作人員應(yīng)忠于職守，遵紀(jì)守法，具有高中以上文化程度，熟悉檔案業(yè)務(wù)，取得檔案行政管理部門頒發(fā)的上崗證書。機(jī)關(guān)檔案工作人員應(yīng)相對(duì)穩(wěn)定，工作調(diào)動(dòng)時(shí)，必須辦理完檔案移交手續(xù)，經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門審核后，才能離開崗位。

3.建立機(jī)關(guān)檔案工作網(wǎng)絡(luò)：檔案工作涉及機(jī)關(guān)工作的方方面面，只靠機(jī)關(guān)內(nèi)部的職能部門或檔案工作人員，難以承擔(dān)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、有效協(xié)調(diào)檔案工作的重任。因此，各單位應(yīng)明確檔案互作的分管領(lǐng)導(dǎo)，建立由機(jī)關(guān)檔案部門為中心，由分管領(lǐng)導(dǎo)掛帥，由各處（科）室分管領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案或文書為基點(diǎn)的機(jī)關(guān)檔案工作網(wǎng)絡(luò)。使檔案工作層層有人抓，層層有人管，有效的保證機(jī)關(guān)檔案工作的順利開展。

分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)經(jīng)常了解本機(jī)關(guān)檔案工作的情況，幫助解決檔案工作中遇到的具體問(wèn)題，認(rèn)真考察崗位的執(zhí)行情況，做到賞罰分明。機(jī)關(guān)檔案工作應(yīng)接受同級(jí)檔案行政管理部門和上級(jí)專業(yè)主管機(jī)關(guān)的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

二、完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備

l.庫(kù)房。機(jī)關(guān)應(yīng)設(shè)置專用檔案庫(kù)房。所渭專用庫(kù)房。是指檔案庫(kù)房應(yīng)單獨(dú)設(shè)置，做到庫(kù)房、閱覽室和檔案工作人員辦公室三窒分開。一個(gè)大房間隔成兩間或三間做庫(kù)房、閱覽室和辦公室的，必須有單獨(dú)向外開的門。閱覽室和辦公室的通道不能穿過(guò)庫(kù)房。檔案庫(kù)房更不能兼做機(jī)關(guān)堆積雜物的小倉(cāng)庫(kù)。庫(kù)房面積應(yīng)能容納本單位的全部檔案，并留有一定余地。省級(jí)機(jī)關(guān)檔案庫(kù)房一般能容納本機(jī)關(guān)20年的檔案，市、縣機(jī)關(guān)檔案庫(kù)房一般能容納本機(jī)關(guān)10年的檔案，同時(shí)，還應(yīng)考慮檔案逐年增加的因素。庫(kù)房?jī)?nèi)檔案裝具的布置應(yīng)成行地垂直于有窗的墻面，櫥具與墻壁之間不小于0.6米。庫(kù)房?jī)?nèi)主要通道不小于l米，一般通道不小于0.8米。庫(kù)房?jī)?nèi)櫥具的布置不能太擁擠，也不能摞的過(guò)高。2、檔案庫(kù)房應(yīng)堅(jiān)固，并設(shè)有安全保護(hù)措施。檔案庫(kù)房樓面均布活荷載應(yīng)為5KN/7平方米，采用密集架時(shí)應(yīng)不少于12KN/平方米，并達(dá)到“九防”要求，即防火、防潮、防蟲鼠、防光、防塵、防盜、防有害氣體、防磁。3、檔案庫(kù)房應(yīng)遠(yuǎn)離污染、潮濕、陰暗的地方集中設(shè)置。檔案庫(kù)房應(yīng)避開鍋爐房、配電聞和有放射性物質(zhì)的地方，地下室不宜做檔案庫(kù)房。為便于檔案的管理和利用，檔案庫(kù)房與閱覽室、檔案工作人員辦公室不能離的太遠(yuǎn)。4、新建檔案庫(kù)房應(yīng)符合標(biāo)準(zhǔn)。部門檔案館和規(guī)模較大的檔案室在新建檔案庫(kù)房時(shí)，應(yīng)執(zhí)行中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。

三、公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來(lái)

可以說(shuō)公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時(shí)，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量的問(wèn)題。因此，我們?cè)诠闹瓢l(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題，以提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為檔案工作實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。首先公文用紙質(zhì)量要好，幅面寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國(guó)家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂。二是注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn)，落款是否與公文一致，有無(wú)日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報(bào)表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長(zhǎng)久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡(jiǎn)稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施應(yīng)用。

四、提高案卷質(zhì)量是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的可靠保證

不斷深化的工作實(shí)踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價(jià)值的因素，而立卷方法問(wèn)題與案卷裝訂質(zhì)量問(wèn)題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性因素。因此，我們一方面要注意解決好立卷方法問(wèn)題，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問(wèn)題，以有利于檔案規(guī)范化管理。