零售業(yè)管理會計信息系統(tǒng)研究

王平++陳品君

摘要：文章采用案例研究法，依據(jù)財政部《管理會計基本指引》（財會〔2016〕10號），對案例企業(yè)自身的環(huán)境和條件、現(xiàn)有的信息技術及其應用過程中存在的問題及原因進行了分析研究，并提出完善管理會計信息系統(tǒng)的具體措施。

關鍵詞：管理會計信息系統(tǒng);POS;SAP;集成方式

一、 研究背景

財政部于2014年10月正式頒布了《關于全面推進管理會計體系建設的指導意見》（財會〔2014〕27號），并于2016年6月頒布了《管理會計基本指引》（財會〔2016〕10號），為企業(yè)建立健全管理會計信息系統(tǒng)提供了指南。財政部領導高度重視管理會計工作，指出在過去的一段時期里，我國很多會計學術研究、會計標準、會計實務較多地考慮到了企業(yè)外部投資者，以及外部審計和社會公眾。管理會計體系的建設及發(fā)展相對比較滯后，沒有充分地發(fā)揮作用為單位內(nèi)部管理服務，在單位進行規(guī)劃、決策、控制和評價等管理活動中沒有提供出充足有效的信息。推進管理會計體系建設是推動中國會計工作轉型升級的重點所在，也是完善會計科學發(fā)展的必然選擇。

根據(jù)《管理會計基本指引》中的融合性、適應性等原則，各企業(yè)需要根據(jù)所處環(huán)境和自身特征，梳理自身對管理會計信息的需求，充分有效地運用現(xiàn)有信息技術，進行業(yè)財融合，進而加強并完善企業(yè)管理會計信息系統(tǒng)。因此，本文以A公司為例，對企業(yè)當前管理會計信息需求現(xiàn)狀、現(xiàn)有信息技術的利用情況及存在的問題進行分析研究，查找問題產(chǎn)生的原因，并提出改進和完善企業(yè)管理會計信息系統(tǒng)的具體措施。

二、 文獻綜述

我國管理會計信息系統(tǒng)研究相比于財務會計研究明顯偏少。有些管理會計信息系統(tǒng)的研究是融合于財務會計信息化研究之中。匯總與整理關于研究管理會計信息系統(tǒng)的課題與研究成果的主要觀點后發(fā)現(xiàn)，關于管理會計信息系統(tǒng)的組成模塊，祁懷錦（1996）認為主要模塊可以由五個子系統(tǒng)組成，它們分別是：預測分析、決策分析、預算編制、反饋控制以及業(yè)績評價這五部分組成;關于管理會計信息系統(tǒng)的設計，許金葉（2016）認為，沒有管理會計信息系統(tǒng)的設計與開發(fā)，所謂的管理會計信息化這個概念就無從談起，開發(fā)人員應該對管理會計信息化的需求與實施進行深層次的探究，不應該碎片化設計，而是需要運用“頂層設計”的理念，總攬全局去開發(fā)設計管理會計軟件;在管理會計信息系統(tǒng)應用方面，陳婉玲、韋沛文（1997）指出，管理會計核算可以利用現(xiàn)有財務會計核算系統(tǒng)、建立管理會計子系統(tǒng)、利用一些電子表格軟件比如EXCEL，也可以運用統(tǒng)計、運籌軟件通過輔助方式完成管理會計的應用;關于管理會計信息系統(tǒng)與云計算、大數(shù)據(jù)等計算機新興技術的結合，熊磊（2014）認為，管理會計信息系統(tǒng)與云計算結合可以降低管理會計信息化的建設成本，企業(yè)不用為服務器、存儲硬盤等基礎設施花大量成本，這種結合還可以實現(xiàn)外部協(xié)同;另外，云計算與管理會計信息系統(tǒng)的結合可以使得會計人員更加便捷地得到信息，將更多精力投入到關于企業(yè)決策及績效評價等方面。

綜上可以看出，學者們?nèi)收咭娙剩魇慵阂姡瑢芾頃嬓畔⑾到y(tǒng)組成模塊、系統(tǒng)設計、系統(tǒng)實施以及系統(tǒng)與云計算、大數(shù)據(jù)結合等進行了多方面的研究，這些研究成果都對建立和完善我國管理會計信息系統(tǒng)提供了理論基礎。

然而，上述研究缺乏對企業(yè)現(xiàn)在應用環(huán)境的分析和認識，對當前企業(yè)所利用的各種信息技術的功能缺乏了解，對如何利用信息化技術支撐管理會計信息系統(tǒng)也缺乏相應的研究。因此本文認為，研究如何整合單位現(xiàn)有的信息技術功能，對完善管理會計信息系統(tǒng)具有更重要的意義。本文的研究填補了現(xiàn)有研究的空白。

三、 案例企業(yè)現(xiàn)有信息系統(tǒng)的功能及系統(tǒng)集成方式

1. 案例企業(yè)簡介。A公司是一家著名的體育運動品牌公司，主要經(jīng)營服裝、鞋帽、背包、運動器材等體育用品。截至2016年3月底，A公司零售店鋪共計278家，主要分布在華東地區(qū)（108家），華北地區(qū)（91家），華南地區(qū)（79家）。其中新品正價店有45家，工廠折扣店有233家。新品正價店都是展示銷售當季最新款主題商品，都以正價銷售給顧客沒有打折優(yōu)惠;新品在銷售三個月后就慢慢轉入工廠折扣店，給予折扣優(yōu)惠銷售給顧客。

2. 案例企業(yè)現(xiàn)有信息系統(tǒng)。A公司每一家零售店鋪都有自己獨立使用的POS系統(tǒng)，它是銷售時點信息系統(tǒng)，具有收銀員識別功能、多種銷售模式功能、庫存管理功能等。當顧客購買商品結賬時，通過設定的自動讀取設備，可以直接識別并讀取到與商品相關的銷售信息，比如銷售商品的名稱、銷售店鋪、銷售時間、銷售單價等，并可以通過計算機及網(wǎng)絡通訊系統(tǒng)將信息傳遞到有關部門分析使用。

A公司也使用Systems Applications & Products系統(tǒng)，簡稱為SAP系統(tǒng)。它是包括財富500強80%企業(yè)在內(nèi)的遍布188個國家共232，000多家客戶都在使用的企業(yè)管理解決方案的軟件名稱。這個軟件的整體穩(wěn)定性能高，給用戶提供了高度集成的財務總賬、銷售明細賬、采購明細賬和管理信息系統(tǒng)。SAP公司的主要產(chǎn)品是SAP R/3，SAP R/3反映了其本身的功能，這里的“R”代表實時，數(shù)字“3”則表示三層的客戶端、服務器構架（數(shù)據(jù)庫層，應用層和顯示層）。SAP R/3包含CO管理會計模塊，F(xiàn)I財務會計模塊，MM物料模塊等九大模塊。SAP系統(tǒng)功能強大，目前在同類產(chǎn)品中處于市場領導者的地位。

3. 案例企業(yè) SAP系統(tǒng)與POS系統(tǒng)的集成方式。為了能達到資源共享并充分發(fā)揮每個系統(tǒng)應有的功能，系統(tǒng)之間需要做好集成設計。通過系統(tǒng)與系統(tǒng)之間的無縫連接，可以使得企業(yè)管理人員能夠獲得準確、及時、完整的零售信息，使企業(yè)管理更加到位。在POS系統(tǒng)與SAP系統(tǒng)集成的構架下，每家店鋪每天POS系統(tǒng)中的零售數(shù)據(jù)都會同步傳輸?shù)絊AP系統(tǒng)中，在此POS與SAP集成的基礎上，總部財務人員根據(jù)SAP中的信息進行成本分析、存貨決策、全面預算、店鋪業(yè)績考核等科學分析。

目前SAP與POS有4種主要的集成方式，每種方式的各有優(yōu)缺點。企業(yè)在選擇SAP系統(tǒng)與POS系統(tǒng)集成的方式時，應根據(jù)企業(yè)自身特點與需求，并充分考慮包括開發(fā)成本、技術開發(fā)難易程度、接口數(shù)據(jù)量大小、系統(tǒng)負載能力、系統(tǒng)響應時間等影響因素，之后確定企業(yè)認為經(jīng)濟適用的集成方式。A公司POS系統(tǒng)與SAP系統(tǒng)集成方案目前采用的是ALE/IDOC接口技術，即各店鋪在POS系統(tǒng)中操作的數(shù)據(jù)首先會匯總至POS總服務器，然后通過中間數(shù)據(jù)轉化系統(tǒng)將POS系統(tǒng)文件轉換為可供SAP系統(tǒng)識別的IDOC中介文本，從而在SAP系統(tǒng)中自動產(chǎn)生銷售訂單、財務憑證等數(shù)據(jù)，同時，SAP也將主數(shù)據(jù)及配置數(shù)據(jù)比如客戶信息、商品編碼、價格等通過數(shù)據(jù)轉換系統(tǒng)同步傳入POS系統(tǒng)。POS系統(tǒng)與SAP系統(tǒng)集成過程中，從接口數(shù)據(jù)流向上來看，基本可以分為從SAP系統(tǒng)到POS系統(tǒng) 的下行（讀取）數(shù)據(jù)，以及從POS系統(tǒng)到SAP系統(tǒng)的上行（寫入）數(shù)據(jù)。目前案例公司POS系統(tǒng)與SAP系統(tǒng)之間采用的同步方式是每間隔8小時上行與下行數(shù)據(jù)進行同步傳輸。

四、 案例企業(yè)現(xiàn)有管理會計信息系統(tǒng)存在的問題及原因分析

1. POS系統(tǒng)與SAP系統(tǒng)數(shù)據(jù)同步不完整或重復的問題。A公司在系統(tǒng)整合過程中，目前遇到的最大的問題就是零售店鋪POS系統(tǒng)中銷售、存貨變動等數(shù)據(jù)有時不能完整同步上傳到SAP系統(tǒng)或者重復上傳到SAP系統(tǒng)。目前POS與SAP系統(tǒng)之間采用的同步方式是每隔8小時上行與下行數(shù)據(jù)進行同步。每隔8小時，每家零售門店POS系統(tǒng)中的銷售數(shù)據(jù)或者是存貨變動數(shù)據(jù)都會匯總至POS總服務器，然后以一個一個數(shù)據(jù)包的形式通過中間數(shù)據(jù)轉化系統(tǒng)同步到SAP系統(tǒng)中，形成SAP系統(tǒng)相應的銷售信息或存貨變動信息。但是有時候這些零售數(shù)據(jù)沒有及時同步到SAP系統(tǒng)中，造成一家門店的一個數(shù)據(jù)包其中包含8小時內(nèi)的銷售或存貨變動的信息都沒有完成同步;有時候零售數(shù)據(jù)又會重復同步到SAP系統(tǒng)中，造成數(shù)據(jù)重復。

2. 已發(fā)生數(shù)據(jù)差異無法被及時處理的問題。A公司幾乎每家門店都會遇到在系統(tǒng)同步過程中產(chǎn)生差異的問題，同時也存在企業(yè)內(nèi)部員工不能對已發(fā)生系統(tǒng)數(shù)據(jù)差異部分及時進行處理的問題，甚至很多歷史系統(tǒng)數(shù)據(jù)差異一放就是好幾年都沒人去處理。

A公司零售門店數(shù)量眾多，每天銷售量及存貨變動數(shù)據(jù)量較大，往往以前發(fā)生的數(shù)據(jù)差異還沒有查明原因并解決，新的差異問題卻又產(chǎn)生了，日積月累，這樣的差異金額就像滾雪球一樣不斷上升越來越大。以A公司2016年3月為例，具體差異情況見表1。

3. 店鋪系統(tǒng)中操作商品信息或數(shù)量與實物不一致的問題。A公司管理會計信息系統(tǒng)中的零售數(shù)據(jù)包括銷售及存貨變動等基礎數(shù)據(jù)都來自于全國幾百家零售門店。零售門店POS系統(tǒng)中記錄的商品信息準確性對管理會計信息系統(tǒng)而言是非常重要的。

目前A公司商品編碼都是運用統(tǒng)一的格式，前6位數(shù)是款號，后3位數(shù)是代表顏色，再加上尺碼信息。同樣款式不同顏色的商品前6位數(shù)字是一摸一樣的，關鍵就是后3位的區(qū)別;同樣款式同樣顏色的商品，款號色號都是相同的，關鍵就是尺碼的區(qū)別。零售店鋪在銷售商品或存貨發(fā)生變動時，當后3位顏色號或者尺碼記錄發(fā)生了錯誤，就會出現(xiàn)商品信息出現(xiàn)串色串碼，造成POS記錄與實物信息不一致的問題;當銷售或存貨變動的數(shù)量輸錯時，就會導致店鋪POS系統(tǒng)中操作的商品數(shù)量與實物數(shù)量不符。

4. 管理會計信息系統(tǒng)出現(xiàn)問題的原因分析。

（1）數(shù)據(jù)同步時間間隔過長。A公司目前選用通過IDOC接口方式互傳POS與SAP系統(tǒng)數(shù)據(jù)，目前設置的是上行數(shù)據(jù)與下行數(shù)據(jù)每8小時交互一次。隨著門店業(yè)務量的增加，8小時一次業(yè)務通訊同步造成了批量數(shù)據(jù)負載過大，一旦數(shù)據(jù)包因為任何問題卡在某個環(huán)節(jié)沒有被及時發(fā)現(xiàn)，就會造成該門店整個數(shù)據(jù)包（包含門店8小時內(nèi)的大量數(shù)據(jù)）無法同步上傳到SAP系統(tǒng)，對該門店當天的數(shù)據(jù)信息及時完整準確性造成影響。尤其是月底最后一天，店鋪營業(yè)時間至晚上22點，8小時一次數(shù)據(jù)同步會造成下午4點后的數(shù)據(jù)無法及時在月底同步上傳到SAP，而是要跨月開賬后才能傳入SAP，對數(shù)據(jù)及時性造成了影響。另一方面，SAP下行數(shù)據(jù)，比如商品信息、客戶信息等，8小時同步一次可能會造成當SAP中商品信息發(fā)生變化而POS系統(tǒng)沒有及時得到數(shù)據(jù)，仍舊按照原先商品信息銷售商品，也影響了信息的準確和完整。

（2）系統(tǒng)缺乏數(shù)據(jù)傳輸校驗機制。目前POS文件在同步上傳SAP系統(tǒng)的過程中沒有系統(tǒng)數(shù)據(jù)校驗機制，店鋪日營業(yè)結束后，整一天的數(shù)據(jù)分3個批次同步到SAP系統(tǒng)，但是每家門店每天的營業(yè)數(shù)據(jù)及其他存貨變動數(shù)據(jù)是否及時完整通過數(shù)據(jù)轉換系統(tǒng)生成IDOC文件同步到SAP卻沒有被校驗，缺乏數(shù)據(jù)傳輸校驗機制會造成POS系統(tǒng)數(shù)據(jù)沒有同步或者重復同步到SAP系統(tǒng)的情況發(fā)生時，SAP系統(tǒng)沒有做出任何提示，系統(tǒng)維護員因此不能及時發(fā)現(xiàn)問題并處理。

（3）報錯信息沒有傳遞至信息接收者。A公司的POS系統(tǒng)與SAP系統(tǒng)在整合過程中用到了數(shù)據(jù)轉換系統(tǒng)，該數(shù)據(jù)轉換系統(tǒng)擁有將轉換過程中報錯信息自動發(fā)送相關信息使用者的功能，有很多已發(fā)生的系統(tǒng)差異最終都能在數(shù)據(jù)轉換系統(tǒng)中找到對應報錯信息。但是由于各種原因，報錯信息沒有及時準確地傳遞至相關信息使用者，就也是導致大批量的系統(tǒng)差異沒能及時處理的原因之一（通過人工一條一條記錄去核對，不僅慢而且容易出錯）。

五、 案例企業(yè)完善管理會計信息系統(tǒng)的措施

1. 將下行數(shù)據(jù)改為實時同步，上行數(shù)據(jù)縮短同步時間間隔。POS系統(tǒng)與SAP系統(tǒng)在數(shù)據(jù)同步的時間上，考慮到數(shù)據(jù)量、實施性、系統(tǒng)負載等多方面因素，SAP下行數(shù)據(jù)由每日8小時/次同步建議改為實時同步，在POS與SAP系統(tǒng)主數(shù)據(jù)一致的前提下，POS同步上行數(shù)據(jù)就不會因為與SAP系統(tǒng)主數(shù)據(jù)不一致而造成數(shù)據(jù)包無法轉換IDOC文件;POS上行數(shù)據(jù)可以由每日8小時/次同步建議改為每日2小時/次，由于門店銷售量越來越大，同步時間的縮短可以提高門店POS系統(tǒng)與SAP系統(tǒng)的傳輸頻率減少系統(tǒng)每次傳輸?shù)呢撦d量，即使某家門店的數(shù)據(jù)包出現(xiàn)了轉換問題，也是2小時內(nèi)的銷售及存貨變動信息無法同步上傳，不至于整整8小時的數(shù)據(jù)同步出現(xiàn)問題。具體建議見表2。

2. 對POS與SAP兩套系統(tǒng)傳輸數(shù)據(jù)進行校驗。成熟的POS與SAP集成接口技術是可以進行同步數(shù)據(jù)校驗的，A公司如今既然存在兩套系統(tǒng)數(shù)據(jù)在同步上傳過程中發(fā)生了數(shù)據(jù)不完整或重復上傳的問題，就應進行系統(tǒng)間傳輸數(shù)據(jù)校驗程序。當每一家零售店鋪在每天結束營業(yè)后，門店POS系統(tǒng)的銷售總金額應匯總至總POS服務器并上傳SAP系統(tǒng)，同時SAP系統(tǒng)也應將每一家門店每天生成的IDOC文件總金額匯總，同POS上傳的銷售總金額對比并完成校驗，當SAP系統(tǒng)完成檢驗后發(fā)現(xiàn)兩套系統(tǒng)的總數(shù)據(jù)存在不一致的情況，就應該發(fā)出警示，只有進行了傳輸數(shù)據(jù)校驗程序，信息系統(tǒng)管理人員才能在第一時間從茫茫數(shù)據(jù)中及時發(fā)現(xiàn)哪一天哪一家門店的POS總銷售數(shù)據(jù)沒有及時同步SAP系統(tǒng)，從而可以及時查找原因查看數(shù)據(jù)包在哪個環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題并及時修復，而不是等財務人員在賬務處理過程中發(fā)現(xiàn)了問題才被動地進行檢查。

3. 及時、正確地傳遞報錯信息。POS與SAP中間數(shù)據(jù)轉換系統(tǒng)發(fā)出的報錯信息，應及時傳遞至正確接收者。企業(yè)面對員工的換崗、離職等情況，要及時變動、更新及維護信息接收者的聯(lián)系方式，使需要信息的管理者及時得到信息。

4. 完善內(nèi)部控制制。為保證管理會計信息系統(tǒng)的有效運行，公司還必須進一步完善內(nèi)部控制制度。特別是在處理POS同步SAP系統(tǒng)過程中報錯的SAP IDOCtor文件時，企業(yè)管理層必須明確各部門各崗位的職責劃分，明確規(guī)定，在POS系統(tǒng)與SAP系統(tǒng)數(shù)據(jù)同步上傳的過程中，只要沒進SAP與SAP IDOCtor文件前發(fā)生的任何問題，應由IT部門同事承擔系統(tǒng)檢查、調(diào)查、處理的職責;當系統(tǒng)數(shù)據(jù)同步報錯進入SAP IDOCtor文件夾時，應由訂單部門同事主動負責查明訂單信息報錯原因并修正;會計部門的同事由于每天會核對店鋪POS系統(tǒng)數(shù)據(jù)與SAP中的數(shù)據(jù)，當發(fā)現(xiàn)有差異的情況，應及時告知相應部門，追蹤、督促相關部門積極配合查明造成差異的原因并處理。

參考文獻：

[1] 祁懷錦.建立管理會計電算化系統(tǒng)初探[J].會計研究，1996，（10）.

[2] 許金葉.基于軟件開發(fā)“頂層設計”理論的管理會計體系構建[J].財務研究，2016，（1）.

[3] 陳婉玲，韋沛文.計算機在管理會計中的應用[J].會計研究，1997，（8）.

[4] 熊磊.云計算在管理會計信息化中的應用初探[J].財會通訊，2014，（34）.

[5] 王定迅.企業(yè)管理會計電算化系統(tǒng)研究[J].經(jīng)濟經(jīng)緯，1997，（4）.

[6] 盧青.淺議戰(zhàn)略管理會計信息系統(tǒng)[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2013，（13）.

[7] 涂建明.我國管理會計電算化發(fā)展的思考[J].中國會計電算化，2004，（11）.

基金項目：財政部全國會計科研課題（項目號：2015KJA015）。

作者簡介：王平（1963-），女，滿族，遼寧省海城市人，中國人民大學商學院副教授，中國人民大學管理學博士，研究方向為公司理財、信息披露;陳品君（1985-），女，漢族，上海市人，中國人民大學商學院碩士，研究方向為管理會計。

收稿日期：2017-05-27。