議基建工程檔案在企業中的管理與作用

王方

摘要：基建工程檔案就是從基建工程項目的考察、可研、立項、審批、勘察設計到招標、施工、采購、監理、驗收等工程建設及工程管理過程中形成的，并應歸檔保存的各種資料（包括文字、表格、聲像，圖紙等）。它系統地反映了基建工程項目的建設管理全過程，是企業檔案的重要組成部分，也是企業寶貴的物質財富。隨著社會市場經濟的發展，加強基建工程檔案資料的管理是提高工程建設質量和進度，充分發揮投資效益，確保生產管理的一項重要基礎工作。對此，筆者結合近年來在基建工程建設和檔案管理工作中的體會，淺析基建工程檔案在企業中的管理與應用。

關鍵詞：基建檔案；成本；企業管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674—3024（2017）06—0158—01

1基建工程檔案在企業中的意義和作用

企業要適應市場經濟的發展，只有不斷地進行技改和擴大生產規模，進行必要的基建工程建設，才能使企業立足不敗之地，持續發展壯大。對此，加強基建工程檔案的管理與應用，不僅避免企業基建工程投資的浪費，而且能夠充分發揮其投資效益。從立項、審批、設計到開竣工建設整個項目的組織實施，先后形成了一系列大量的具有參考使用價值的重要檔案資料。這些檔案資料不僅具有很強的連續性，而且密不可分、有機結合，全面系統的反映了各項工程項目建設的全部過程，各項后期工程建設的可研、立項、設計、施工管理都建立在了前期工程建設的基礎之上，前期檔案資料為后期工程建設提供了寶貴的技術資料和管理經驗。做好基建工程資料的收集、歸檔與管理，不僅對各項基建工程的建設管理、竣工決算和日常生產管理、維護等，具有十分重要的不可缺少的利用價值，而且也對各級審計檢查提供了全面真實可靠的資料依據。因此，在基建項目實施過程中，應當把各項基建工程資料（包括設備資料）的收集歸檔作為工程項目建設的一項重要工作來抓，切實做到基建工程檔案管理系統、科學、規范，充分發揮了檔案功能，既保證工程建設質量和進度，使基建工程及其檔案發揮最大的經濟效益和社會效益。

2基建工程檔案在企業中的管理

基建工程檔案來源于基建工程的各個階段、各個方面，貫穿于基建工程的整個過程，涉及參建單位和基建單位的多個部門和科室，如果沒有有效地保障制度，就不能形成長期的良性機制，更不能發揮檔案的利用作用。

2.1建立基建工程檔案制約機制，與參建單位經濟利益掛鉤。基建工程檔案涉及勘察、設計、施工、監理、設備廠家等多個參建單位，對整個工程建設和將來的生產管理以及技術改造發揮著重要作用。為確保工程項目檔案資料真實齊全完整，將基建工程檔案的歸集、整理，移交納入了經濟責任合同的主要內容之一，作為工程結算的一項重要履行依據，以保證檔案工作落到實處。首先：在工程建設資料提供時間上進行約束，對在規定時限內不能提供工程資料的不予撥付工程進度款，影響工程建設進度的追究經濟責任；其次：在工程建設資料驗收上進行制約，對工程資料不全不規范的不予辦理工程結算，并按檔案管理標準要求進行規范補全，造成資料損失的追究經濟責任；再次：相關參建單位必須協同做好工程竣工資料的整理、匯總、審核，登記、移交等工作，確保基建工程檔案資料的及時、準確、系統、完整，否則不予進行工程項目的竣工決算。

2.2明確責任分工，與科室年終考核獎懲掛鉤。根據基建工程項目的特點和基建檔案管理要求，按照檔案的來源和種類，將管理責任分解落實到各科室，并與年終考核獎懲掛鉤。對基建工程項目外來文件和資料由檔案室統一管理，實行科室借閱審批制度；對基建工程中形成的勘察、設計、圖紙、簽證、竣工等土建工程文件資料，由基建科負責收集管理；對基建工程中形成的設備到貨驗收、圖紙等隨貨資料，由設備科負責收集管理；對于基建工程結算、經濟責任合同等相關資料，由財務科負責管理。各科室要在檔案室專職管理人員的統一協調指導下，按照工程進度，分期做好相關檔案資料的收、發、轉和整理、歸檔工作，統一納入綜合檔案室歸檔管理，既要各負其責，又要相互配合，以確基建工程檔案的系統、規范。

2.3責任分解落實到人，與檔案人員的年終考核掛鉤

各科室指定專人兼職從事相關基建工程檔案的日常管理工作，將檔案管理納入個人年度《崗位目標千分制考核管理辦法》，進一步將檔案日常管理責任落實到人，具體負責檔案的收集、整理、移交等整個過程，防止工程資料收集管理上出現漏洞，以提高基建工程檔案的管理質量，確保基建工程檔案的準確、完整。

3基建工程檔案在企業中的利用

基建工程檔案產生于基建工程建設，不僅服務于企業的工程建設，也服務于日后的生產管理和技術改造。收集做好基建資料的歸檔管理的最終目的是為了利用，合理有效地開發利用檔案信息，使基建工程檔案發揮最大的利用價值。具體表現在以下幾個方面：

3.1監理規劃，由監理單位的項目監理部在建設工程施工前期形成并收集匯編，包括：監理規劃，監理實施細則，監理部總控制計劃等；監理月報中的有關質量問題，在監理全過程中形成，監理月報中的相關內容；

3.2建設過程中的進度控制，在建設全過程監理中形成，比如如工程開工/復工報審表，工程延期報審與批復，工程暫停令。工作質量控制，在建設全過程監理中形成，包括施工組織設計（方案）報審表，工程質量報驗申請表，工程材料/構配件/設備報審表，工程竣工報驗單，不合格項目處置記錄，質量事故報告及處理結果。

綜上所述，基建工程檔案是企業檔案中的一項重要內容，是企業持續發展壯大的一項寶貴的物質財富，做好基建工程檔案科學化、規范化的管理服務工作，需要不斷深化檔案管理體系，不斷提高現代化管理水平，才能加確保檔案工作的健康發展.為企業創造更多的財富。