鄉鎮政府檔案管理信息化服務工作芻議

趙麗華

摘 要 檔案管理信息化是檔案工作發展的必然趨勢，是全面提升檔案工作水平的重要途徑。本文闡述鄉鎮政府檔案實現信息化管理的優越性，提出了進一步優化鄉鎮政府檔案信息化管理的具體策略。

關鍵詞 鄉鎮政府 檔案管理 信息化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

在鄉鎮政府的檔案管理信息化工作中，傳統的紙質資料、管理模式和相關處理的手段都逐漸被信息化模式所取代。事實已經證明，要提高檔案管理的工作效率，實現對檔案收集、編排、整理、加工、匯總等各環節的具體管理，只有不斷加強檔案管理的信息化建設才能有更大突破。

1檔案信息化管理優越性

1.1便于檔案資料永久保存

對于傳統紙質檔案管理工作而言，由于紙質檔案極易受季節及天氣影響，一旦環境潮濕，紙質檔案就會出現發霉等情況，很難長期保存檔案信息，甚至造成重要信息丟失，且不易查詢。檔案信息化管理通過備份檔案，將其存儲于電子磁盤中，不僅極大地節約了檔案存儲空間，也不會由于天氣或季節問題而導致檔案信息丟失，最大限度地確保了檔案資料的完整性，實現了永久保存。

1.2便于鄉鎮政府管理檔案信息

在傳統管理過程中，檔案資料很多，檔案管理工作繁瑣異常，程序頗多。實現檔案管理信息化后，可通過在數據庫中輸入關鍵字，迅速地查出所需信息，程序簡便，易于操作。

1.3本質上改變了檔案管理的方式與途徑，拓展了檔案的職能

將傳統以紙質媒介、人工錄入方式轉變成了網絡平臺為媒介，電子錄入方式，使檔案職能由傳統檔案保存及運用職能，轉變成了信息資源的采集、管理、存儲及相關服務類型，全面推動了鄉鎮政府的建設。

當今，“互聯網+”已經成為時代的符號。面對“互聯網+”時代的到來，檔案工作面臨前所未有的機遇和挑戰。正確的選擇是順勢而為，把握機遇，勇敢嘗試。檔案信息化就是“互聯網+檔案”的奠基石。

2優化鄉鎮政府檔案管理信息化建設的策略

2.1提高對檔案信息化建設的認識

檔案信息化作為一項龐大的系統工程，是檔案事業發展的重要戰略任務，因此鄉鎮政府檔案信息化建設過程中，領導決策層要及時轉變觀念，檔案工作者也要從傳統的管理理念中轉變過來，同時還要加大對檔案信息化建設的宣傳力度，加深人們對檔案信息化建設的了解，這樣在具體工作開展過程中，各部門之間才能互相協作配合。

2.2制定符合單位發展的檔案管理信息化總體規劃

為了進一步推動檔案信息網絡建設統籌發展，就要更加注重檔案信息化系統的可擴展性，提高檔案信息系統的科學性和靈活性，根據單位發展的實際情況合理制定檔案管理信息化的發展策略。努力打造成一個符合鄉鎮政府發展，符合社會經濟發展的網絡管理模式。

2.3加大對檔案信息化建設的資金投入

實現檔案信息化建設資金投入是很大的。館藏檔案數字化是檔案信息化建設的前提和基礎，首先，在硬件設備上，檔案部門要積極引進計算機、打印機、掃描儀、刻錄機等必不可少的應用設備，將現代化管理手段和現代化計算機技術滲透到檔案管理工作中。工作人員需要借助先進的硬件設備對現存的館藏檔案資源進行數據整理、補充、掃描以及轉換；其次，檔案工作作為一個集收集、保管、利用、共享和服務于一身的系統工程，必須要環環相扣，工作人員需要借助各類文檔處理軟件，對建立的數據庫按照一定的標準進行整理，進而提供高效的檢索服務；為客戶查詢等需求提供網上服務平臺；構建各類網絡安全防護系統，以及對相關的數據信息進行加密、備份等工作。隨著信息技術的不斷完善，做好電子檔案的更新與維護工作。以上這些工作僅僅是鄉鎮政府檔案信息化建設的部分工作，如果沒有大量資金的投入，鄉鎮政府是很難開展檔案信息化建設這項工作的。只有在保證經費的前提下，才能確保此項工作健康、穩定、持續的發展。

2.4優化檔案管理信息化工作人員素質

在檔案管理信息化建設中，最重要的就是人才的培養。聘用專業的檔案管理和計算機人才，能夠對檔案管理工作起到事半功倍的效果。而且對于現有的檔案管理人員要加強培訓，根據個人特點組織分類的培訓：對于計算機技術水平不過關的，加強計算機知識方面的培訓；對于檔案管理水平不過關的，要加強業務培訓。同時還要注意提高員工的道德思想水平，責任義務觀念，使其在工作中具備高度的責任感和自覺性，積極進取，迎難而上，出色完成本職工作，落實檔案管理的信息化建設。

2.5建立一個實用的檔案信息網站

檔案信息網站是鄉鎮政府檔案管理部門根據自身情況建設的特殊網站，所以鄉鎮政府建立一個擁有科學性、完整性的信息化檔案網站，是鄉鎮政府實現檔案管理工作又好又快發展的關鍵。檔案信息網站能以網頁的形式給相關工作人員提高信息檔案的服務，網上查詢、電子檔案的整理、下載以及瀏覽使用等服務功能全部可以在信息網站上實現。這不僅是鄉鎮政府檔案管理信息化的重要標志，也是實現檔案信息化的重要手段。所以，鄉鎮政府要不斷提高檔案信息系統的建設能力，促進檔案信息資源的有效共享，只有這樣，才能不斷滿足新時期檔案網絡化管理的發展趨勢，才能促進鄉鎮政府檔案信息化建設更好地開展工作。同時，鄉鎮政府還要堅強對國內外實力雄厚的軟、硬件公司的溝通聯系，讓他們對鄉鎮政府量身打造一個適合鄉鎮政府發展的檔案管理操作系統，提高檔案信息的更新換代頻率，從而促進鄉鎮政府數據信息的有效管理與使用。

3結束語

在新的實力時期，在鄉鎮政府檔案管理工作中，要不斷提高檔案管理的信息化水平，結合鄉鎮政府的實際情況，探索出一條鄉鎮政府檔案管理工作發展的新路子，在網絡平臺建設和計算機技術基礎之上，對檔案進行科學有效的管理，以此，來促進企業單位檔案管理工作的開展。

參考文獻

[1] 張桂麗.鄉鎮政府檔案管理信息化建設問題[J].檔案管理，2015，2：68.

[2] 李紅.淺談鄉鎮政府檔案管理信息化建設[J].黑龍江科技信息，2013，7：165.