高校國有資產管理信息化建設思考與實踐

張軍民, 連彥青

(清華大學 資產管理處, 北京 100084)

高校國有資產管理信息化建設思考與實踐

張軍民, 連彥青

(清華大學 資產管理處, 北京 100084)

闡述了高校國有資產管理應當以資產管理信息系統建設為支撐；通過信息化建設整合資產管理的過程,規范國有資產管理業務流程,促進高校國有資產管理水平的提高。在推進高校國有資產管理信息化建設過程中,要充分考慮到系統建設的全面性、準確性、動態性、評價性,不斷完善國有資產管理系統的功能。

國有資產管理； 信息化管理；平臺建設

高校的國有資產是保障教育事業發展的重要基礎,在行政事業單位國有資產中占有重要地位。隨著我國教育事業的發展,國家在教育事業上的投入越來越大,同時投資主體也由政府一元向社會多元發展變化,因而高校資產也逐漸形成多元化的局面[1]。在這種復雜形勢下,高校國有資產管理有必要進一步加強,以保障國有資產的安全與完整。

2015年底,財政部在《關于進一步規范和加強行政事業單位國有資產管理的指導意見》(財資〔2015〕90號)中,提出了高校資產管理應以行政事業單位資產管理信息系統建設為有效支撐,“要依托行政事業單位資產管理信息系統,建立全面、準確、細化、動態”的國有資產基礎數據庫。

推動高校國有資產管理信息化建設,進一步提高國有資產利用的效率,實現財政部門要求的“保障履職、配置科學、使用有效、處置規范、監督到位”目標,是高校資產管理的重要的工作,也是進行國有資產管理的有效支撐。

1 高校國有資產管理信息系統建設的必要性

目前,財政部已經建立了“行政事業單位資產管理信息系統”,教育部配套建立了相應的系統。隨著主管部門對資產管理信息化程度要求越來越高、越來越細,高校國資管理信息系統建設工作也顯得更為迫切了。高校與先進信息技術的具有天然聯系,信息化水平也比較高,高校加強資產管理信息化建設也是適應學校內部信息化建設的內在要求。

具體而言,高校建立統一的國有資產管理信息系統,是高校資產管理資源整合的需要。高校內部各項國有資產數據進行整合,形成大數據平臺后,管理層從宏觀隨時監控,把握高校國有資產總體數據情況。通過建立、對比、分析國有資產大數據高校資產管理者可以清楚看到高校內的設備、教室等資產的利用情況,根據其利用率的高低決定資產購置、更新和淘汰,避免可能產生的重復購置和不當淘汰、避免可能的浪費,充分提高資產的利用率[2]。

高校建立統一的國有資產管理信息系統,是高校國有資產管理業務流程規范性的需要。高校國有資產管理工作是一項系統工程,涉及到資產的配置、使用、處置等多個環節。在現實的管理中,管理人員對于資產的數量、成本、分布、權屬等基本情況認識模糊，不能真正了解國有資產管理、不按業務流程操作或是操作不規范等問題較為突出。依托于國有資產管理信息平臺開展工作,通過明確工作流程,基于國有資產數據庫進行的國有資產管理流程,使不同部門、不同人員的理解與操作偏差變小,流程化、程序化的操作就會使資產管理工作規范化得到有效保障。

高校需要建立統一的國有資產管理信息系統,是解決高校國有資產管理工作發展性問題的需要。高校國有資產量在不斷增大,如2007年清華大學國有資產總價值為117.56億,固定資產35.01億，到2015年底達到了479.42億。利用信息化手段對日益龐大的高校國有資產進行日常處理越來越顯得必要。高校龐大的資產數據能夠通過信息化平臺進行管理,建立統一的學校資產數據庫,可以使高校與主管部門之間的數據聯系由靜態轉向動態,由數據匯總轉向數據明細,可以更好地實現國有資產管理工作的信息化管理。這不僅可以使高校資產管理的效率大大提高,也能使高校及上級主管部門充分了解到資產配置、使用等情況,進而對資產管理績效進行有效的評價。

2 高校國有資產管理信息化建設中存在的問題

應該講,高校在信息化工作方面還是做出了很大的努力,也取得了一定的效果。但是在實際工作中,具體到國有資產管理信息化方面,還存在一定的問題。

(1) 高校對國有資產管理單純重視實物管理現象較為普遍,對資產賬目等價值管理流程重視不足。對實物管理的單方面重視會導致資產管理效率低下、管理手段行政化,還易形成條塊分割的局面,局部自成體系,忽視資產管理與效率的提高[3]。從實物流來看,真正實物流入高校是從設備采購開始,進而設備在使用單位被使用、折舊和維修,最終報廢流出高校。從價值流看,固定資產的價值流動始于財務部門的付款,隨著使用部門的使用,在價值接近于零時,由使用單位提出報廢申請,最終報廢流出高校[4]。在這2個過程中,由于忽視了價值管理,導致很多高校不同程度地存在著資產賬賬不符、賬卡不符、賬實不符的現象,甚至有些資產處于無人監管的狀態。在國有資產信息系統建設過程中,資產管理將資產的實物管理和價值管理2種意識相結合,能更好地體現出資產信息系統的特點。

(2) 高校國有資產信息管理系統存在分散化、多頭管理現象。高校國有資產形態多元,僅固定資產就有房屋、土地、儀器、設備、家具、圖書、文物、陳列品、構筑物、動植物等分類。資產形態多元化導致資產管理部門的分散化,對資產信息系統的建設也就出現條塊化。雖然不少高校都成立了資產管理處,但在日常的管理工作中,不同的資產有著不同的需求,很難在短時間內形成一個大而全的系統,將所有部門的工作流程、需求都覆蓋在內。資產歸口管理部門根據自己的日常業務特點,在部門本身業務范圍內進行開發。由于開發人員不同、數據結構不同,系統之間不能互聯互通,缺乏部門之間信息共享的機制,所以部門軟件之間很難交流與共享數據,完全是獨立的體系。在不同類型的國資管理系統之間傳遞數據,還要通過人工在不同的系統之間進行轉化與倒入、倒出,問題和差錯在所難免。另外,學校財務信息和資產管理信息系統之間也存在此類問題。具體表現是財務部門對于資產的入賬信息過于簡化,不能集成在一個平臺,基本上就是匯總數據,最多細化到教育分類的大類的匯總數據。這些資產在辦理財務入賬后,財務部門沒有資產的明細作為數據的有效支撐,無法實現后續的資產運行效率和效益分析，使學校固定資產進入、使用和退出的各個環節沒有置于有效的監督之下,進而不能適時反映資產動態變化。

(3) 高校國有資產信息管理系統管理水平有待提高。從理論上講,高校資產信息管理系統應當屬于財政部相應系統的末端,是整個行政事業性單位國有進行資產管理的必要手段。資產系統運用效率取決于國有資產管理隊伍水平的高低,資產管理人員不單單要及時將資產各類信息錄入系統,還要對資產配置、使用、處置等環節把好關,實行動態管理,使資產處于一個合理的狀態。在此基礎上做好國有資產統計、信息報告,并開展國有資產績效評價等工作。目前,我國高校在國有資產管理中,主要采取的是“統一領導、歸口管理、分類負責”的方式。歸口管理部門資產管理人員匱乏是普遍現象,很多管理人員為兼職或臨時調任的形式存在,難以專業的態度和水平管理單位國有資產[5],有效地發揮資產信息系統應有的作用。

3 高校國有資產管理信息化建設的原則與框架

資產信息管理系統的推進實質上反映了高校資產管理方式的變化。資產管理成為由相對粗放式管理轉向相對精細化管理,由數據報表式統計轉向資產數據流程化管理,從分散管理到支持學校整體決策管理的一個漸進的過程。在這個過程中,高校要充分考慮貫徹財政部等上級部門對資產管理提出的新要求,充分考慮高校國有資產管理的特點,才能使資產信息系統的建設更貼近實際。

3.1 國有資產信息管理系統要體現數據全面的原則

高校資產涉及的種類多,每一類的資產日常管理的要求也不盡相同。學校資產大數據平臺可以對學校各類資產基于財政部等上級部門標準進行分類存儲,通過校級的資產管理信息系統,與學校具體的資產配置、使用、處置等過程中數據處理過程相銜接。

建設高校的國有資產信息管理系統,要兼顧不同類別、不同資產歸口管理部門的應用系統,將資產基本數據庫與應用系統數據有機地結合起來。北京科技大學資產管理處錢大益等人認為[6],高校資產管理信息化應該包括資產采購、儀器設備管理、大型設備共享、房地產管理及實驗室管理數據統一共享的信息化系統平臺。哈爾濱工業大學國有資產管理處姜山等人認為[7],國有資產管理信息化建設應當涵蓋土地、房屋及構筑物不動產信息化管理,在建工程信息化管理,通用設備、專用設備、文物和陳列品、圖書檔案、家具、用具、裝具及動植物管理。從清華大學實踐情況來看,國有資產信息系統建設分為如下3個層面開展:

第一個層面是歸口管理部門的資產管理應用系統。目前學校有房地產信息管理系統、儀器設備家具資產管理系統、圖書資產管理系統、無形資產管理系統等。這些歸口管理部門的系統基本上都基于學校信息門戶運行,主要作用是在于開展學校各級單位日常的資產業務管理,包括資產卡片的建立、變更、調撥、處置等業務流程,是整個學校資產管理的起始節點。

第二個層面是學校資產信息管理系統與相關歸口資產管理系統的銜接機制。相關系統主要包括附屬單位資產數據系統、學校財務系統、教育部等上級管理部門的資產管理系統。除了校本部之外,清華大學還有10多家的附屬單位，與附屬單位的資產管理數據進行銜接,是保證資產管理數據全面性的重要內容。與財務系統對接,可以實現資產數據與賬務數據協調一致,通過資產卡片數據,可以解決總賬與明細賬的對應問題。

第三個層面是學校校級的資產信息管理系統。校級系統定位于學校國有資產管理信息化的數據平臺,以歸口部門建立的資產卡片為基礎,建立起校級的資產大數據平臺。大數據平臺通過與歸口管理部門的系統進行數據交換,更新、維護各類資產的資產數據卡片,實現資產管理各部門之間的賬賬相符、賬卡相符,進而實現學校的數據平臺與歸口管理部門系統數據的一致性(見圖1)。學校資產管理信息系統通過數據與教育部等上級管理部門的數據對接,在數據平臺上形成財務類、資產類及各種綜合資產數據運用等資產數據全口徑各類報表。

圖1 清華大學國有資產信息管理系統框架圖

3.2 國有資產信息管理系統要體現準確原則

隨著資產總量的逐漸增加,資產信息管理的難度也會相應地增大,準確性的問題成資產信息系統建設解決中要充分考慮的因素。以清華大學儀器設備為例,截止2015年底,學校140家校內單位在實驗室與設備處資產管理系統中開戶并進行儀器設備日常管理,120多家單位開戶并進行家具日常管理。儀器設備年終存量28.5萬件,家具年終存量39.3萬件[8]。由于儀器設備、家具類資產具有數量多、存放地點分散、領用人員較多、部分資產移動性較強、資產處置量大、實物和賬務處置不同期、操作不及時等原因,要求準確地反映這2類資產的真實狀況困難較大。根據學校資產管理信息化建設的總體要求,實驗室與設備處在系統建設中建立年檢對賬、閑置資產調劑以及資產處置網上審批等功能,并與學校的資產管理信息系統數據對接,使歸口資產業務管理內容更完整、準確。學校資產管理信息系統通過與接口單位、教育部系統進行對接,基于資產卡片進行數據交換,使系統與系統之間進行校驗、控制,重點解決數據與資產卡片明細對應的問題。

3.3 國有資產信息管理系統要體現動態原則

在資產配置、使用、處置的管理過程中,資產的經濟價值、社會效益會呈現出遞減趨勢,會越來越難以滿足教學科研的需要,產生失衡。在國有資產信息管理系統中,要對資產的這種過程性的特性有所體現。以清華大學為例,大型儀器設備使用過程中,清華大學實驗室與設備處已開發完成了“清華大學儀器共享服務平臺”,同時該平臺也已經與教育部的CERS全國大型儀器共享平臺和科技部的大儀共享平臺對接。管理部門還制定了學校儀器設備開放共享流程及審批規范,未開放共享的設備依照流程可以方便地入網并開展開放共享服務。在資產配置環節,學校還在資產管理信息系統中完備了資產處置的工作流程,使處置管理與學校國資委固定資產處置的審批相關聯,使資產動態過程更為規范。

3.4 國有資產信息管理系統要體現評價原則

對事業單位國有資產管理進行績效評價,是近年來國有資產主管部門的一項工作要求,也是合理配置教育資源、提高國有資產使用效率、優化財務支出結構的一個手段。財政部行政政法司課題組在相關績效評價課題中提出,可以按資產投入和產出過程分為資產管理活動指標、資產管理產出指標。其中資產管理活動指標分為組織管理、賬目管理、配置管理、使用管理、處置管理,產出指標分為資產配置公平、資產安全安好、資產利用效率和社會目標實際等方面[9]。華南理工大學自2010年起,連續5年撰寫了“華南理工大學國有資產發展報告”,利用校內實驗室與設備管理處、資產管理處、財務處等19個部門提供的基礎數據,多角度、多層次分析了國有資產配置狀況,分析展示了各類資產的規模及結構的發展變化情況,設立學院績效評價指標體系,對學院進行績效評價,形成各學院投入產出的薄弱分析診斷報告,對學院的資源配置方向和數量提供理論支持和決策支持[10]。這種評價工作是一項很復雜的工程,需要學校在進行國有資產信息化過程中充分調研、細致謀劃。高校要充分利用自身信息化優勢,利用數據庫常用的數據倉儲和數據挖掘技術建立數據分析系統,進而根據高校資產管理不同的需要隨時進行資產大數據分析。

4 結語

由于高校資產管理的特殊性,高校資產管理信息系統的建設與行政部門有很大的不同,高校間由于資產類型、資產配置、資產規模、管理體制等方面也存在不同,資產管理信息系統也會千差萬別。圍繞國有資產管理部門對信息管理系統的目標和要求,根據學校自身的特色,不斷探索、不斷完善國有資產管理信息化,才能更好地完成高校國有資產管理的目標和任務。

References)

[1] 劉小奇.高等國有資產管理體制和管理模式選擇[J].實驗技術與管理,2002，19(2):133-134.

[2] 騰雪松.大數據時代高校資產管理信息建設探索[J].產業與科技論壇,2016(15):203-204.

[3] 吳紅衛.非經營性國有資產管理研究[M].北京:法律出版社,2010:219-220.

[4] 王曉燕.基于管理節點的高校固定資產管理研究[J].華北水利水電學院學報(社科版),2011,27(1):81-82.

[5] 譚靜.行政事業性國有資產管理績效評價研究[D].北京:財政部財政科學研究所,2012.

[6] 錢大益,楊超華,劉仁霖.高校資產管理信息化建設構想與實施[J].實驗技術與管理,2012,29(3):363-366.

[7] 姜山,畢遠強.關于高等院校國有資產管理信息化建設的思考[J].齊齊哈爾大學學報(哲學社會科學版),2015(6):174-176.

[8] 趙慶雙,高云峰，竇瑩,等.加強高校儀器設備管理 保障國有資產安全完整[J].實驗技術與管理,2017,24(1):260-261.

[9] 財政部行政政法司課題組.行政單位國有資產績效評價思路和體系構建[J].中國財政,2009(22):31-33.

[10] 彭新一.華南理工大學國有資產發展報告[M].廣州：華南理工大學出版社,2015.

Thinking and practice of informationization construction of state-owned asset management in colleges and universities

Zhang Junmin, Lian Yanqing

(Office of Asset Management, Tsinghua University, Beijing 100084, China)

This paper explains that the management of state-owned assets in colleges and universities should be based on the construction of asset management informationization system. Through the integration of information technology and the process of asset management, the management of state-owned assets is standardized and the management level is raised. In the process of promoting the construction of state-owned asset management informationization system, it should be fully taken into account that the system should be comprehensive, accurate, dynamic and evaluable with the function to constantly improve the state-owned asset management system.

state-owned asset management; informationization management; platform construction

10.16791/j.cnki.sjg.2017.05.069

2016-12-15 修改日期：2017-01-10

張軍民(1975—),男,河北邢臺,碩士,六級職員,主要研究方向為教育管理.

E-mail：zhjm@tsinghua.edu.cn

F204.5

A

1002-4956(2017)5-0275-04