高校儀器設備全生命周期信息化管理模式

張海峰, 鄭 旭

(東北大學 資產與實驗室管理處, 遼寧 沈陽 110819)

資產管理

高校儀器設備全生命周期信息化管理模式

張海峰, 鄭 旭

(東北大學 資產與實驗室管理處, 遼寧 沈陽 110819)

針對儀器設備管理的現狀,提出了全生命周期管理理念,并與信息化管理有機結合,闡述了儀器設備全生命周期信息化管理的必要性、可行性和優越性,構建從配置論證、招標采購、驗收入賬、使用共享、維修處置的儀器設備全生命周期的信息化管理模型和管理框架。

儀器設備； 全生命周期； 信息化管理； 管理模式

儀器設備作為高校開展人才培養、科學研究和技術創新的物質基礎,是評價高校科研實力與教學水平的重要指標,在高校改革發展的各項工作中均有著不可替代的作用。隨著“985工程”“211工程”“一流大學、一流學科”項目和國家重點實驗室等專項資金的不斷投入,學校包括儀器設備資源在內的硬件設施得到了極大改善,儀器設備在數量、層次和結構方面都發生了顯著變化,儀器設備在學校固定資產中所占的比例也越來越大。以東北大學為例,儀器設備總值占同期學校固定資產總值的比例由2010年的30.48%增長為2014年的42.62%,增長速度迅猛,儀器設備總值幾乎占學校固定資產總值的一半。

儀器設備數量的迅速增長,極大地提高了學校人才培養和科技創新的條件與能力,同時也對儀器設備管理提出了更高標準的要求。在信息化高速發展的新形勢下,如何優化資產配置、提高使用效益,如何利用信息化手段、提高服務質量,如何實施綜合管理、建立生命周期管理模式,更好地發揮儀器設備在教學科研、人才培養、社會服務中的保障作用具有重要意義。

1 儀器設備全生命周期信息化管理理念

所謂全生命周期管理是指對管理對象生命周期的全過程實行一體化動態管理的行為[1]。全生命周期管理強調對產品全壽命發展過程實施持續不斷、協調統一的管理,保證各個階段活動前后銜接,各個階段決策的一致性,達到產品在全壽命周期內最優[2]。適用于生命周期方法的研究對象必須符合2個條件,即具有生命的特征和存在的有限性。

全生命周期管理理念應用于高校儀器設備管理中,將儀器設備配置論證、驗收入賬、使用維修、開放共享、調撥處置等各個環節及工作流程進行統一規范,并借助信息化管理手段實現儀器設備全生命周期信息化跟蹤管理,從而提升儀器設備管理水平和服務質量。

1.1 整合管理平臺,實現資產一體化管理

儀器設備全生命周期管理的核心就是“一體化”管理,即在統一的管理系統中完成對儀器設備全生命周期的動態監管[3]。全生命周期的信息化管理將儀器設備預算系統、儀器設備招標采購系統、采購合同管理系統、儀器設備管理系統以及貴重儀器設備共享系統整合,利用一個統一的平臺,涵蓋儀器設備從預算論證、招標采購、合同監管、使用共享等全生命周期的管理內容。

1.2 管理數據共享,實現資產追蹤管理

儀器設備全生命周期信息化管理模式的建立,實現儀器設備數據在系統各個模塊中的實時交換和高效共享,使得儀器設備的配置論證環節、招標采購環節、資產入賬環節有機關聯,實現了儀器設備全生命周期的追蹤管理,順利完成儀器設備任何一個節點向前向后的跟蹤監管[4],避免了以往設備配置論證與入賬管理等脫節或銜接困難、數據查詢統計需跨系統實現的情況,有效地提高了管理數據的完整性。

1.3 管理流程縝密,提高資產管理效率

儀器設備全生命周期管理工作是由各歸口管理部門分工協作完成的,這些部門包括發展規劃與學科建設處、科學技術處、招標采購辦公室、資產與實驗室管理處、計劃財經處等。建立一個儀器設備全生命周期管理平臺,提高各環節的流轉速度,規范各事項的辦理流程,有效避免因各歸口管理部門信息不暢而出現管理流程中的銜接漏洞或工作進度滯后等問題。以采購工作為例,儀器設備購置計劃論證通過后,系統自動進入實施環節(采購審批—合同簽署—到貨驗收—建賬使用),及時準確地掌握和監控配置計劃實施進度,提高管理效率。

1.4 節約管理成本,提高資產管理質量

建立一體化的信息管理平臺實現了強大的數據和信息處理功能,一方面根據各歸口管理部門的工作需要,對儀器設備管理數據和信息進行綜合管理,高效準確地形成各種統計數據,節約人力物力的同時,有效地提高了資產數據的質量；另一方面在設備配置中可準確掌握存量信息,推進儀器設備共享共用,有效地避免重復購置等浪費現象的發生,為管理決策提供及時可靠的保障和依據。

1.5 優化資源配置,提高資產管理效益

儀器設備全生命周期管理包括配置管理、使用管理等多個環節。設備調撥作為一種配置方式,能夠充分發揮儀器設備的使用效益,通過系統進行擬調撥資產公示的方式,杜絕資產的閑置浪費[5]。同時,儀器設備共享作為在使用管理中的重要工作,利用平臺及時有效地發布共享需求、更新共享數據、提高儀器設備的共享效益、優化資源配置、最大限度地發揮儀器設備效能,提高其使用效益和效率。

2 全生命周期管理平臺的搭建基礎

2.1 管理制度健全是保障

高校儀器設備管理是一項涉及面廣、數據量大、業務種類繁多、管理流程復雜的系統工程,涉及儀器設備預算論證、配置共享、驗收入賬、使用調撥、維修處置等多項業務,與學校財務制度、學科建設發展規劃以及人才培養規劃都有著密切的聯系。

實行儀器設備全生命周期管理,就需要建立和完善配套的全生命周期各環節的規章制度,只有建立儀器設備全方位、多角度、無死角的管理體系,引入多級審核審批、監督復核、評估督促機制,才能搭建責權分明、流程明晰、管理科學、運轉高效的管理平臺[6]。因此,完善管理制度、明晰管理流程、建立全生命周期的管理制度體系是全生命周期管理平臺搭建的保障。

2.2 管理一體化建設是關鍵

全生命周期管理的核心就是一體化管理,因此,建立全生命周期管理平臺的核心和關鍵就是建立一體化管理模式[7]。一方面要構建一體化的管理框架和標準化、規范化、集約化的管理流程,對儀器設備全生命周期實行統一管理；另一方面要建立歸口管理機制,明確儀器設備各環節的歸口管理部門職責與分工。通過一體化的管理,對儀器設備全生命周期各環節的歸口管理數據整合在一個平臺,通過統一數據規范,實現一體化的集成管理。

2.3 平臺信息化建設是基礎

全生命周期的資產管理平臺是生命周期管理理念與先進網絡技術的有機結合,與傳統管理模式下的單機版管理系統有著很大的區別,其通過信息技術手段來指導和規范各環節的管理流程、審批方式,通過鏈條式的信息管理模式來實現各環節的有序流轉,通過高效運轉的管理效率來提升管理服務的質量水平[8]。因此,只有通過高水平的信息化建設,才能真正實現儀器設備的全生命周期的鏈條式管理。

2.4 管理數據互通是要務

由于管理功能和數據來源的需要,儀器設備全生命周期資產管理平臺須與學校預算管理系統、財務管理系統、人事管理系統等協作互通,實現數據的交互利用[9]。這既是管理流程的重要環節,也是多角度全方位的數據信息的重要來源渠道。因此,通過對預算管理、財務管理的流程再造,解決與預算管理系統、財務管理系統、采購管理系統、資產管理系統直接的協同互通問題,是全生命周期管理平臺開發工作的要務,既要保證各系統在管理功能、數據交互上的相互支持和共享共用,也要遵守各系統的管理制度。

2.5 管理隊伍建設是手段

信息化管理是目前較為先進、創新的管理手段,迫切需要專業素質高、業務能力強、工作效率高的資產管理服務團隊。資產管理服務團隊一方面需要專職從事全校資產管理工作的專業技術人員,另一方面需要工作積極性高、責任心強、專業能力過硬的資產管理員團隊。資產管理服務團隊專業水平高低、管理能力強弱直接影響資產管理平臺的運行成效[10]。因此,應高度重視并采取強有力的舉措,提高服務團隊資產管理積極性,有針對性地開展集中式定期專業培訓,切實提高資產管理服務團隊的職業道德、業務能力和管理水平[11]。

3 全生命周期管理平臺的搭建

3.1 核心設計理念

全生命周期管理平臺的建立能夠調動資產管理部門、資產使用部門和資產管理員、資產使用人共同在同一平臺上參與資產管理事項,有效地提高儀器設備全部環節管理效率和控制力度,徹底解決歸口管理部門間信息封閉、管理脫節、工作繁瑣、對賬困難等問題,實現信息資產的時效性和開放性,徹底改變原有的管理模式。

(1) 資產業務全面覆蓋。管理平臺對儀器設備從配置論證、招標采購、合同簽署、驗收入賬、使用維護、到調撥共享、維修處置的全生命周期進行管理,實現資產業務全覆蓋。系統業務結構如圖1所示。

圖1 系統業務結構圖

(2) 資產業務線上辦理。為了提升儀器設備全方位管理的服務水平、簡化操作程序、提高工作效率,采用現代化的信息管理手段,通過管理平臺實現所有資產業務的線上申請、審核、審批,申請人可隨時掌握申請事項的處理情況,審批人可隨時查看和審批資產事項。平臺實現與財務管理系統等管理平臺對接,提高服務質量。采購業務流程如圖2所示。

(3) 資產實名制管理。依據“誰使用、誰管理、誰負責”的原則,明確資產管理職責,將儀器設備責任從傳統的“校、院”兩級模式,升級為“校、院、個人”3級管理模式,確定所有資產的使用人并體現在管理平臺中,設置資產“在線核查”功能,以領用人為主體的低成本有效核查手段,最大限度保證資產安全完整、賬實相符。資產“在線核查”業務流程如圖3所示。

(4) 資產統計高效準確。管理平臺需實現與財政部、教育部、國管局等上級管理部門的系統互通,實現數據整理上報無縫銜接,提高資產統計和報表填報的工作效率和準確度。根據資產管理工作需要,生成各類統計數據,方便資產管理部門進行相關決策。

3.2 平臺的多角色管理設計

儀器設備管理涉及部門廣、業務多、流程繁雜,需要學校多部門的協調配合。為有效地開展儀器設備全生命周期規范化管理,管理平臺根據不同業務的流程和審批權限,建立了不同的平臺角色,以實現儀器設備的全方位監管。

(1) 資產領用人。資產領用人在平臺中能夠完成儀器設備采購、合同簽署、驗收入賬、調撥維修、處置等業務的申請,并在平臺中查看各項業務的審批狀態,定期在平臺開展儀器設備自查工作。

圖2 采購業務流程圖

圖3 資產“在線核查”業務流程圖

(2) 資產使用部門管理員。對本部門人員提出的資產各項業務申請進行審核,并能夠在平臺中對本部門資產進行統計,掌握資產現狀、存放地、使用人等信息。

(3) 資產使用部門主管領導。對本部門發生的資產相關事項進行審核、審批,定期檢查及監督本部門資產管理工作。

(4) 儀器設備主管部門領導。掌握全校資產現狀、使用狀態等信息,進行資產統計工作,并隨時處理各角色提交的資產相關業務申請,對平臺進行定期維護。

3.3 平臺管理功能的實現

(1) 采購模塊:資產采購模塊能夠動態反映學校各類資產的采購過程,將傳統工作模式轉變成給予網絡的流程化管理,采購模塊包括預算管理、經費審核、采購申請及審批、網上供應商競價、成交公示、質保金支付等流程,實現從采購預算、申請審批到最終的合同簽訂全過程都在系統中呈現動態記錄,各環節都授予審批人網上審批權限,實現采購過程的動態化監管。

(2) 設備管理模塊:設備管理模塊能夠反映儀器設備從驗收入賬、調撥維修到盤點處置的全部管理過程。驗收入賬管理模塊實現儀器設備現場驗收預約、入賬網上申請等功能；調撥、維修、處置模塊能夠實現全部申請事項的網上申請、審核,實時反映審批進度,實現對儀器設備鏈條式管理。

(3) 資產盤點模塊：實現儀器設備實名制管理功能,并為使用人設置設備自查周期。

(4) 共享模塊:在引入資產管理平臺后,與儀器設備共享平臺的對接模式,建立開放測試基金模塊、維修基金模塊和績效評價模塊,通過對共享設備加載機時統計設備,實現儀器設備共享網上預約、繳費、使用機時統計等功能,科學掌握和提升共享管理工作[12]。

(5) 報賬業務:建立與財務管理系統的對接,實現財務經費審核、資產入賬后自動流轉報銷等功能,使資產管理部門與財務部門實現聯動,做到實時對賬、數據對接、賬賬相符,有效地避免部門之間的信息不對稱。

4 結語

高校儀器設備全生命周期的信息化管理是一項長期、艱巨而重要的工作。只有實現了全生命周期的信息化管理,提高儀器設備的管理層次和管理手段,才能適應高等教育發展的需要,更好地為教學、科研和行政管理做好保障和服務,為高校發展的科學決策提供可靠的信息依據[13]。儀器設備管理涉及部門眾多、任務繁重,雖在此項工作中已取得一定的成績,但距離真正意義上的全生命周期信息化管理還有一定的距離。隨著高校資產管理要求不斷提升、管理內容不斷細化,科學系統化管理模式不斷成熟,資產管理工作引入全生命周期管理理念,實現信息化資產管理,改變高校資產管理模式,提高資產的綜合效益。

References)

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Informationization management mode for entire life cycle of university instruments and equipment

Zhang Haifeng, Zheng Xu

(Asset and Laboratory Administration Department,Northeastern University,Shenyang 110819,China)

Aiming at the current situation of instruments and equipment management, this paper proposes the innovative idea for the entire life cycle management. Combined with the informationization management, the necessity, feasibility and superiority of the informationization management for the entire life cycle of instruments and equipment are elaborated. The informationization management model and management framework for the entire life cycle of instruments and equipment including the allocation verification, biding procurement, acceptance and accounting, utilization sharing, and maintenance and disposal are established.

instruments and equipment; entire life cycle; informationization management; management mode

10.16791/j.cnki.sjg.2017.05.068

2016-11-09

張海峰(1969—),男,遼寧西豐,碩士,副研究員,東北大學資產與實驗室管理處處長,主要從事儀器設備及實驗室管理工作.

E-mail：zhf@mail.neu.edu.cn

G482

A

1002-4956(2017)5-0270-05