河南能源化工集團(tuán)物資采購管理模式的思考

張文霞

物資采購管理制度是保證企業(yè)整個(gè)生產(chǎn)經(jīng)營運(yùn)行的重要環(huán)節(jié)，是對(duì)企業(yè)生產(chǎn)過程中所需要的各種物資采購、儲(chǔ)備、供應(yīng)等所進(jìn)行的計(jì)劃、組織和控制，物資采購能有效地加強(qiáng)企業(yè)采購成本的降低、效率的提高，更多地吸收外部資源，提高企業(yè)競爭力。本文試著從法律的角度對(duì)物資采購管理進(jìn)行思考，分析其采購模式、程序、監(jiān)督等方面法律實(shí)務(wù)，并對(duì)河南能源物資采購法律模式提出幾點(diǎn)建議。

一、河南能源化工集團(tuán)物資采購管理基本情況

河南能源化工集團(tuán)有限公司作為一家集煤炭、化工、有色金屬、裝備制造、物流貿(mào)易、建筑礦建、現(xiàn)代服務(wù)業(yè)等產(chǎn)業(yè)多元化發(fā)展的國有能源化工集團(tuán)，下設(shè)457家子分公司，經(jīng)營結(jié)構(gòu)成多元化，管理方式制度化。作為一家大型的集團(tuán)公司，其內(nèi)部的物資采購管理模式也有自己采購流程。對(duì)于內(nèi)部通用類設(shè)備采取的招標(biāo)方式是：自有的招標(biāo)單位對(duì)外公開采購招標(biāo)；對(duì)具有尖端科技所屬的設(shè)備由委托招標(biāo)公司招標(biāo)。

河南能源下設(shè)物資供應(yīng)管理中心、供應(yīng)處等職能部門，主要負(fù)責(zé)物資采購功能，主管物資采購的計(jì)劃、采購、合同、庫存調(diào)劑、結(jié)算、修舊利廢、物資成本等管理與協(xié)調(diào)工作。根據(jù)標(biāo)的大小以及難易度分類：集團(tuán)層面的統(tǒng)一采購；設(shè)備使用人（下屬的生產(chǎn)經(jīng)營單位物資采購職能部門）的自行采購模式。在面對(duì)信息化的今天，河南能源于2014年成立電子招標(biāo)平臺(tái)，在更加公開、公平、公正的環(huán)境下，集團(tuán)的物資采購管理更上一層樓。

二、河南能源化工集團(tuán)物資采購管理與招標(biāo)法的一致性

河南能源作為一家國有企業(yè)集團(tuán)，其國有控制權(quán)的性質(zhì)，決定了其不能按照小型企業(yè)的物資采購模式管理。其性質(zhì)指示物資采購作為招投標(biāo)的一種類型，必須嚴(yán)格按照《招標(biāo)法》以及《招投標(biāo)法實(shí)施細(xì)則》的規(guī)定進(jìn)行物資采購。

1.更加公開、公平、公正的管理模式。《招標(biāo)法》第五條規(guī)定“招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)應(yīng)當(dāng)遵循公開、公平、公正和誠實(shí)信用的原則”。河南能源在2014年電子采購平臺(tái)成立前，通常采用的是邀請(qǐng)招標(biāo)的模式，雖符合招投標(biāo)法的總體規(guī)定，但真正的公開、公平、公正方面存在欠妥之處。具體體現(xiàn)在：河南能源通用類物資采購由具體使用物資單位，根據(jù)自身物資需求情況，通過考察存在潛力的供應(yīng)商邀請(qǐng)其參與投標(biāo)，其只是在部分范圍能公開，但在這種招標(biāo)模式下，雖不違背招投標(biāo)的邀請(qǐng)招標(biāo)的有關(guān)規(guī)定，但真正的公開尚不到位。實(shí)施公開的物資采購招標(biāo)，不但能避免 “暗箱操作”行為，增加采購的透明度，堵塞物資采購漏洞，而且能直接享受有競爭帶來的大幅度的成本降價(jià)，減少流通環(huán)節(jié)對(duì)價(jià)格的影響。從物資采購管理制度上直接避免違規(guī)行為，不僅是對(duì)自身企業(yè)建設(shè)的完善，并且也是對(duì)企業(yè)員工保障。2014年河南能源電子采購平臺(tái)成立，真正的公開環(huán)境上升到更高的境界。河南能源電子采購平臺(tái)公開簡稱“中原云商”，是河南能源物資采購的公開平臺(tái)，除涉及專利類型設(shè)備外，所有物資采購均應(yīng)當(dāng)在電子平臺(tái)上公開招標(biāo)。至此，按照《河南能源物資采購管理制度》的規(guī)定，河南能源所有物資采購招標(biāo)公告在平臺(tái)上進(jìn)行發(fā)布，同時(shí)，按照法律法規(guī)的規(guī)定在政府指定的媒介上同步發(fā)布。

2.物資采購程序的合法性。物資采購程序的合法性，保障物資采購實(shí)體權(quán)利能夠?qū)崿F(xiàn)。《招標(biāo)法》第二十四條規(guī)定“招標(biāo)人應(yīng)當(dāng)確定投標(biāo)人編制投標(biāo)文件所需要的合理時(shí)間；但是，依法必須進(jìn)行的項(xiàng)目，自招標(biāo)文件開始發(fā)出之日起至投標(biāo)人提交投標(biāo)文件截止之日止，最短不得少于20日”。河南能源《河南能源物資采購管理制度》第十三條第三項(xiàng)規(guī)定“公開招標(biāo)自招標(biāo)文件開始發(fā)出（即招標(biāo)文件開始發(fā)售）之日起至投標(biāo)人提交投標(biāo)文件截止之日不得少于20日，其中出售標(biāo)書的時(shí)間不得少于5日。在招標(biāo)文件具備對(duì)外發(fā)售條件的前提下招標(biāo)文件發(fā)售期的首日可與招標(biāo)公告公布的首日為同一日”。物資管理制度的規(guī)定與招投標(biāo)的一致性，充分體現(xiàn)了采購程序的合法化，并避免了企業(yè)集團(tuán)法律風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。其次，河南能源物資采購管理規(guī)范招標(biāo)行為比招標(biāo)法更加明細(xì)，比如，在規(guī)避招標(biāo)方面，物資管理制度列舉了一系列諸多違背法律法規(guī)的行為。

3.電子招標(biāo)法律規(guī)定保障電子采購平臺(tái)有序開展。河南能源電子采購平臺(tái)根據(jù)《電子招標(biāo)投標(biāo)辦法》的法律法規(guī)開展物資采購，根據(jù)法律規(guī)定的：“數(shù)據(jù)電文形式與紙質(zhì)形式的招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)具有同等法律效應(yīng)”，肯定了電子采購平臺(tái)的確立，并依據(jù)確立電子簽名的法律效力，規(guī)范電子簽名行為，保障了電子采購平臺(tái)合法有序的開展。

三、河南能源化工集團(tuán)物資采購管理模式的建議

1.加強(qiáng)物資采購的監(jiān)督。對(duì)物資采購實(shí)施全過程監(jiān)督。從采購計(jì)劃制訂開始，到采購物資的使用結(jié)束，包括計(jì)劃、審批、招（議）標(biāo)、簽訂合同、驗(yàn)收、付款和發(fā)放等環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)都進(jìn)行監(jiān)督。河南能源下設(shè)物資供應(yīng)管理部門，統(tǒng)管一切物資采購工作，包括監(jiān)督下屬單位招標(biāo)部門。目前，隨著煤炭經(jīng)濟(jì)的發(fā)展滯后，河南能源發(fā)展前景困難的情況下，集團(tuán)公司采取一些的措施節(jié)能減排、放權(quán)減壓，集團(tuán)公司監(jiān)督管理部門不再參與物資采購管理監(jiān)督，而由物資供應(yīng)管理職能部門統(tǒng)管一切下屬單位物資采購，及物資供應(yīng)管理部門自身的物資采購。雖下級(jí)單位物資采購所有程序由上級(jí)主管部門監(jiān)督管理，但物資供應(yīng)管理部門自身的監(jiān)督管理，監(jiān)督權(quán)利并不能完善實(shí)施。放權(quán)減壓和監(jiān)督管理并不相背離，相應(yīng)的放權(quán)應(yīng)更好地實(shí)施監(jiān)督管理。因此，個(gè)人建議，將集團(tuán)監(jiān)督管理再次納入到物資采購的管理，并貫穿于物資采購活動(dòng)的全過程，確保采購管理規(guī)范化、程序化、制度化，營造一道確保企業(yè)利益不受損的堅(jiān)實(shí)防護(hù)墻。

2.增加物資采購的法律審核。河南能源作為國企，一切物資采購管理按照招標(biāo)法的規(guī)定實(shí)施不容置疑。企業(yè)物資采購法務(wù)人員參與僅限在：一是審核合同時(shí)、合同出現(xiàn)糾紛時(shí)；二是物資采購后經(jīng)人舉報(bào)出現(xiàn)問題。上述基本是事后審核，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的疏漏之處；物資采購程序是否規(guī)范；招標(biāo)資料是否維護(hù)我方利益等等，諸多方面都需要法律的介入。然而，對(duì)于河南能源來說，法律服務(wù)局限于合同審核及處理訴訟糾紛，避免法律風(fēng)險(xiǎn)存在不足。因此，建議法律審核納入權(quán)過程物資采購的全過程。審核采購計(jì)劃的制定、合同的簽訂、質(zhì)量的驗(yàn)收資料處理以及往來信函的傳遞；審核合同的合法性、嚴(yán)密性；審核結(jié)算是否符合合同要求以及給我方會(huì)造成的不利因素。

3.建立信息“ 公開”共享的管理制度。信息系統(tǒng)的完整、暢通，直接影響到物資采購內(nèi)部管理的控制效率和效果，必須在采購部門中建立全方位的信息公開共享制度。所謂的“公開”不對(duì)全方位的，而是對(duì)內(nèi)的公開。

例如：河南能源不同的下屬單位購買同類的產(chǎn)品機(jī)率很高，如果在電子采購平臺(tái)上建立公開的價(jià)格共享制度，即便于同類產(chǎn)品有效的低價(jià)高質(zhì)量購買優(yōu)勢(shì)，也有利于領(lǐng)導(dǎo)管理層有效的決策；因信息的公開共享，監(jiān)督部門也能一覽無余的對(duì)比監(jiān)管。建立信息“ 公開”共享制，不僅是在價(jià)格上，而且在其他領(lǐng)域都極其實(shí)用，信息共享保證信息快速有效傳遞。在企業(yè)內(nèi)部建立局域網(wǎng)絡(luò)共享，通過信息平臺(tái)，根據(jù)企業(yè)的特點(diǎn)，將計(jì)劃管理、庫存管理、價(jià)格管理、合同管理等納入信息化管理當(dāng)中，并采取準(zhǔn)入制，根據(jù)職責(zé)分配權(quán)限，便于信息查看。降低采購成本，方便集團(tuán)模式的集中采購，平衡整個(gè)集團(tuán)庫存調(diào)劑，形成覆蓋物資采購鏈條的系統(tǒng)管理。信息“ 公開”共享制的建立，一方面由管理層利用信息公開及時(shí)的向業(yè)務(wù)人員發(fā)布決策，明確業(yè)務(wù)人員應(yīng)認(rèn)真履行的控制職責(zé)，業(yè)務(wù)人員明白自己在采購活動(dòng)中所處地位和作用，知道如何進(jìn)行一步工作；一方面業(yè)務(wù)人員根據(jù)自己掌握的工作一線的信息，及時(shí)反饋給管理層，有助于管理層的決策。

本文從法律以及個(gè)人工作情況的角度闡述了河南能源物資采購管理某些方面，對(duì)物資采購的公開、公正、公平、合法性進(jìn)行分析，并利用電子采購平臺(tái)的建立，提出自己改善河南能源物資采購管理制度的建議，加強(qiáng)物資采購管理提升企業(yè)綜合實(shí)力，提高企業(yè)的競爭力。

（作者單位：河南能源化工集團(tuán)有限公司）