遠程辦公：影響、挑戰(zhàn)與策略

杜盛楠++++張永軍

遠程辦公概念誕生于上世紀70年代的美國石油危機時期，指一個地理上分布的組織，其成員在長期的共同利益或目標(biāo)作用下，通過信息技術(shù)交流、協(xié)調(diào)他們的工作，即工作位置遠離中央辦公室或生產(chǎn)設(shè)施，員工與同事也沒有個人接觸，但他們利用新技術(shù)能夠持續(xù)進行溝通。與傳統(tǒng)工作方式相比，遠程辦公依賴于一個完全不同的技術(shù)、組織形式與中央雇主相聯(lián)系，是允許員工使用一部分工作時間，利用信息和通信技術(shù)在遠離中央工作集合區(qū)完成工作任務(wù)的一種新型工作安排方式，組織、位置和技術(shù)是構(gòu)成遠程辦公的三個核心要素。

一、遠程辦公的潛在影響

1.遠程辦公對組織的影響。①提升企業(yè)效益。研究發(fā)現(xiàn)，選擇遠離固定辦公場所工作的員工通常會比那些待在固定場所工作的員工有更高的主動性和工作熱情。由于能更加靈活地安排工作時間，員工會表現(xiàn)出更高的工作效率和生產(chǎn)力，而這些都將直接影響企業(yè)的效益。Mann和 Holdsworth（2003）研究指出，通常情況下選擇遠程辦公的員工為了證明遠離集中場所辦公比在辦公室辦公更優(yōu)越，他們會更努力工作以提升企業(yè)效率。②降低企業(yè)成本。最初遠程辦公的實施是為了減少通勤，節(jié)省成本和時間。辦公室辦公需要占用大量的場地、資源，產(chǎn)生較多費用，而遠程辦公則可以節(jié)約大量費用，比如辦公場所的租用、購買與折舊，相關(guān)的電費水費以及辦公場所的管理費用、支付寫字樓或者辦公場所的維修費用和日常開銷等；也可以節(jié)省員工上下班交通費用和時間成本。Overmyer（2011）經(jīng)過數(shù)十年對分布式工作的研究發(fā)現(xiàn)，平均實現(xiàn)一個可持續(xù)遠程程序可以使預(yù)期設(shè)施成本減少35%，培訓(xùn)成本下降25%。Mahler（2012）也曾指出遠程辦公不僅能夠減少辦公室需要的成本，還可以節(jié)省時間和停車成本等其他費用。③提升企業(yè)服務(wù)水平。遠程辦公多元化的工作時間、地點組合，可以打破企業(yè)經(jīng)營服務(wù)的時間、區(qū)域位置限制，提升企業(yè)服務(wù)水準(zhǔn)。越來越多的公司提供24小時服務(wù)，特別是機械化信息交換產(chǎn)業(yè)。研究發(fā)現(xiàn)，跨時區(qū)工作可以為工作流程和客戶服務(wù)提供更大的便利；微軟和甲骨文等公司可以提供橫跨世界的24小時辦公服務(wù)。④降低員工流失率。從傳統(tǒng)集中式到遠程辦公方式的轉(zhuǎn)變，意味著工作條件、辦公環(huán)境更加現(xiàn)代、舒適，也說明組織的管理更加人性化，這對提高員工工作滿意度、降低流失率將起到不可忽視的作用。攜程網(wǎng)的實驗表明，在9個月的時間內(nèi)，與在辦公室工作的員工相比，260名自愿每周在家工作四天的員工不僅業(yè)績增加12.2%，離職率也下降了50%。⑤增加員工多種來源。遠程辦公的選擇有助于企業(yè)擴寬勞動力來源。由于不太受工作時間、辦公地點的限制，允許員工根據(jù)自身條件選擇合適的工作方式，遠程辦公可以吸引更多的候選人，豐富勞動力來源。研究發(fā)現(xiàn)，遠程工作增加了殘疾人就業(yè)率，吸引了那些需要承擔(dān)照顧孩子和老年人的員工。

2.遠程辦公對員工的影響。①提高工作效率。不用每日乘車往返于住所與辦公室、工作時間靈活、穿著隨意，不受同事、領(lǐng)導(dǎo)和辦公室規(guī)范的干擾和約束，遠程辦公打破了傳統(tǒng)朝九晚五機械式上班方式，更容易調(diào)動員工的工作積極性、主動性和投入程度，從而提高了工作效率。據(jù)統(tǒng)計，遠程辦公人員的生產(chǎn)力往往提高30%-40%。根據(jù)一些抽樣調(diào)查的數(shù)字推算，當(dāng)雇員由在辦公室工作改為在家工作時，他們的有效勞動時間由50%上升至89%，生產(chǎn)力大幅提升。②促進工作-家庭平衡。上下班通勤時間減少、工作安排更加靈活，遠程辦公可以為員工節(jié)省更多的時間，更好地應(yīng)對工作-家庭沖突，促進工作-家庭平衡。比如，節(jié)省的上下班時間可以用于照顧老人和孩子，也可以處理如機器維修等各種緊急事件。同時，由于在家辦公更加靈活，在提高工作效率的同時也能讓員工更好地扮演家庭角色，維持融洽的家庭關(guān)系，進一步促進工作-家庭平衡。

二、遠程辦公帶來的挑戰(zhàn)

1.遠程辦公給組織帶來的挑戰(zhàn)。①公平挑戰(zhàn)。遠程辦公可視為企業(yè)對員工的一種彈性工作福利，但也可能誘發(fā)公平性問題。比如，一周三天遠程辦公，員工在周一和周三請病/事假，毫無疑問，這將被其他人視為超長的周末，容易造成組織中不同工作方式員工之間相互妒忌，甚至演化為更嚴重的人際敵視。此外，組織不清楚員工在遠程辦公過程中受到的傷害是在正常工作中導(dǎo)致的，還是在其他非工作活動中遭受的，因此在員工的補償性問題上難以確保公平性。②倫理挑戰(zhàn)。與傳統(tǒng)辦公室辦公中的領(lǐng)導(dǎo)視察、同事監(jiān)督不同，遠程辦公所采用的互聯(lián)網(wǎng)虛擬技術(shù)將對人性帶來極大的考驗，容易引發(fā)工作場所中偷懶、泄密和造假等倫理問題（Moon & Stanworth， 1997；Trevino et al.， 2014）。比如，由于缺少主管和身邊同事的指導(dǎo)與監(jiān)督，遠程辦公可能會誘發(fā)素質(zhì)不高的員工實施更多的偷懶和網(wǎng)絡(luò)閑逛行為；由于缺乏必要的保護措施，遠程辦公可能加劇組織數(shù)據(jù)安全的風(fēng)險，造成人為泄密事件的發(fā)生；虛擬環(huán)境也可能促使員工實施更多的欺騙、造假、說謊話等不誠實行為（Moon & Stanworth，1997）。③團隊挑戰(zhàn)。團隊是當(dāng)前比較流行的工作方式。然而，遠程辦公所強調(diào)的分散性、獨立性，必將對團隊協(xié)作造成一定的沖擊。由于組織中很多創(chuàng)造性工作需要員工面對面交流、頻繁的溝通，這就要求員工更多采用集中辦公。遠程辦公不利于信息交流、知識共享，及時通信技術(shù)也無法像面對面溝通那樣直接、高效，從而阻礙了員工之間的團隊精神和協(xié)作，也會對員工的人際關(guān)系造成影響。④管理挑戰(zhàn)。為了更好地對員工進行監(jiān)督和管理，遠程辦公對管理人員提出了更高的管理要求。除了要掌握先進的技術(shù)對員工進行監(jiān)督以外，多種工作方式組合、不同員工時間和任務(wù)的安排、進度的把控、溝通與反饋、緊急情況的判斷與處理、情緒的安撫等，都要求領(lǐng)導(dǎo)掌握更多的管理技能。Trevino等（2014）就指出各級領(lǐng)導(dǎo)需要具有較高的管理才能，用來消除員工在遠程辦公過程中的組織脫離感，員工只有和直接領(lǐng)導(dǎo)親密感較高時才能更好地完成工作任務(wù)。

2.遠程辦公給員工帶來的挑戰(zhàn)。①心理挑戰(zhàn)。遠程工作者與同事/領(lǐng)導(dǎo)直接接觸較少，非正式交流機會有限，彼此之間難以建立社會情感鏈接，很容易產(chǎn)生隔絕感和陌生感；電子通訊工具缺乏豐富性和現(xiàn)實存在性，溝通成本高、時間長，這也會給員工帶來一定的心理壓力。由于長期不在辦公室辦公，游離于企業(yè)之外，員工缺乏與領(lǐng)導(dǎo)與同事之間的感情溝通，不利于塑造企業(yè)文化，也難以培養(yǎng)員工的歸屬感。②干擾挑戰(zhàn)。不同于只有工作、領(lǐng)導(dǎo)和同事的辦公室辦公，遠程辦公由于缺乏工作氛圍，各種隨機事件較多，導(dǎo)致員工很難杜絕其他非工作因素的干擾。③隱私挑戰(zhàn)。當(dāng)員工把生活和工作放在相同的物理空間，其心理和時間在家庭和工作之間的界限就會變得更加模糊，員工的個人生活和隱私難免會受到不同程度的干擾和侵犯 （Basile & Beauregard，2016）。由于新生代員工自我意識較強，很注重保護個人隱私，當(dāng)管理人員對他們進行監(jiān)督時，員工的隱私權(quán)就難以保證，勢必會導(dǎo)致管理人員和員工的關(guān)系變得更加緊張。

三、遠程辦公的優(yōu)化策略

1.招聘/遴選高素質(zhì)員工。毫無疑問，高素質(zhì)員工是組織推行遠程辦公的先決條件之一，員工素養(yǎng)的高低將直接影響遠程辦公效果的好壞。鑒于此，組織可通過個性測試、情景模擬、評價中心等方式招聘高素質(zhì)的員工進入企業(yè)。在自愿的基礎(chǔ)上，盡量遴選那些誠信、自律、責(zé)任心高、積極主動的員工參加遠程辦公計劃。

2.加強對員工的監(jiān)督與管理。過往諸多事實表明，高科技企業(yè)似乎更適合實施遠程辦公。為了提高遠程辦公的效率，避免可能會出現(xiàn)的各種問題，組織需要不斷引進和更新各種高科技，通過面部識別簽到、工作視頻直播、遠程實時監(jiān)控等各種視頻、文本和辦公軟件，加強對遠程辦公人員的線上監(jiān)督和管理。

3.定期召開正式和非正式會議。定期召開正式和非正式會議，有利于工作的安排與管理，對加強員工情感聯(lián)系，消除由此所產(chǎn)生的孤立感、排斥感也非常有幫助。實踐中，組織可每隔固定時間到單位召開工作例會。另外，利用周末、節(jié)假日組織各種聯(lián)誼活動，強化員工的情感紐帶，減少職場邊緣化現(xiàn)象，提升員工對組織的認同感和歸屬感。

4.營造相互信任的組織文化。組織文化是一種行為場，規(guī)范和約束著員工行為。由于遠程辦公難以實現(xiàn)線下監(jiān)督，組織是否擁有一種相互信任的文化顯得至關(guān)重要。當(dāng)員工與同事、領(lǐng)導(dǎo)和組織之間彼此信任，個體的工作態(tài)度和工作效率已無關(guān)于何種工作方式。即便是遠程辦公，大家都會盡職盡責(zé)、相互配合，愿意為企業(yè)努力工作，多做貢獻。當(dāng)然，營造相互信任的組織文化，需要各級領(lǐng)導(dǎo)公正無偏、言行一致，充分發(fā)揮模范帶頭作用，做一個受人尊重的誠實型領(lǐng)導(dǎo)。

5.為工作設(shè)置固定的邊界。鑒于在家辦公會出現(xiàn)各種干擾，組織可在家中為員工構(gòu)建一個類似于常規(guī)辦公空間的區(qū)域，用以隔離家庭與工作事務(wù)。設(shè)置固定工作邊界需要組織投入一定的資源，比如在條件許可的情況下劃定一個獨立空間，配置必要的工作設(shè)施，要求員工在規(guī)定的時間內(nèi)完成工作。研究發(fā)現(xiàn)，為員工設(shè)置固定的工作生活邊界，可以有效避免非工作因素的影響，讓員工工作更專心，不僅可以提高遠程工作的工作效率，還能節(jié)約員工和企業(yè)雙方的時間。[基金信息： 河南省教育廳人文社科重點項目“多層次視角的倫理型領(lǐng)導(dǎo)對員工反生產(chǎn)行為的影響機制研究”（2016-zd-005）資助；河南省高等學(xué)校青年骨干教師資助計劃（2015GGJS-030）資助。]

（作者單位：河南大學(xué)商學(xué)院）