新時期檔案管理工作的優化策略探討

李文芬

摘要：檔案管理是企業日常管理不可或缺的重要部分，良好的檔案管理不僅能幫助企業管理者更好地了解企業過去、掌握企業現在以及規劃企業未來，還能幫助企業外部人員更好地對企業進行評估，為各項合作活動的開展提供依據。尤其是在新時期，各企業間的競爭越發激烈，檔案管理工作的重要性就更加突顯。故優化檔案管理策略，提高企業綜合競爭能力，是當前應首要解決的問題。本文就主要探討新時期檔案管理工作的優化策略。

關鍵詞：檔案管理；優化策略；水務局

檔案是對客觀事實的真實記錄，具備法律意義和憑證意義，對水務局而言，檔案管理工作承擔著“傳輸信息”的職責，具備依附性、階段性、封閉性等特點。在新時期，水務局工作面臨著很多機遇和挑戰，要準確把握機遇、戰勝挑戰，除了依靠自身的管理能力和人員水平外，還需要完善的檔案管理工作作支撐。而要確保檔案管理工作的完善，就要不斷優化檔案管理工作策略。因此，探討新時期檔案管理工作的優化策略極具現實意義。

一、水務局檔案管理特點

水務局屬于政府的水行政主管部門，主要負責水利工程建設管理、防汛抗旱、水資源管理等工作。水務局檔案管理特點主要表現為兩點：一是周期長，就以水利工程建設為例，受技術、資金、施工條件等因素的影響，水利工程從初始規劃到竣工驗收，周期為幾年到幾十年不等，有的工程還可能受地質條件影響，需要重新規劃設計，這無疑就使得建設周期更長了。二是檔案種類繁多，水務局涉及的檔案種類繁多，單水利工程而言就包含了現場勘察、測量、規劃、設計方案等環節的檔案資料，再加上防汛抗旱、水資源管理等工作形成的檔案資料，不僅形成的檔案種類繁多，數量也是極其龐大的[1]。

近幾年來，水利工程的建設、各地洪澇災害的發生、水資源短缺等使得水務局不得不面臨更多的工作壓力，需要解決的問題和難題也層出不窮，同時形成的檔案資料也越發多元化，數量也越來越多。加之，水務局檔案管理工作本就存在不足之處，因此，水務局有必要積極探索檔案管理工作的優化策略，確保檔案管理工作能順利、高效開展，能夠為水務局各項工作的開展提供可靠、真實、完整的信息支撐。

二、新時期水務局檔案管理工作優化策略

1.優化檔案管理意識。良好的檔案管理意識是開展檔案管理工作的前提。水務局一方面應優化檔案部門工作人員的檔案管理意識，讓他們明確自身崗位職責，全身心投入到檔案管理工作中，做好檔案管理工作的整體規劃；另一方面應優化其他部門人員的檔案管理意識，讓他們認識到檔案管理工作并不只是檔案管理部門的責任，而是需要大家共同努力和相互配合的，促使他們積極參與檔案管理工作。只有雙管齊下，才能真正創建一個完善的檔案管理網絡，才能為檔案管理工作的后續開展奠定堅實基礎。

2.優化檔案管理制度。完善的制度是檔案管理工作的保護屏障。水務局有必要結合實際工作和檔案管理需求，優化檔案管理制度，提高檔案管理工作的效率。具體而言，在設置內部管理機構時，有必要強調檔案管理部門的獨立性，給檔案管理部門提供足夠資源；在內部管理時，檔案管理部門也必須嚴格進行自我監督，完善并落實檔案歸檔制度、整理制度、崗位人員責任制度、考核制度、檔案保管制度、借閱制度、保密制度等相關制度。只有這樣，才能確保優化的檔案管理制度能真正發揮作用，進而確保任何一項檔案管理工作的開展都能有相應的制度作支撐。

3.優化檔案管理人員。即便在新時期各行各業在檔案管理工作方面都或多或少融入了信息化技術和設備，大大提升了檔案管理工作的便捷性，但歸根究底信息化技術的使用及設備的操作還是要依靠人。因此，檔案管理人員的優化是檔案管理工作質量的重要保障。具體而言，檔案管理人員必須明確檔案管理工作的重要性，不斷警示自己要實事求是、盡職盡責；熟練掌握部門職責、規章制度、檔案分類標準等；積極參與相關培訓，不斷提高自身專業知識、技能和素養；敢于正視自身不足，不斷學習和改進。此外，水務局還可定期對檔案管理人員進行考核，通過者才能繼續從事原崗位工作，確保檔案管理隊伍整體質量。

4.優化檔案管理設施。在新時期水務局必須不斷優化檔案管理設施設備才能滿足檔案管理工作需求。如檔案管理室應避免陽光直射，若需人工照明也應使用防爆燈，以免長時間用電造成火災；檔案管理部門應配備專門的庫房、閱覽室和辦公區，同時安裝必須的設備與器具；相關區域必須定期清潔打掃，保持干燥整潔；定期檢查和維護設施設備，及時修理或更換損壞零件或設備等。此外，檔案管理室的濕度、溫度、通風也應有所保障，做好通風措施，溫度應控制在14-24℃，濕度應控制在45-60%，最好安裝濕度測量儀器，以便實時掌握檔案管理室的濕度變化，及時做好調節[2]。

5.優化檔案管理模式。在新時期信息網絡技術的迅猛發展促使各行各業的檔案管理工作都逐漸步入信息化建設軌道，水務局檔案管理工作也不例外。要優化檔案管理模式，實現信息化建設，首先必須認清電子檔案管理的發展趨勢；然后著重培養和引進信息化管理人才，以及信息化設備的購進，但在此階段必須確保檔案資料的保密和安全工作到位，防止資料外泄、損壞等，尤其要做好電子資料的安全工作，如設置登錄密碼、安裝防火墻、定期殺毒等；最后要緊密結合實際情況和需求，及時更新檔案資料，提高檔案資料的利用率，確保檔案資料能更好地為水務局工作的開展提供服務[3]。

三、結語

綜上所述，在新時期水務局檔案管理工作面臨著諸多問題和挑戰，同時也面臨著很多發展機遇，要抓住機遇、解決問題、戰勝挑戰，就必須不斷優化檔案管理策略。本文主要從檔案管理意識、檔案管理制度、檔案管理人員、檔案管理設施和檔案管理模式五方面展開了論述。但在具體檔案管理工作中，還應結合實際情況和需求選擇相應的優化板塊，這樣才能確保優化后能對檔案管理工作產生積極作用，避免做無用功。

參考文獻：

[1]孫利文.分析檔案管理工作中的疑難點及優化策略[J].才智，2014（05）：337-337

[2]羅偉玲.水利工程檔案管理工作的優化措施[J].經營管理者，2015（20）：267-267

[3]李萬剛.新時期實業單位檔案管理工作的優化策略[J].辦公室業務，2017（04）：101-101.endprint