基于系統分析的圖書檔案一體化管理的理性研究

徐亞華

摘要：近年來，有關圖書檔案一體化管理的研究逐漸增多，但是也僅僅是停留在理論階段，尚未形成實踐探索。基于這種情況，本文從系統分析角度，對圖書檔案一體化管理進行了理性研究，從而對一體化管理實現的可行性進行了深入剖析，進而幫助人們對該問題產生更加理性的認知。

關鍵詞：系統分析；圖書檔案；一體化管理；理性研究

引言：

早在上世紀70年代，圖書和檔案資源的共享建議就被人們所提出。在國內信息資源管理界，也不斷有學者提出應實現圖書檔案一體化管理。但一直以來，并未有機構或學者真正進行圖書檔案一體化管理的實踐研究，從而引發了人們對圖書檔案一體化管理思路的質疑。因此，相關人員還應從系統分析角度對圖書檔案一體化管理展開理性研究，以便更好的認識這一問題。

1基于系統分析的圖書檔案一體化管理的目的

想要對圖書檔案的一體化管理進行理性分析和思考，還要明確實現一體化管理的目的。從本質上來講，一體化就是通過某種方式將原本相互獨立的體系合成一體，從而利用統一體系完成類似的不同管理要素的管理。在管理體系中，不同的管理要素就是不同的事物，各自為整體活動。所以，實現一體化管理的目的，就是對各種管理要素進行整合優化，以實現要素的互補完善，進而使各種要素的管理效率得到提高[1]。因此，實現圖書檔案的一體化管理，最終是為了實現圖書檔案資源的整合和互補，并提高檔案資源的利用效率和降低資源的管理成本，進而使圖書檔案管理事業獲得更好的發展。

2基于系統分析的圖書檔案一體化管理的形成分析

2.1一體化管理形成的框架

想要實現圖書檔案的一體化管理，就要明確其形成框架。由一體化管理的目的可知，其需要利用統一管理體系完成類似的不同管理要素的管理，所以其形成框架中包含較多管理要素，這些要素具有類似性，但是也具有差異性。類似性的存在，能夠為一體化管理的實現提供基本條件。而差異性的存在，則將阻礙一體化管理的實現。所以，能否實現一體化管理，還要看類似性產生的正向影響是否能夠超出差異性帶來的負面影響。

2.2類似性的影響分析

從有關圖書檔案一體化管理的研究情況來看，學者們之所以認為一體化管理將成為圖書檔案管理的必然發展趨勢，主要是由于圖書管理和檔案管理存在四方面的類似性。首先，圖書和檔案都是用于進行信息的記錄和傳遞，在古代擁有相同的意思。同時，圖書和檔案都具有載體性和知識性，擁有相似的服務對象。其次，圖書和檔案擁有相似的管理方法，即都要經過信息采集、加工和整理才能進行信息的提供。在為人類服務的過程中，則要進行圖書檔案分類、編目和標引，所以在管理上具有一定的相似性。再者，盡管圖書和檔案有一定的差別，但是二者卻能實現資源共享和優勢互補。在一些條件下，即便檔案資料遭到損毀，卻能夠在圖書資源中完成損毀內容的查找。而針對檔案存在的不足，也可以通過查閱圖書進行彌補。所以，圖書和檔案能夠實現互補和完善。此外，也有學者認為，正是由于圖書和檔案有些信息并未實現共享，所以才應該實現一體化管理，繼而獲得更好的信息記錄和傳遞效果。最后，不少學者認為，圖書檔案的一體化管理已經迎來了時代性的機遇。在當前網絡技術取得迅速發展的情況下，完全可以依托網絡這一平臺實現圖書和檔案資料的共享共建[2]。在這樣的技術平臺上，通過構建相應的組織機構，并建立相應的法規制度，則能使圖書和檔案在數據和格式上的差異得到消除，進而實現圖書檔案的一體化管理。

2.3差異性的影響分析

圖書和檔案作為原本相互獨立的事物，必將存在一定的差異性。首先，圖書是原始記錄經過加工升華得到資料，檔案則是原始記錄和部分系統知識。其次，圖書來源于市場，具有可替代性和互補性，僅能起到一定的參考作用。而檔案來源于實際生產，具有唯一性和憑證性，所以參考性較強。此外，一些檔案資料具有較強保密性和隱私性。所以，檔案多數是面向部門、機構，只有少數能夠公開，具有情報價值和行政價值。圖書則能面向大眾，僅具有情報價值，可以被取代。再者，圖書和檔案的管理也存在較大的差異。在分類上，圖書獎根據文獻分類學理論進行統一分類，擁有固定分類體系結構。檔案資料則具有無規律可循的特點，很難利用一種方法進行分類，所以無法進行統一分類體系的構建。在著錄和標引上，圖書擁有統一標準格式，檔案則擁有多樣的格式和種類。在存儲環境方面，圖書講求人文精神的體現，通常要求環境擁有良好的采光和通風條件。而檔案則講求保密性和安全性，有水文、地質、消毒和防盜等要求。在服務方面，圖書管理要突出查準率和查全率，檔案則要進行隱私處理[3]。最后，圖書機構和檔案機構擁有不同的職能，前者主要為提供知識服務的職能，后者則擁有行政管理和檔案情報雙重職能。

2.4一體化管理影響的綜合分析

通過綜合分析可以發現，圖書和檔案盡管擁有相同的源頭，但是卻存在較大的差異性，從而導致二者在管理原則、方法和制度上都存在較大差異[4]。目前，圖書和檔案擁有的類似性管理要素實際并不是很多，擁有的差異性管理要素卻較多，所以難以形成互補。此外，檔案管理的政治色彩濃厚，所以在機構上難以實現整合發展，在技術標準和操作方面也難以進行協作。

結論：

通過理性的研究可以發現，在當前大環境下，人們較難實現圖書檔案的一體化管理，僅能對部分資源進行共享。但是，圖書檔案的一體化管理仍然是對有關行業發展的一種積極探索。相信隨著社會的發展和進步，圖書和檔案之間的差異性將會逐漸減少，從而為圖書檔案的一體化管理提供基礎條件。

參考文獻：

[1]馬迎秋. 基于醫院圖書檔案一體化管理的分析[J]. 人力資源管理，2014，12：237.

[2]劉肖肖. 論信息管理系統有效提高圖書檔案管理的路徑分析[J]. 辦公室業務，2012，15：116+118.

[3]翟永紅. 淺析圖書情報檔案一體化建設管理模式[J]. 中國科技投資，2012，33：13.

[4]蘇潔. 我國高校檔案、圖書及情報的一體化管理策略[J]. 企業改革與管理，2016，10：200.endprint