淺析新形勢下醫院會計檔案管理

文/王丹丹

淺析新形勢下醫院會計檔案管理

文/王丹丹

醫院會計檔案是財務工作中的所有的資料文件所形成的，需要財務人員對醫院經濟活動的記錄登記做到準、精、整，真實客觀反映一個醫院的運營發展情況。它既是財務管理的重要組成部分，又在醫院管理的研究考核中起到輔助參考作用。但如今在很多醫院的實際操作中，對會計檔案管理工作的重視度遠不及追求高醫療業務量經濟指標，沒有真正體現會計檔案的利用價值。

財政部部務會議、國家檔案局局務會議于2015年12月11日修訂通過的新版的《會計檔案管理辦法》（簡稱《新辦法》，下同）迎來了會計檔案管理的新里程。《新辦法》有許多調整的亮點所在，文章對日前醫院會計檔案管理中存在的問題結合出臺的《新辦法》提出一些改進建議。

1.目前醫院會計檔案的問題

會計檔案涵蓋了所有與財務相關的信息，整理裝訂、儲存歸檔、查閱翻看等工作均繁瑣枯燥，往往是周期長、流程多，且細致，其管理工作也需要專業的知識和規范的制度。《新辦法》與原辦法的區別所在之一是完善了會計檔案的定義范圍，特別是把電子檔案也納入其中，意味著迎來了會計檔案信息化時代。另外行政事業單位會計檔案的定期保管年限也進行了調整，分為10年和30年。而近年來，醫院會計檔案隨著醫院的發展，會計數檔案的量也逐年增長，不僅有門診住院收入原始憑證，還有現金銀行原始憑證及POS憑單等，一般三甲綜合性醫院均以10%以上的增長率增長，可見對會計檔案質和量的要求也隨醫院經濟增長而日漸顯現。目前現行的《新辦法》在很多醫院內還未真正得到應用普及，因此仍然存在以下幾方面的問題。

1.1 電子會計檔案還未納入醫院會計檔案的范圍

《新辦法》的最大亮點之一是對電子會計憑證的獲取、報銷、入賬、歸檔、保管等流程進行電子網絡化管理，電子檔案也同時具有法律上的效力，這將大大推動電子憑證的在線傳遞和線上應用。但實際工作中，很多醫院的會計檔案還是將全部電子會計檔案都打印成紙質材料進行歸檔，浪費人力和物力，既不環保又占用了寶貴的檔案空間。另一個問題就是財務軟件系統的操作手冊和登陸用戶名及密碼等信息都分散在不同人員的手上，而且此類信息基本觸手可及，無保密性可言，既沒有做到統一歸檔存儲，又不利于維護和查詢。

1.2 醫院會計檔案缺乏獨立檔案部門進行專業管理

一些醫院沒有特定的檔案部門對會計檔案進行歸檔管理，或者即使設立了獨立的檔案部門也是形同虛設。在法規規定的保管年限到期后，仍然存放在財務部未及時移交給本單位的檔案部，使得財務部門的存放空間日與緊張，另一方面，還要承擔其他部門查閱會計原始檔案的責任和風險，使得財務部門的壓力和責任更大。此次《新辦法》則是調整了會計檔案的定期保管期限，先由財務部門保管一年，而且不得超過三年，保管期滿應移交本單位的專門檔案部門統一進行分類管理保管。

1.3 醫院會計檔案的銷毀不及時

《新辦法》中增加了銷毀檔案的鑒定環節，對保存期滿已久的會計檔案通過單位規范化的流程進行鑒定，根據鑒定書進行一一銷毀。但實際操作過程中，卻有多數醫院對會計檔案的銷毀工作不太重視，寧愿花大量的勞力和物力來搬運已經失去保存價值的檔案，而不愿銷毀，存在寧愿保存也不清銷的現象。一方面是不敢擔責任怕由于疏忽誤銷，另一方面也是缺乏專業的檔案管理部門進行規范化的銷毀程序，最終導致毫無保存價值的會計檔案日積月累的占據了大量空間。

1.4 醫院會計檔案管理缺乏信息化的應用

怎樣把會計檔案轉換成有價值的信息資源是醫院上級領導和相關部門工作人員的重中之重，然而擺在面前的客觀現狀之一是很多醫院的會計檔案人員是財務人員，且身兼數職，具有財務知識但缺乏相關臨床醫學、檔案、信息的專業知識技能，因而醫院會計檔案的內在價值未能充分信息化。久而久之，檔案卻只保存地越積越多，卻無信息化的利用挖掘，利用率較低。

2 新形勢下醫院會計檔案管理的建議

2.1 深化醫院電子檔案的管理，保證電子會計檔案安全完整、真實規范

《新辦法》明確強調需要加強對電子檔案的管理，使真實的數據資料輸入安全的專用核算軟件，需要可靠的硬件和軟件設備來支持，最終使得電子檔案具有傳輸和存儲功能。為實現這一功能，一方面，不僅需要對電子數據的輸入、審核、授權進行嚴格把關；另一方面，對電子檔案也應進行定期備份，以防受人為破壞或者自然災害的影響。《新辦法》使得部分電子檔案取代紙質檔案，不僅僅為降低了醫院的耗材使用量，又節約了會計資料從打印、整理、裝訂歸檔的保管成本，這是節能減排綠色環保的另一種方式，何樂而不為？

2.2 設立獨立檔案部門，并配置專業人員對會計檔案分類管理

現階段，一些醫院雖有檔案部門，但檔案部門工作人員歸屬行政科室，工作范圍則側重于處理行政事務，并未發揮會計檔案的服務作用。而未設置獨立檔案部門的醫院，則應加快建立檔案部門以貫徹法規要求，為醫院經濟發展發揮推動作用。而具有專業技術能力的會計檔案管理人員，必須具備科學、服務、政治和文化相統一的業務素質。對醫院會計檔案能進行合理科學的分類管理，比如將會計檔案中POS單、出入院賬頁、各固定資產合同按類別分別歸類整理，做好標記，這樣可提升檔案的服務查詢效率。另一方面，對會計檔案人員的管理加以專業培訓，可通過思想素質和專業能力來展開，通過外出培訓和專業在職進修等多種形式來提高綜合素質，充分調動工作積極性，方可提高檔案管理工作的綜合能力。

2.3 加快建立醫院會計檔案鑒定銷毀制度

領會《新辦法》精神，完善鑒定銷毀的流程，才能有效推動銷毀工作的有序開展。醫院檔案部門應聯合財務部、審計等相關部門共同進行鑒定、監督、銷毀，電子檔案銷毀另需信息科參與并出具流程通知書，由其相關部門負責人簽字審核確認。會計檔案管理人員必須及時更新系統數據，對保管期限將屆滿的檔案進行備注分類，及時申請銷毀手續進行銷毀，以免疏忽致使檔案管理空間資源浪費。

2.4 加快醫院會計檔案信息化建設腳步

醫院會計檔案信息化是指將過去以紙質檔案管理轉換為電子檔案與紙質檔案相結合的形式，達到信息數字化、網絡化、清晰化的程度，確保資源共享，這也是醫院會計檔案管理模式的巨大改變。

會計檔案信息化不僅可以提升醫院服務質量，又是緩解醫患關系的一味良藥，更是增強醫院核心競爭力的一種方法。加強檔案信息化從完善服務設施，增加反饋、監督機制抓起，充分發揮信息化的聯網作用，在規范操作會計檔案錄入、統計工作的同時，完善共享信息資源的職能。例如：利用信息化技術，在門診及住院大廳設立查詢機，使各項診療價格更透明，對診療收費明細可通過醫院會計檔案信息平臺進行監督。醫患雙方在診療過程中存在嚴重的信息不對稱，使得醫患關系日與緊張，這也是醫療糾紛引發的原因之一。因此，信息化的會計檔案是會計檔案服務的新模式，使檔案更便捷、準確地展現在公眾及患者面前，對各部門的工作也起到點睛作用。

而醫院會計檔案信息化建設必須使醫院上級領導引起重視，制定符合自身醫院發展的會計檔案管理信息系統；并依據《會計法》和《新檔案辦法》的規范性要求，完善醫院信息化框架的制度，醫院各層員工、領導、病人和家屬對會計信息都具知情權，利用率的要求也將越來越高，使全社會對醫院信息檔案享受資源共享，是醫院會計檔案信息化建設的改革方向。

（作者單位：復旦大學附屬華山醫院北院）