淺議大數據時代背景下的檔案管理工作

劉洋

摘 要：檔案管理工作是社會穩定與進步的重要因素之一，尤其是不動產檔案管理與老百姓的日常生活息息相關。在大數據時代背景之下，檔案管理產生的變革以及如何提高檔案管理水平是當前檔案管理部門重點關注的問題。該文通過對大數據時代背景下檔案管理的積極影響以及檔案管理面臨的問題進行分析，闡釋了相關提高檔案管理水平的措施，以供相關研究人員參考。

關鍵詞：大數據時代 檔案管理 問題 措施

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）05（b）-0121-02

大數據時代下信息技術、網絡技術的快速發展為各領域的管理工作帶來很大影響，大數據時代背景之下檔案管理工作也面臨諸多機遇與挑戰。如何加強大數據對檔案管理的積極作用，改善檔案管理面臨的問題，提升檔案管理水平等值得大家認真思考與研究。

1 大數據對檔案管理產生的積極影響

1.1 大數據技術提高了檔案的保存質量

傳統的檔案管理對象主要是紙質資料，通常情況下，紙質檔案的抗風險能力比較差并且對保存環境的要求較高，一旦檔案存放地出現水災或火災等意外狀況，或者保存環境濕度較大時，紙質檔案因無法抵御環境的傷害，導致檔案的缺失或損壞。一般檔案尤其是不動產檔案，需要保存的期限較長，但是紙質檔案經過長時間的保存之后會出現字跡模糊、紙質老化等情況，影響檔案的查閱質量[1]。紙質檔案的保存問題在大數據時代得到有效的改進，通過大數據平臺對檔案信息進行數據的保存，在降低存放空間的基礎之上還可以有效提升檔案信息的保存質量以及保存時間。

1.2 大數據時代檔案管理成本降低，管理效率提升

大數據時代下，通過數據平臺或信息技術可以高效處理大量的信息數據，通過智能技術對數據進行收集整理和分配，大大提升了人工數據處理的效率。當前社會經濟的快速發展以及房地產行業的逐漸壯大，不動產檔案管理數據量逐漸增加，但是傳統紙質檔案存放的空間以及紙張的成本較高，加大了檔案管理的成本，而通過大數據對檔案數據的保存與處理，可以節約存放空間并節省信息載體的成本。

2 大數據時代檔案管理中面臨的問題

2.1 檔案信息的安全系數不高

大數據時代背景之下的檔案管理，尤其是不動產檔案管理已經逐漸完成了由紙質檔案向數據檔案的轉換，通過大數據信息技術，檔案管理中的信息更加集中，在一定程度上提升了檔案管理的效率，但是在大數據平臺之上信息的安全還存在一定風險。例如，在房屋管理領域對于不動產的檔案管理中，管理人員的流動性較大，管理單位注重管理人員的管理水平卻忽略了管理者的綜合素養，讓缺乏道德素養的管理者對房產信息進行管理，房主的檔案信息會存在一定風險，容易出現檔案信息外泄或信息被違規修改等問題，對社會穩定造成危害。

2.2 檔案管理人員的綜合能力不足

大數據時代對檔案管理人員的要求越來越高，但是目前仍存在很多管理人員對大數據的處理能力不足。大數據時代背景之下，多種信息技術的發展使得檔案管理更加多元化、專業化和信息化，多種檔案數據的處理需要通過計算機進行操作，并且在對檔案數據進行上傳、分類、總結等管理過程中需要有較為熟練的操作能力[2]。尤其是在不動產檔案管理中，檔案管理的任務量較大、數據較多、程序復雜，這就導致很多檔案管理人員由于技術的操作不熟練反而降低了檔案管理的效率。

由于我國不動產檔案管理的專業性要求較高并且檔案管理工作本身缺乏一定趣味性，對年輕人的吸引力不大，普遍存在管理者年齡偏大的現象。由于中年管理者對新事物的接受能力較弱，多年的工作導致其在管理中缺乏一定的創新意識，雖然大數據背景下為檔案管理提供多種創新與改革的動力，但是高新技術在不動產檔案管理中得不到有效的利用，無法發揮實際作用。

3 大數據時代下提高檔案管理水平的措施

3.1 大力加強檔案數據信息的安全性

大數據時代背景之下，通過多種信息技術或網絡技術進行的不動產檔案管理，在一定程度上為檔案管理部門提供了更為完善的數據信息，檔案的重要性不斷增強，但是檔案數據信息容易被泄露或篡改，因此，數據的安全性仍需要進行提高。

檔案管理部門應盡量減少管理人員的流動，在對管理人員進行招聘時，要注意對其品格修養的調查，在對管理人員進行培訓時加強對安全意識的強調，提高管理人員的安全意識。在對檔案數據通過移動硬盤進行傳輸過程中，要保證移動硬盤的安全性，防止將病毒傳入檔案管理系統的計算機中。將檔案信息進行上傳之后注意進行保存并盡量做好備份數據，防止數據的缺失。檔案管理者要加強對檔案管理安全系統的升級，保證安全系統能夠有效保護數據的安全。

3.2 加強對高素質、高水準的檔案管理人才的培養

在任何領域發展中，專業人才都是發展的關鍵因素，同樣，在檔案管理中，專業人才的培養是提升檔案管理水平的重要環節。在不動產檔案管理部門，應定期對管理者進行技能的培訓，邀請在房地產領域內專業的檔案管理人才對管理者進行技術的指導與交流；通過建立獎勵制度等方式，鼓勵管理者提升自身的管理能力和系統操作能力；管理部門還可以積極從外界聘請專業的高素質人才進行檔案管理，在提升管理效率的同時，帶動其他管理者的技能水平。

由于年輕人的敏銳性以及很強的接受能力，他們對先進理論以及技術能夠更快理解和接受，因此，要不斷加強檔案管理者中年輕力量的培養。在社會中要加大對檔案管理工作的重視，增強年輕人對檔案管理工作的興趣。不動產管理部門還可以加強與高校或培訓機構的合作，不斷引入專業的高素質人才。

3.3 建立健全大數據時代下檔案管理的制度

大數據時代背景之下的檔案管理有了更大的發展空間，但是管理人員以及數據信息的安全方面也存在很大的問題。大數據改革創新了檔案管理工作的形式，但是由于規章制度的不完善，導致檔案管理中責任和義務的錯亂，降低了檔案管理的效率，因此，建立健全檔案管理制度是促進檔案管理發展的關鍵[3]。

在不動產檔案管理中，管理部門應積極建立健全信息準入制度以及監督管理制度等，依據制度進行責任分配與管理。通過信息準入制度，相關管理人員能夠更加明確信息的重要性以及該信息是否具有可利用性，進而能夠在很大程度上減少管理者的工作壓力。相關的責任制度可以對管理者進行詳細的責任與義務分工，防止出現檔案管理者工作混亂的情況，還在出現問題之后可以對相關責任人進行調查，加強檔案管理者的責任心以及職業素養。監督管理制度可以對檔案管理者進行監督，減少檔案管理工作人員的不作為或失職行為的出現，對數據保護以及提高工作效率具有積極作用。

4 結語

綜上所述，大數據時代背景之下，檔案管理工作有了很大的改革與創新，多種先進的科學技術對提高檔案管理工作效率、降低管理成本、提高檔案管理質量等多方面提供助力。但是在大數據時代之下檔案管理仍面臨很多問題。因此，相關管理人員必須要對相關問題進行分析，通過提高信息安全系數、培養專業人才、建立健全相關制度等多種措施提高檔案管理的水平，促進檔案管理工作的良好發展。

參考文獻

[1] 劉爽.論檔案工作如何跟上大數據時代步伐[J].辦公室業務，2017（3）：63-64.

[2] 侯麗娟.基于大數據時代背景下的檔案管理工作分析[J].人才資源開發，2016（20）：136.

[3] 陳海英.大數據時代背景下高校檔案管理模式的變革和優化[J].遼寧經濟，2017（1）：59-61.