檔案數字化管理體系建設問題分析

喬治

摘 要：在國家經濟持續發展的今天，信息技術水平也在不斷提升，傳統的檔案管理模式無法適應現階段的檔案管理需要，因此需要定時更新并優化相關的檔案管理標準，滿足不動產檔案管理工作對于檔案信息管理的高要求、嚴標準。該文將分析檔案數字化管理體系建設中遇到的具體問題，結合不動產檔案管理的現狀，總結檔案數字化管理體系構建的方式，嚴格落實信息化時代檔案管理的新制度。

關鍵詞：檔案數字化 管理體系 構建 問題

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）05（b）-0112-02

伴隨著信息技術的發展，各種高科技軟件不斷涌現出來，為了更好地實現智能化操作，提升日常的工作效率，需要結合現階段的信息技術，優化檔案管理的工作模式。信息技術的發展帶來了新變革，誕生出檔案數字化管理新模式。檔案數字化管理主要是通過文字、圖像、聲音和視頻等將紙質檔案資料掃描之后經編輯存儲于數據庫中。

1 檔案數字化管理體系建設的優勢分析

1.1 優化檔案管理程序

在信息化時代，信息數量呈現出不斷遞增的趨勢。檔案管理的工作量繁重，數字化檔案管理體系的構建可以保證信息收集傳遞渠道的方便快捷，同時還能及時存儲一系列的文件，在一定程度上提升歸檔整理的效率。另外，通過運用數字化檔案管理體系，能夠實現檔案信息的實時傳遞，從而實現對相關資料的遠程監管。

1.2 減少檔案成本投入

傳統的檔案管理工作就是由人工完成相關資料的整理歸檔，這樣的檔案管理模式需要耗費大量的成本費用，伴隨著信息量的逐漸增大，需要通過增加相應的辦公人員完成檔案的管理任務。在信息化時代，檔案數字化管理的實現，讓檔案的載體由紙質變成存儲盤及光盤等先進設備，從而節省了檔案管理費用，并且擴大了檔案信息的承載區域，在維持成本平衡的基礎上，提升了檔案管理的經濟效益。

1.3 方便檔案檢索查閱

檔案數字化管理模式的實現能夠及時改變傳統的人工紙質檔案管理，其相關資料的統計工作效率也呈現出大幅度的提升。檔案數字化管理配備了專門的數據庫及共享網絡平臺，方便工作人員及時查閱檢索。檔案資料管理的過程實現了智能化，大大提升了檔案資料的檢索效率并且逐漸拓寬了檢索范圍，更好地提升了檔案資料的利用率。

1.4 及時更新檔案資料

檔案數字化管理體系的構建能夠有效的提升檔案資料的整理歸檔速度，保證在全過程使用計算機處理信息數據資料，優化檔案資料信息系統的工作效率，完成各種檔案資料的及時上傳，大幅度提升檔案資料的時效性。

2 檔案數字化管理體系建設中的問題分析

2.1 不利于長期存取

不動產檔案最主要的就是實現長期存取。在科學技術飛速發展的今天，信息化手段的運用能夠直接作用于不動產檔案的長期存取。檔案數字化的實現就是在物質載體上加以記錄，從而保證物質載體的性能良好，如果存取的時間越長，則更有利于檔案管理工作的開展，反之則會阻礙檔案的整理存放，同時受到存儲物質載體的影響，無法發揮出存儲載體的穩定性保障其使用壽命。

2.2 信息易更改

不動產檔案具有特殊性質，體現出相應的法律價值。在傳統的檔案管理模式中，紙質檔案上的信息不容易改變，因此可以保證信息的完整，在法律上的效力極強。但是檔案數字化管理模式無法保證信息的完整，其中涉及到的詳細信息容易被更改，無法完整地保護原始檔案信息，法律價值也需要經過長時間的驗證，才能得到認可。

2.3 缺乏制度保障

檔案數字化管理體系的構建能夠更好地實現資源共享，同時需要建立在完善的制度保障基礎上。現階段，檔案數字化管理體系缺乏規范、統一的制度保障，同時也沒有固定的格式及規范標準，這在一定程度上影響了資源共享效率，無法實現信息資源的交換。

2.4 缺乏穩定性

傳統的檔案管理模式具有良好的穩定性，同時也能保證較長的保存期限。傳統的紙質檔案體現出可靠性特征，能夠在一定程度上確保信息資源的安全。檔案數字化管理主要依靠存儲載體等技術設備實現信息的保存，因此缺乏相應的穩定性，若是技術設備等存儲載體出現問題，則會直接影響到檔案資料的正常使用。

3 檔案數字化管理體系構建的措施

3.1 強化檔案管理部門基礎設施的建設

檔案數字化管理模式的實現需要基礎設施提供的可靠保障，同時還需要將軟件系統、網絡工程等內容作為檔案數字化管理體系建設的基礎性工作。應該不斷完善硬件設施的建設，確保適用的機房、計算機和辦公設備等，優化周邊的環境建設。依照不動產檔案管理的實際需要，選擇更加優質的專業軟件作為整個系統的管理軟件，搭建完善的網絡共享平臺。通過完善具體的軟硬件系統設施建設，確保檔案數字化管理工作的嚴格落實。

3.2 構建規范標準的檔案數字化管理系統

在系統的設計中，需要綜合分析檔案專業管理要求，明確相關模塊的設計意圖，特別是檔案管理的各項職能都應充分體現出來，如檔案資料的歸檔整理、組卷編目等功能。檔案數字化管理系統模塊的設計過程，需要綜合分析檔案資料的文件管理及檔案目錄等，確保各個功能模塊的設計符合實際需要。針對資料信息的管理，應該設置好輸入、查詢等模式，方便檔案資料的及時檢索與更新。

3.3 加強檔案數字化管理體系的安全管理

檔案數字化管理體系需要引入大量的檔案信息資料，并且將其置于數據庫和網絡共享平臺上，所以檔案資料的管理存在著諸多風險，需要加強相應的保護措施。對于十分重要的信息，應該采取多次備份處理的方式，在不同的存儲設備中對資料加以保存。也需要重視檔案數字化管理體系的防護措施，通過安裝相應的安全防護軟件，設置好相關的防火墻，避免因病毒和木馬程序的侵入，造成數據庫的信息泄露。

3.4 提升檔案管理人員的素質水平

在信息化時代，需要參與檔案數字化管理的工作人員掌握最基本的信息技術，同時提升自己的素質水平。為了更好地保證檔案管理工作的順利開展，在人才隊伍結構的設置上，需要選擇高水平、有涵養的業務人員，保證他們具備最專業的計算機操作技術，不斷優化人才結構的同時，建立起復合型人才隊伍。

4 結語

不動產檔案管理工作中使用數字化技術能夠優化整合傳統的檔案管理流程，擴大檔案資料的容量，降低相關的成本費用，提升檢索查閱的速度，對于創新檔案管理體制、推動檔案管理工作的進一步發展具有積極作用。

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