高職院校檔案管理工作中的保密原則

張曉靜

摘 要：當(dāng)前高職院校發(fā)展形勢要求其必須對檔案管理進(jìn)行水平的提升。至于當(dāng)前社會(huì)發(fā)展呈現(xiàn)的全新動(dòng)力，高職院校必須要對當(dāng)前發(fā)展進(jìn)行有效制度的整改，要增加教育水平和職能的建設(shè)，這樣才能夠讓院校實(shí)現(xiàn)更高成效的教學(xué)建設(shè)。但是，院校在進(jìn)行高質(zhì)量發(fā)展和建設(shè)過程中存在一些問題，其中開展檔案管理中保密性就是其中一項(xiàng)工作。為此，該文對當(dāng)前高職院校開展檔案管理這一工作中存在的問題進(jìn)行分析，并提出幾點(diǎn)解決措施，以期讓高職院校實(shí)現(xiàn)更高質(zhì)量的檔案管理。

關(guān)鍵詞：高職院校 檔案管理 保密原則

中圖分類號：G717.24 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）05（a）-0108-02

管理是一項(xiàng)具有重要性的教學(xué)工作，高職院校在進(jìn)行此項(xiàng)工作時(shí)一定要關(guān)注其保密性，必須要通過一些相應(yīng)措施讓保密性實(shí)現(xiàn)有效的保障。但是，一些院校在開展檔案管理這項(xiàng)工作時(shí)，沒有將其保密性進(jìn)行有效的重視，整體工作開展的重視度不夠，缺少整體管理和優(yōu)質(zhì)建設(shè)的意識，電子化的發(fā)展方式程度不夠高。基于這樣情況，高職院校必須對整體管理進(jìn)行有效的保密建設(shè)，這樣才能夠讓院校實(shí)現(xiàn)健康長久發(fā)展。

1 檔案管理在高職院校開展的職能分析

檔案是一項(xiàng)具有重要性和發(fā)展性的工作，也是各個(gè)單位實(shí)現(xiàn)人事管理的一項(xiàng)依據(jù)，它能夠?qū)挝凰尸F(xiàn)的歷史和各項(xiàng)工作開展的水平和歷程有著一定的參考意義。針對高職院校來說，開展檔案管理并不僅是一項(xiàng)行政工作[1]。同時(shí)也是對整體信息資源進(jìn)行有效開發(fā)和高質(zhì)量學(xué)術(shù)研究的一項(xiàng)資源，是校園資源實(shí)現(xiàn)有效交流以及整體信息實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)溝通的一種橋梁。

但是，基于高職院校具體管理情況，在對檔案進(jìn)行管理時(shí)所使用的手段和具體理念都存在一定滯后性，重視程度也不夠理想，這樣就導(dǎo)致整體檔案管理存在初級發(fā)展的情況。一些群體只是對檔案管理進(jìn)行淺層的認(rèn)知，如對文件進(jìn)行簡單收集、借閱或者是保存等。這個(gè)時(shí)候就不能夠讓檔案實(shí)現(xiàn)有效的資源保管和利用，也就無法對檔案開展中所需要的保密性進(jìn)行有效的履行。

2 高職在進(jìn)行檔案管理時(shí)保密性存在的一些發(fā)展問題

2.1 制度不夠高度健全

當(dāng)前是一個(gè)信息實(shí)現(xiàn)高度發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)高度強(qiáng)化的時(shí)代，檔案開展也面臨一種全新的挑戰(zhàn)，必須要針對當(dāng)前時(shí)代發(fā)展和具體的市場發(fā)展需求，對檔案工作進(jìn)行有效的制度改革。一些院校也基于這樣的情況，對檔案工作進(jìn)行一種信息化模式的轉(zhuǎn)變。但是在轉(zhuǎn)變過程中，基于信息化所呈現(xiàn)的一些特點(diǎn)，給整體管理呈現(xiàn)一些安全問題，其中保密性就是需要重點(diǎn)關(guān)注的一項(xiàng)環(huán)節(jié)。院校進(jìn)行檔案管理不僅是對學(xué)生隱私的一種保護(hù)，同時(shí)也是對學(xué)校發(fā)展中學(xué)術(shù)安全的一項(xiàng)措施保障[2]。但是高職院校在進(jìn)行檔案管理時(shí)，存在制度不夠高度健全問題。高職院校在進(jìn)行具體檔案管理時(shí)，并沒有將保密制度和院校保密工作進(jìn)行有效聯(lián)系，在具體管理過程中，未能根據(jù)當(dāng)前的法律規(guī)定對檔案進(jìn)行有效的管理。

2.2 管理人員開展檔案保密意識不強(qiáng)

高職在進(jìn)行檔案具體管理工作中，管理人員在思想觀念以及保密意識上整體的程度較低，未能夠以較高主觀性對檔案進(jìn)行保密管理和工作。有些人甚至認(rèn)為在當(dāng)前信息發(fā)展中，很難對檔案進(jìn)行保密，也就是說保密工作在檔案管理時(shí)可以進(jìn)行一定忽視。有一部分人員在開展管理過程中，因?yàn)樽陨韺σ恍┦挛锏恼J(rèn)知程度不夠，保密專業(yè)意識較少。同時(shí)也沒有對當(dāng)前的保密法律進(jìn)行有效鉆研，導(dǎo)致高職在進(jìn)行檔案管理時(shí)，人員的保密思想較低，這樣就會(huì)在很大層面出現(xiàn)檔案信息泄密的發(fā)展風(fēng)險(xiǎn)。

2.3 軟件建設(shè)存在滯后性

當(dāng)前時(shí)代的顯著發(fā)展特點(diǎn)是網(wǎng)絡(luò)化和信息實(shí)現(xiàn)高度化，這也使高職院校在進(jìn)行管理工作時(shí)，所要面臨的保密挑戰(zhàn)更加嚴(yán)峻。市面上檔案管理的軟件費(fèi)用太貴，導(dǎo)致一些院校就沒有利用發(fā)展和教育資金對其進(jìn)行購買。同時(shí)也基于這一種情況，院校在進(jìn)行保密工作建設(shè)時(shí)，沒有進(jìn)行有效的經(jīng)費(fèi)投入。所以就導(dǎo)致沒有專門的經(jīng)濟(jì)費(fèi)用來源，支撐高職開展保密工作硬件的建設(shè)。這兩種情況就導(dǎo)致院校在進(jìn)行管理時(shí)，整體保密工作開展軟件建設(shè)存在一定滯后性。

3 高職在進(jìn)行檔案工作時(shí)保密性原則構(gòu)建分析

3.1 開展法制和規(guī)范管理

上文中講到，高職院校在進(jìn)行保密工作時(shí)，整體的建設(shè)未能夠根據(jù)當(dāng)前的法律進(jìn)行有效的開展，整體制度建設(shè)性不夠。基于這樣的發(fā)展現(xiàn)狀，必須要對檔案進(jìn)行法制以及規(guī)范管理，應(yīng)該根據(jù)保密法進(jìn)行當(dāng)前的檔案管理，以信息化和具體的法治化為整體建設(shè)的基礎(chǔ)。可以說，信息化應(yīng)是當(dāng)前各個(gè)單位進(jìn)行檔案工作的一個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)，也是一項(xiàng)標(biāo)志。必須要在具體建設(shè)中，利用法律對管理和信息的程度進(jìn)行優(yōu)化和具體規(guī)范[3]。為此，高職院校在進(jìn)行此類工作時(shí)，必須要以制度化和法律化對整體保密性進(jìn)行有效保障。這樣才能夠讓檔案管理在具體工作中能夠?qū)崿F(xiàn)有法可依，進(jìn)而讓管理質(zhì)量實(shí)現(xiàn)有效增長，讓保密工作實(shí)現(xiàn)更高建設(shè)。

3.2 強(qiáng)化管理人員對保密性的認(rèn)知度

高職院校在進(jìn)行檔案管理中存在工作人員保密意識不夠強(qiáng)的問題，為此要對其進(jìn)行保密意識的培養(yǎng)和強(qiáng)化。最根本途徑是對管理人員進(jìn)行法制教育，加強(qiáng)他們對檔案保密工作開展重要性的認(rèn)知。此外，高職學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)也要對此項(xiàng)工作所呈現(xiàn)的保密意識進(jìn)行重要性以及工作開展復(fù)雜性的認(rèn)知，這樣才能夠讓保密工作實(shí)現(xiàn)有效開展。高職應(yīng)該對管理人員進(jìn)行保密法專題教育，讓他們對保密法進(jìn)行熟知，進(jìn)而提升他們的專業(yè)程度，讓管理人員知道如何在檔案管理中對法律進(jìn)行有效的維護(hù)，對自己的工作進(jìn)行高度履職。應(yīng)該以保密法這一項(xiàng)法規(guī)進(jìn)行整體檔案管理宣傳工作，在學(xué)校內(nèi)部開設(shè)相關(guān)的講座，加大保密工作開展宣傳。能夠讓管理人員對保密法進(jìn)行高度認(rèn)知和學(xué)習(xí)，讓他們在具體檔案管理工作中，增加保密意識和工作開展的有效性。

3.3 對涉密檔案進(jìn)行科學(xué)管理

保密法對檔案管理中進(jìn)行一定規(guī)定，例如涉及機(jī)密性較高管理時(shí)一定要建立專門的庫房，對門窗進(jìn)行有效加固并且要配置防盜門、滅火器等，這樣能夠讓涉密檔案進(jìn)行有效管理。高職院校在以往管理中對涉密檔案存在分散性，未能夠?qū)ι婷軝n案進(jìn)行有效管理，必須要針對這一問題進(jìn)行有效解決。此外，管理人員在進(jìn)行此類檔案管理時(shí)，一定要以較高敏銳性對整體檔案進(jìn)行有效的管理，避免出現(xiàn)泄密現(xiàn)象[4]。對這些檔案進(jìn)行管理時(shí)，一定要以詳細(xì)精準(zhǔn)度進(jìn)行開展，提升檔案管理工作開展的科學(xué)性。

此外，在開展檔案管理時(shí)，一定要構(gòu)建安全體系，通過安全體系讓整體檔案實(shí)現(xiàn)保密工作。首先在網(wǎng)絡(luò)方面進(jìn)行安全建設(shè)，通過網(wǎng)絡(luò)保密能夠阻斷一些來自網(wǎng)絡(luò)上的不安全威脅，以防火墻等形式對一些網(wǎng)絡(luò)威脅進(jìn)行有效阻攔，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)安全化。此外，高職院校要根據(jù)自身的情況，對檔案進(jìn)行硬件建設(shè)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理。最后在開展檔案管理時(shí)要做好審查這一項(xiàng)工作，通過審查能夠?qū)n案進(jìn)行有效的規(guī)劃和使用，讓保密工作能夠按照有序化進(jìn)行開展。

4 結(jié)語

高職在進(jìn)行檔案保密工作時(shí)，一定要按照相關(guān)原則以科學(xué)程度對整體問題進(jìn)行有效處理。通過軟硬件兩方面的建設(shè)，強(qiáng)化工作人員的保密意識，來讓整體保密工作實(shí)現(xiàn)有效開展。保密工作需要根據(jù)當(dāng)前法律建設(shè)為開展依據(jù)，管理者以較高法律意識和保密性原則對整體檔案進(jìn)行有效管理。管理人員在具體檔案管理中，一定要對違背保密意識的行為進(jìn)行杜絕，以高度責(zé)任感開展保密工作。通過這樣的模式，能夠讓高職實(shí)現(xiàn)更好的檔案管理，實(shí)現(xiàn)保密性建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

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