淺談紙質檔案管理與電子檔案管理的融合

童剛+李耀煒

【摘 要】隨著我國國民經濟的快速提升，人們對于檔案管理的意識也開始提升，傳統紙質檔案開始向電子檔案轉變，實現了信息多元化和多層次的發展。在我國部分省市對于紙質檔案管理與電子檔案管理融合就做的比較好，具有代表性的就是濟南，這是一個歷史文化悠久的城市，名勝古跡較多，各個企業部門都要加強對紙質檔案與電子檔案管理的融合，充分發揮檔案資源管理的最大價值，要能夠滿足檔案管理需求，提升檔案管理效率。

【關鍵詞】紙質檔案；電子檔案；濟南；管理；融合

一、紙質檔案與電子檔案的介紹

通常所說的紙質檔案其實早在我國古代就已經沿用，主要是為了紀念并保存一些資料和文化，紙質檔案的流傳為后世對歷史文化的研究提供了巨大的幫助。而電子檔案則是將紙質檔案中的內容轉換為電子文件，可以將電子文件存儲到光盤或磁帶中，這樣就可以減少對紙質資源的使用，也可以便于保存，防止資料的丟失。

紙質檔案的使用時間較長，主要具有保存時間長、容易識別、存儲方式直觀等特點，這是電子檔案無法替代的，但是紙質檔案也存在著諸多缺陷。電子檔案可以對資料信息進行自由轉換，以計算機技術為媒介，具有儲存信息容量大、載體多樣性、共享性的優點。

二、紙質檔案與電子檔案管理的共性和個性

（一）紙質檔案與電子檔案管理的共性分析

1.管理過程中都存在信息載體的壽命問題

傳統紙質檔案的載體主要是紙張，紙張容易受到外界因素的干擾，如果保存不當就容易造成檔案資料的損壞，想要延長紙質檔案的壽命，就必須要加強對紙質檔案保存環境的管控，要避免水分較多和氧化反應。而電子檔案的主要載體是磁性物質，屬于化學材料，容易受到磁場的干擾，磨損或卷曲后就會對資料信息造成損壞，這樣就將直接影響電子檔案的保存價值和讀取能力，減少電子檔案的壽命。

2.在管理上可以相互轉化

紙質檔案和電子檔案可以實現相互轉化，這樣就可以方便檔案的保存，首先，計算機中的電子檔案可以直接打印成紙質檔案，這樣就可以增強檔案資料的說服力，還可以反映檔案管理人員的職業精神。其次，將紙質檔案利用計算機技術，實現電子檔案的轉化，這樣就可以減少空間和地域的限制，能夠在網絡上傳輸檔案，實現對檔案資料的查閱。

三、紙質檔案與電子檔案管理的個性分析

（一）在分類、編目、歸檔等管理方式上的不同

通常情況下，紙質檔案的管理需要經過收集、分類、編目、歸檔等程序，將所有資料都排列整齊，然后進行統一管理。而電子檔案所需程序就較為簡潔，根本無須分類和編目，只需要借助計算機系統的強大功能，建立數據庫，實現對檔案資料的自動排序、處理工作。而且紙質檔案對于歸納時間要求較為嚴格，電子檔案可以在任何時間進行檔案的整理和歸納，工作人員只需要在計算機系統中輸入相關信息即可。

（二）在鑒定和利用方法上的不同

通常紙質檔案的鑒定時間較長，需要經過多道程序的審核和復審，最終要逐頁逐份進行價值鑒定。而電子檔案所需的鑒定時間較短，電子文件的生成時間較快，也容易對電子文件的信息進行修改。紙質檔案的利用主要是通過閱覽陳列等方式來實現，而電子檔案可以不受外界因素的干擾，擺脫時間和空間的限制，閱讀者可以在網絡上查閱資料，還可以復制檔案資料。

四、加快檔案信息資源開發，推進檔案數字化進程

（一）建立相對獨立又彼此聯系的兩套管理系統

由于傳統的紙質檔案管理模式與電子檔案管理模式存在很多差異，尤其是在收集時間和方式、存儲、利用等方面都有所不同，因此，檔案管理人員可以針對紙質檔案和電子檔案的特點建立兩套不同的管理體系，但是也要確保兩個管理系統之間要具有關聯性，要建立必要的連接通道，要能實現文件的轉換，內容的共享。例如，企業辦公過程中會有大量的資料，對于普通文件可以采取紙質檔案管理方式，而一些重要機密文件，就可以利用數字化技術對其進行檔案管理，在電子環境下將一些需要永久、長期保存和需要維護歸檔的電子檔案，及時從計算機上拷貝并輸出成紙質檔案作常規保存，繼續用傳統的文件形式來保持其原始性、證據性和權益性；或是把一些利用頻繁，需要傳輸、聯網的已開放的紙質檔案錄入，轉化為電子檔案，以滿足檔案信息資源共享的需要。

（二）實行檔案部門集中管理電子檔案

企業在檔案管理時，務必要建立專門的檔案管理部門，要制定健全的檔案管理制度，要實現對企業檔案的統一管理，從紙質檔案的收集到電子檔案的轉換，都需要嚴格按照國家相關檔案管理標準來執行，要確保檔案管理人員的專業技能水平達標，避免出現由于檔案管理人員操作不當導致檔案資料的丟失和破壞。同時還要加強紙質檔案與電子檔案之間的有機聯系，要對數字化檔案技術進行開發，企業要加強研發資金的投入，企業管理者要加強對檔案管理的重視，在企業內部實行檔案責任管理制度。

（三）擴大檔案信息資源的開放范圍

傳統檔案信息資源開放范圍難以適應檔案信息資源用戶日益增長的信息需求。這就要求對現有的檔案開放范圍做出相應的調整，以滿足社會公眾對檔案信息的需求。堅持在控制中開放的原則，盡量擴大檔案開放的范圍，擴大社會檔案信息知情權。同時，還要切實做好檔案的保密工作，正確處理好開放與保密的關系，以保障社會檔案信息資源正常、有效地開放。

（四）提高檔案管理人員的綜合素質

電子檔案管理技術既是檔案管理方法也是一種計算機技術的應用，它存在一定的技術含量，需要一個計算機和檔案管理基礎知識都比較扎實的專業人員，因此在進行電子檔案管理時，管理人員的素質和工作能力都有較高的要求。為了能夠更好的操作電子檔案管理系統，管理人員還需要有一定的外語基礎。

五、結束語

綜上所述，想要實現紙質檔案與電子檔案管理的融合，必須要對兩者之間的差異和關聯進行詳細了解，企業管理者要加強對檔案管理的重視，要培養專業的檔案管理人才，加強對數字化檔案的研發。

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