企業檔案信息化發展的影響因素及對策

李小玲

摘要：企業檔案信息化是企業以信息服務生產、生活資源的體現，是企業發展重要的戰略資源。我國目前企業檔案管理信息化雖然得到了迅速發展，但是還存在諸多問題，應進一步深入研究改進管理措施。筆者基于企業信息化發展影響因素，探討解決方略，為企業檔案信息化發展提供借鑒。

關鍵詞：企業檔案；信息化；發展；影響因素；策略

企業檔案管理是企業生產管理和經營管理的有機統一，是企業對國家、社會保有的最基本的價值資料，是企業開展日常工作，制定未來發展規劃的有機參考。我國信息化社會發展的新趨勢下，企業檔案管理工作的改革也迫在眉睫。盡管我國企業檔案信息化建設已初見成效并取得了較為滿意的效果，但是由于受諸多因素的制約，還必須采取有效的措施，對發展中的問題進行改進。

一、實現企業檔案信息化管理的現實意義

1.推進檔案信息化管理，是實現企業文檔辦公一體化的首選路徑。在當前全速發展下的二十一世紀，隨著以知識經濟為核心的互聯網信息時代的全面確立，信息化已經成為了社會發展的一個重要標志。作為企業后勤保障最核心的一個環節，檔案的管理工作也越來越關鍵。在這一時期，電子文件和網絡信息技術相繼出現并得到廣泛的應用，包括在企業生產、經營、管理、檔案文書處理等工作管理中，應用均越來越普遍，相應的技術服務體系也越來越完備。對于新時期的經濟環境下，企業要想謀求更好的生存和更進一步的發展，首要的就是創新變革，逐步建立完善企業管理制度，而實現檔案信息化管理，就是其中一個不可缺少的重要內容。通過企業各項制度的建立與完善，將檔案信息化工作，作為企業一項重要工作內容建設，從而最大限度的提升工作管理效率、降低企業運營成本，最終逐步推進企業檔案信息化管理及市場競爭力。

2.推進檔案信息化管理，是不斷提升企業行業市場競爭水平的重要途徑。在十二五期間，隨著經濟發展進入到新常態階段，對于社會各行業企業的轉型升級提出了新的挑戰，同時也為今后一段時期內的發展方向，指明了一些可循的道路。在當前全速發展下的互聯網信息時代，檔案信息化管理是企業需要著重考慮的核心性問題，因為它關乎著企業的生存和發展。比如在檔案管理工作層面，推進實現檔案信息化就可以很好的拓寬檔案工作服務范圍。因為檔案管理工作本身就是對信息資源的管理，而信息資源最寶貴的就是時效性，通過開發利用最新的具有社會價值的信息資源，才能更加高效的輔助企業的生產、管理、運營等市場活動的開展和順利完成。而傳統的一套檔案管理制度已經無法再適應高速發展下的新市場經濟環境。對此，通過促使著檔案管理從封閉走向開放，包括檔案信息資源的儲存、保管、采集、提供服務等等，均可實現最科學、合理的配置，最終為企業的生產管理與運營做出最佳、可行的參考依據。

二、企業檔案信息化發展影響因素

我國企業發展，經歷了從農業到工業，從工業到市場化的跨越式發展。在市場經濟發展的今天，信息化資源作為企業建設的核心組成部分，是信息時代檔案建設的新突破。煤炭企業檔案信息化系統平臺的搭建和業務操作規范缺乏必要的統籌能力，尤其是數據精度、數據存儲和技術參數規定等信息規劃不全。傳統檔案信息管理多為紙質媒介，不僅安全系數低，而且還需要大量的專業人才花費大量時間對信息進行紀錄保存。

1.制度化問題。企業檔案信息管理制度化包括：業務流程不規范、技術管理不詳盡、專業人才的匱乏。以煤炭建設公司為例，由于部門人力資源分配不均，致使信息管理工作效率底下，對行業內事物的處理能力不高，業務流程在業內沒有形成統一的規范化標準，致使人員冗雜，缺乏必要的整合措施。

2.分類歸屬問題。目前檔案的信息化發展盡管注入了計算機應用技術，但是由于類目眾多，且數據庫容量有限，目錄檢索效率低下。文檔的一體化管理，缺乏必要的組織結構和職能聯合進行有效解決。

3.職能定位問題。煤炭企業信息化管理人才多為在職職工，很多時候，缺乏對檔案價值認識的歸屬，相關的鑒定與分析工作與專業領域脫軌現象嚴重。

4.企業自身問題。除了企業領導對檔案信息化管理工作不重視外，還缺乏每年必要的經費支持檔案信息化管理工作。企業由于認識上的局限性，很多時候都是兼職管理，盡管耗費了大量時間，但是仍然不能滿足信息化發展需求。

三、企業檔案信息化發展策略

企業在提高自身生產經營能力的基礎上，還要正確認識檔案信息化管理的重要性，企業可以積極吸取國內外檔案信息化管理的有效經驗，從而提高自身的檔案管理能力。通過對企業檔案信息化發展影響因素的研究分析，可以看出我國大多數企業在檔案信息化管理方面，還存在或多或少的問題，因此不斷加強和完善企業檔案信息化管理是每個企業管理者都應該關注和重視的問題，為了促進企業檔案信息化的可持續發展，筆者提出以下幾點對策：

1.管理體制創新。企業主管部門要加大對檔案信息人才的培養，組建符合管理體制的信息化管理團隊，提高檔案信息管理效率。企業的信息檔案工作要協調到ISO900O體系認證上，以便企業的各項管理流程工作能夠與國際接軌。另外，我國的檔案信息的建設相應的標準規范欠缺。就我國現在情況，不遵守相應制度的行為已經對檔案信息的數字化進程產生了不小的障礙。因此，制定相應標準、規范、法規，館藏檔案數字化和電子文件接收，都應該堅持所制定的規范性原則。企業各個部門之間應加強交流協作的精神以及信息資源的共享手段。各個部門之間實現無成本的即時的信息交流，會大大加快企業檔案數字化的進程，提高管理軟件的通用性。

2.加強信息化軟件。企業檔案信息管理，要實現檔案信息化的發展，必須對數據庫和管理系統進行改進，應用最新軟件，實時更新數據，加強對信息管理人才培訓，增加他們素質。除了應用必要的信息管理工具外，還要進行流程化管理制度和管理對象思維方式創新。

3.合理定位。以信息化管理專業人才，將信息化工作列入日程，實現自動化管理。將檔案管理工作系統到企業發展目標上來。按照企業檔案信息管理需要，將檔案信息員、專業計算機人員和復合型檔案信息人才統一到檔案管理上來。方便他們按照國家政策法規行事，為企業重大決策服務。

4.注重企業自身建設。企業信息化建設。離不開企業自身建設。加大對檔案信息管理工作的資金支持，加強檔案信息化管理的基礎軟件設施，對企業這開放性的環境來說，信息化水平起著尤為重要的作用。它要求企業樹立正確的檔案管理意識，加強自身建設。要求企業檔案信息人員不僅要參與到企業各項工程中去，還要運用自己的專業知識和技能，適應企業發展對復合型檔案信息管理人才的需求。企業要實現信息化帶動工業化戰略需求，必須切實做好信息化檔案管理工作。應用最新數據軟件，提升現代管理技術和方法，讓企業發展與時俱進，應用機制創新改革，做好各項規劃事宜，將檔案信息網絡服務統一到企業經濟建設上來，為實現全息化企業管理模式，整合企業資源，服務企業各項工作。

5.保證檔案信息的安全。檔案信息化管理不能忽視信息安全問題，第一是軟硬件，存貯介質的可靠性，如光盤，硬盤；軟件系統的安全性與否。第二是管理方面的安全，即檔案信息通過不同方式被外界獲取等。前一種問題主要通過技術手段來解決，例如設計檔案管理系統時充分考慮到系統的安全性，把它作為一個重要的指標，光盤備份異地存放等。后一種安全問題不僅要靠技術手段，還要依靠完備的規章制度和檔案管理人員的責任心和防范意識，嚴格執行企業的規章制度，避免因檔案管理人員失誤而導致機密信息的泄漏。

6.創新。以創新促發展，是企業檔案管理信息化發展的必由之路。從戰略角度對檔案信息化建設進行研究，并初步建立發展模型。經過對檔案信息化發展管理制約因素進行分析，對知識管理中的目標定位有了基本思路。建立企業檔案信息化測評體系，綜合國內外先進研究成果，構建企業信息化建設服務平臺。對已有企業的、檔案信息化建設成果數據進行創新。

四、結束語

科技日新月異，信息化建設也在不斷前行，它早已發展成為現代社會檔案管理發展的主流，而檔案作為重要的信息資料，其信息化的建設也成當今社會發展的必然趨勢。企業檔案信息化管理工作，受制度化、分類歸屬、職能定位和企業自身制約，在發展中，只有遵循企業自身發展規律，結合自身特點，不斷創新和改革發展路徑，正視制約因素對發展造成的影響，才能實現檔案管理的科學化水平，實現專業化檔案信息管理促進企業信息化迅速發展的創新路徑，適應時代前進的步伐。