分析如何實現銀行檔案集約化管理

徐海燕

【摘 要】 隨著中國銀行業務不斷的快速發展，銀行檔案的管理工作也出現了一些或大或小的問題，除了沒有科學管理檔案、對職責分配不明確、管理流程不順暢、檔案庫房尚未達到安全標準之外，還存在由檔案數量激增導致的檔案庫容緊張，一定程度上增加管理和存儲成本等問題。因此，推行銀行檔案集約化管理工作迫在眉睫，本文將對如何實現銀行檔案集約化管理進行分析，并總結提出相應幾點策略及措施，希望對各位銀行檔案管理工作人員有所幫助。

【關鍵詞】 銀行檔案 集約化 管理

在實行銀行檔案集約化之前，為了加強內控防范風險，銀行需要將主要業務的檔案都建立相關制度規范，并且要求從分散化的檔案管理模式慢慢向專人管理專庫分設檔案室的模式發展。各個業務部門不僅要管理好相關檔案，還要對對應業務線的檔案管理負責指導和檢查。通過對管理機制及其流程來看，可以發現存在各條業務線多頭指導、各自為政的情況，綜合檔案室沒有充分發揮其統籌管理的作用。從管理的成本角度進行分析，以條線實施小集中進行檔案管理會在一定程度上浪費或重復配置資源，這種做法明顯不夠經濟。因此，要實現真正意義上的檔案大集中管理，要求管理層高度重視檔案管理工作，并且還需要人力資源部門對流程整合和機構、人員配置方面的問題給予一定幫助，還有財務管理部門應該確保集約化所需庫房等硬件設施的經費支持，以上所述都是銀行檔案實現集約化管理的基本要求，下文將對銀行如何實現檔案集約化管理的目標提出幾點建議：

一、對如何實現銀行檔案集約化管理進行相關分析

（一）因地制宜，從實際出發

為了豐富檔案集約化管理的內涵，在不斷深化對集約化管理的認識和實踐下，逐步地將集約化管理發展成一項系統性的工程。中國銀行在十多年前早已嘗試開展這項工作，其旗下一家分行在2004年便成立了檔案管理中心，將包含主要業務檔案在內的各類檔案全部實施集中保管的方案，在制定了相應的規避風險制度的同時，對庫房安保人員的管理也制定了相關策略。該分行的管理模式和做法得到了一定的認可，但由于各單位的資源配置方面的條件有所不同，檔案管理的水平也各有差異，無法采取統一的管理模式，只能夠自上而下地進行分類規劃并指導，注重因地制宜，從實際出發[1]。積極倡導各行不斷探索、大膽實踐，努力尋找出合適的集約化管理模式。

（二）調解矛盾，統籌規劃

在銀行檔案種類越來越豐富的情況下，其中幾類主要業務檔案先后被歸入全行規范管理的范圍，形成了一個部門牽頭管理檔案的模式，不再是由單一部門主導，而是多個業務部門共同管理的復雜局面。在實現集約化的目標指引下，科學合理對各部門進行分工是十分必要的，還應該健全溝通協調機制，保證在政令一致和暢通的情況下工作。此外，檔案化的管理還要注意避免本位主義，努力突破條線限制，對全局統籌規劃、并且將時效性低、簡單的檔案資料整合納入電子化管理。

（三）集約高效，簡約高能

允許分行采取不同的實施模式，這就要求在集約的管理基礎上為各分行提供多種備選方案，讓分行根據各行具體情況進行集約化管理。例如，可以建立不同區域共享的檔案中心，讓毗鄰的分行可以共同享用，這在一定程度上降低了庫房在使用前期時空置的成本；還可以推行“一城一庫”的管理模式，合理規劃，同城集中；還可以選擇專租賃業化庫房或是外包整個檔案管理服務；還可以根據檔案的種類對庫房和裝具的類型進行合理安排，比如說預先做好數字化處理、調閱次數相對不多的檔案就可以選擇倉儲式庫房，若是跳躍較為頻繁的檔案采用密集柜則更為妥帖。以上所述管理模式，皆以“集約高效、簡約高能”為目標，為持續提高檔案集約化管理的水平而努力。

二、集約化管理的具體內容與實施重點

（一）以中國銀行為榜樣，做到“應歸盡歸”

檔案管理的覆蓋面積應該包括銀行各項業務一切有保存價值的文件資料，保證重要檔案的“應歸盡歸” [2]。在中國銀行《檔案分類規則》中，對于檔案分類和歸檔要求都有明確的規范，并對集約化收集和管理工作的范圍也有詳細的介紹。因此，各行可以以中國銀行為榜樣，爭取對稱和同步其各項經營活動和業務發展所產生的信息。

（二）完善檔案集約化管理模式和構架

明確集約化管理的職能，健全相關機構，對管理流程有一定的了解，建立并完善檔案集約化管理模式與構架。現階段二級分行以下已經開始不設檔案管理單位，這是檔案管理構架逐漸扁平化的結果。因此，對于各一級、二級分行在不同階段分步驟實現全部集中管理檔案實體的目標給予鼓勵，條件相對較好的分行可以施行“人隨檔案走”的管理方針，對各業務分檔案室的職能和相關人員進行整合，并設置檔案管理中心，對于所有檔案進行集中、專業、規范的管理。這樣一來，不僅可以減少管理層級，還能夠對風險進行有效防控，并且很大程度上提高了管理效率。

結束語z6

在推進檔案集約化管理的進程中，要充分發揮其專業、集中、仔細的管理優勢，在優化資源配置的同時，爭取降低成本，從而實現提高管理效能的目的。所以，推進檔案管理的集約化也可以說是貫徹落實“科學發展觀”，只有這樣才能確保銀行檔案管理工作的可持續發展，真正為提高銀行核心競爭力做出一定貢獻。

【參考文獻】

[1] 王琳.淺談農商銀行檔案管理工作的內在價值功能[J].卷宗，2016，6（6）：22.

[2] 李小莉.郵儲銀行檔案管理的問題與對策[J].中國電子商務，2014，10（5）：191.

[3] 牛娟娟.淺談商業銀行檔案管理[J].大陸橋視野，2015，7（12）：56-57.