談加強婦幼保健院檔案管理的重要意義

王歡玲

【中圖分類號】R197.3 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-6851（2017）05--02

業務單位的大難管理一直是薄弱環節，也正因為對檔案管理工作的不重視，導致發生了許多人為的問題，給機關業務工作造成了很多困惑。國家檔案局于2006年12月、2011年11月、2012年12月分別出臺了8號令、9號令、10號令。8號令明確了《機關文件資料檔案范圍和文書檔案保管期限規定》，9號令明確了《各級各類檔案管收集檔案范圍的規定》，10號令明確了《企業文化材料歸檔范圍的規定》。三個號令分別對各級各類檔案管理都做了詳細規定，是促進經濟發展、維護社會穩定的重要組成部分。對實施檔案管理產生了很大影響。這標志著我國檔案管理工作進入了新的發展階段。

近年來尤其是三個號令發布以后我們人口和婦幼院在院領導的親自帶領下逐步從以前檔案工作的不被重視到現在院領導及全院職工的高度重視體現了檔案工作在業務工作中的重視程度。下面就本人結合實際談談我院分別做了以下幾方面工作：

一、在院領導的親自帶領下，全站職工擠時間認真學習國家檔案局出臺的8號令、9號令、10號令。在以往以醫療保健為主的婦幼保健院檔案工作長期不受重視，自國家發布三個號令之后，院領導開始認識到檔案工作的重要性，自己的工作做起來也順利多了。具體細則到以下內容：

1、加強檔案管理制度化，領導帶頭，分工明確，責任到人

近幾年我院領導非常重視檔案工作，院領導親自帶頭，專門成立了以院領導主持的檔案管理領導組，具體制定了《檔案管理制度》、《檔案室工作人員崗位責任制》、《檔案資料查閱制度》、《歸檔范圍及保管期限表》、《安全與消防制度》等一系列管理制度。責任到人，分工明確。以婦幼保健院副院長兼職檔案室主任，專職檔案員具體負責，各科室相互配合，積極完成各自的工作任務。

2、轉變觀念加強對檔案管理工作從認識到系統學習和對檔案管理人員整體素質的提高

從自身來講，從2000年領導讓我接手檔案管理工作的不情愿到現在對檔案工作的非常敬業，特別是自國家發布8號令、9號令、10號令之后，院領導更是認識到檔案工作的重要性和必要性。為確保上述三令檔案工作更好的貫徹實施，單位多次派專職檔案管理員外出學習，現場取經，參加省市各級業務學習培訓班，回來后再對各科室兼職人員進行培訓學習，并對工作中表現好的進行表彰和獎勵，極大的調動了職工的工作積極性。

二、認真貫徹執行國家檔案局發布實施的8號令

1、自8號令發布施行起，在站領導的親自帶領下分別開展了對本站檔案進行歸檔范圍和保管期限等工作的規范化、科學化管理。

（1）對站內主要檔案重新進行歸類、劃分。例如：設備儀器檔案、個人業務技術檔案、婚前檢查檔案、新生兒出生缺陷檔案、孕產婦系統管理檔案、有關婦女兒童保健的法律法規、上級單位及院內重要會議內容記錄等較以前進行了詳細的劃分。

（2）對全部檔案進行統一整理，保證了案卷的質量、安全性、完整性，對借閱文件，規定不允許與檔案員的監督下進行。對轉出轉入文件進行登記制冊，任何人不得據為己有或拒絕歸檔，切實做到了管理規范化。

2、認真改革體現檔案管理制度化，歸檔文件必須由檔案室管理員統一管理，不歸檔的另行保存。將原來單位劃分為“永久”、“長期”、“短期”，改為現在的“永久”與“定期”，并按年限區分保存分別為10年、30年。

3、以人為本的管理理念：凡是與個人利益有關的檔案，大多數規定為永久性保管。

三、9號令重新規定了各級各類檔案館室，事業單位檔案館室的收集范圍，從宏觀上解決了國家檔案資源的科學布局，合理歸屬，按照統一規劃，分級管理原則，依法開展檔案收集工作，將屬于檔案收集范圍具有長久保存價值的檔案，依法接收保存。使檔案管理工作還需做好以下幾方面：

1、加強管理，建立更加切合實際、科學有效的檔案管理制度。

2、提高專職檔案管理人員與基層檔案管理人員的業務素質水平。首先是加強檔案專業技術人員的技能培訓，不但要提高檔案專業管理人員的基礎理論知識水平，還要加強計算機技術、網絡技術、數字化技術等的技能訓練和培訓。其次是參加各地各種形式的培訓，學習、技術交流等培訓班和研討會。

3、提高檔案網絡信息化水平，便于工作需要時本單位與基層隨時隨地方便快捷查閱。同時加快推進多媒體信息的多樣化。落實國家檔案局制定的檔案信息化建設標準規范，制定和完善適應當地檔案信息建設的實施辦法。

4、提高檔案案卷的質量，便于工作需要時的長久保護和利用。

5、充分認識檔案工作的重要性，有力的利用好檔案室所有檔案的價值所在。

6、建立更加完整、安全的檔案體系，使檔案管理進一步科學化、標準化、制度化、規范化。

綜上所述，我們檔案管理人員只有堅持改革創新，與時俱進，才能適應和緊跟新形勢下的現代化步伐。科學規范的檔案管理不但可以實現檔案管理工作的自身價值，而且可以使檔案事業保持可持續發展，為經濟建設和社會進步，實現我們中國夢。