教育檔案管理問題與優化方式探尋

郭路檳

摘要：受到電子信息技術不斷發展的影響，新時期為了能夠進一步適應社會建設發展需求，在檔案管理領域，電子檔案逐漸成為新時期搜集和整理信息的重要形式，并且在各行各業中得到廣泛應用。在教育檔案管理工作中，電子檔案也得到了適當的應用，這在一定程度上造成傳統的檔案管理模式已經無法滿足新時期電子檔案管理工作需求，對檔案管理方式進行優化創新勢在必行。

關鍵詞：教育檔案 電子檔案 檔案管理

教育檔案管理在我國高等教育事業中占據著極其重要的地位，合理開展教育檔案管理工作、逐步提升教育檔案管理水平不僅能夠實現對學生教育信息的全面記錄，并且還可以掌握學生在校表現情況，為教育管理工作提供相應的輔助。所以在新時期受到電子檔案技術應用的影響檔案管理工作發生一定變化的情況下，教育檔案管理部門應該結合教育檔案管理需求積極探索相應的管理創新措施，希望能夠為教育檔案管理質量的提升提供良好的支持。

一、當前教育檔案管理工作中存在的問題

受到信息技術進一步發展的影響，在電子檔案應用到檔案管理工作中后，教育檔案管理工作發生了一定的變化，導致傳統的教育檔案管理出現問題，對整體管理水平的提升產生了嚴重的不良影響。綜合分析，教育檔案管理工作中存在的問題主要表現在以下幾個方面。

（一）教育檔案管理系統缺乏完善性

新時期受到計算機行業飛速發展的影響，不同的信息系統逐漸出現并且在各行各業中得到了廣泛的應用。在教育檔案管理領域，在信息技術的支持下教育檔案管理信息系統也得到了一定的建立，對教育檔案管理工作產生了一定的影響。但是在運行教育檔案管理系統的過程中發現，由于教育檔案管理系統的建設技術還不夠科學，安全性不足，造成在應用教育檔案管理系統的過程中極易出現信息丟失或者管理無序問題，極大增加了教育檔案管理工作難度，不利于教育檔案管理水平的提升。

（二）教育檔案管理人員綜合素質偏低

隨著信息技術的發展以及電子檔案成為檔案管理工作的重要組成部分，教育檔案管理工作發生了新的變化，對檔案管理人員的信息化管理素質提出了新的要求。但是與電子檔案廣泛應用不契合的是教育檔案管理部門管理人員計算機素養相對偏低，部分教育檔案管理人員無力承擔先進的電子檔案管理工作，導致教育檔案管理水平低，嚴重限制了教育檔案管理工作的發展。

（三）教育檔案管理工作服務意識不足

新時期受到新檔案管理思想的影響，在檔案管理工作中一般高度重視檔案管理服務工作的開展，希望借助良好的檔案管理服務能夠進一步提升檔案資源的利用率，為檔案管理工作質量的進一步提升提供相應的保障。但是在我國教育檔案管理工作中，部分管理人員高度重視管理卻缺乏服務意識，不注意為檔案使用者提供高質量的檔案資源服務，嚴重影響了檔案資源的利用率，對檔案管理工作水平的提升產生了一定的不良影響。所以新時期應該注意結合實際情況探索教育檔案管理創新的措施，真正發揮教育檔案的重要作用，為教育改革工作、教育教學工作提供相應的支持。

二、新時期對教育檔案管理工作進行全面優化的措施

基于信息時代背景下教育檔案管理工作中存在的問題，新時期要想積極促進教育檔案管理工作的發展，有效提升管理質量，為教育檔案資源的合理利用提升相應的支持，就應該積極探索教育檔案工作的優化措施，為教育檔案管理創造良好條件。

（一）對教育檔案管理制度加以完善

教育檔案管理制度的完善是對教育檔案管理工作進行改革創新的必要措施，只有結合教育檔案管理需求探索科學合理的教育檔案管理制度，才能夠為教育檔案管理提供相應的制度保障，進而有效提升教育檔案管理水平。首先，建立健全教育檔案查閱制度。由于教育檔案中的學生檔案一般具有一定的保密性，所以在通常情況下檔案不能外借，如果要對學生檔案進行查閱，則必須提供相關介紹信。所以基于教育檔案的特殊性，在制度建設中首先應該保障查閱制度的完善性，加強對教育檔案的管理。其次，對檔案移交制度加以完善。在對學生檔案進行移交的過程中需要明確移交工作的主要負責人和移交流程，因此為了提升移交工作的規范性，還可以結合移交工作實際情況對教育檔案移交工作進行完善，避免出現教育檔案流失問題的出現。最后，對教育檔案轉遞制度進行合理完善。當前學校中教育檔案的轉遞一般都會委派專人負責，并且在轉遞工作前必須要對檔案進行仔細的檢查和密封，保證學生在領取畢業證后能夠順利領取檔案。所以針對教育檔案轉遞工作需求，應該合理對教育檔案轉遞制度加以完善，逐步提升教育檔案轉遞工作的規范性，切實提升教育檔案的管理和應用效果。

（二）有效提升教育檔案管理隊伍的綜合素質

教育檔案管理工作的全面優化離不開優秀管理隊伍的支持，在對教育檔案管理工作進行改革創新的過程中應該加強對檔案管理人員的教育和培訓，不僅要逐步提升其檔案管理專業素質，還應結合信息時代的需求對其計算機素養加以培養，保證其能夠勝任檔案管理工作。同時，在教育檔案管理服務日漸受到重視的情況下，在對教育檔案管理工作者實施教育培訓的過程中也應該注意培養其服務意識，保證其可以在工作中滲透服務思想，提供良好的檔案管理服務，為教育檔案資源的有效利用提供相應的支持。

（三）結合電子檔案管理需求對檔案管理工作進行創新

在組織開展教育檔案管理工作的過程中應注意結合信息時代的發展需求對檔案管理模式進行創新，所以在電子檔案成為教育檔案重要組成部分的社會背景下，檔案管理人員應該注意結合電子檔案特點和管理需求等創新檔案管理模式，提升教育檔案管理的信息化水平，為教育檔案管理工作的持續穩定發展創造良好條件。

三、結語

綜上所述，受到信息技術的發展和我國檔案利用意識不斷提升的影響，教育檔案管理工作發生了新的變化，對教育檔案管理工作人員提出了新的要求。所以新時期結合教育檔案管理新形式，檔案管理人員應該積極探索教育檔案優化管理措施，增強教育檔案管理的時代性，為教育檔案的有效利用提供相應的支持和保障。

參考文獻：

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[2]于旭升.高校教育培訓數字化檔案管理問題初探[J].亞太教育，2015，（13）.

（作者單位：遼源市學校后勤管理中心）