淺析如何做好中小學學校檔案管理工作的信息化

蔣世利

摘 要 檔案管理工作是學校運作體系的重要組成部分，對學校發展有著重要影響。在信息時代的今天，學校檔案管理工作也以信息化手段為主，但是從目前學校檔案信息化管理形勢來看，依然存在著一些問題。因此，創新檔案管理工作的步伐必須加快，從而使其能夠適應學校和社會的發展。本文主要對中小學檔案管理信息化建設進行分析，提出了一些建議。

關鍵詞 信息化 學校檔案 管理

中圖分類號：G47 文獻標識碼：A

隨著我國教育事業不斷發展，學校規模逐漸擴大、學校在校人數不斷增多，檔案管理工作的難度也隨之增加。學校檔案管理是校園管理的重要組成部分，不僅關系到學校管理工作，還關系到學校的教學改革和教學質量。如果檔案管理效果不佳，將會給學校的正常運作帶來不利。隨著信息化時代的發展，信息技術已經逐漸應用到各個領域，中小學學校檔案管理工作應該適應時代發展。加強檔案管理工作，對各種檔案信息進行整合以及存儲采用信息化的方式進行管理，采用電子介質管理檔案，管理的方式逐漸自動化，逐步實現改革創新，使之更適應學校和社會的發展，就顯得尤為重要。針對當前我國中小學學校辦公室的檔案管理工作來看，管理檔案的相關設備被更換成了符合當前社會條件的技術設備，為創新管理檔案方式提供了有利條件，但是檔案管理因為傳統觀念的限制無法實現創新，這明顯己經跟不上時代發展的腳步。

1中小學學校檔案管理工作信息化的優勢

1.1操作方便靈活

利用計算機進行檔案管理，使中小學人事檔案的增加、修改、補充、輸出、復制、加工工作更為靈活、方便。免去了傳統的檔案因溫度、蟲害、火災等不可抗因素影響保管的質量的隱患困擾。互聯網的普及使數字化檔案出現，網絡檢索將檔案管理工作提供幫助，利用計算機管理，使學校人事檔案的查詢與檢索更為高效、快捷、準確。如果采用傳統的手段來管理，在人力物力上，都會加大管理成本，帶來資源上的浪費，不利于學校的發展，更不利于學校人事檔案的管理。靈活、方便、高效，應該成為學校現代化信息管理的目標。

1.2管理高效快捷

在傳統的中小學學校檔案管理工作中，檔案的收集、整理、鑒別、裝訂、保管、錄入、利用都是通過檔案管理人員手工完成，繁瑣、低效、易出錯，且耗時費力。不僅浪費了管理者的時間，也浪費了信息使用者的時間，使檔案管理工作的效率低下，無法滿足信息使用者的需求。例如遇到少量信息需求時人工查閱還能應付，一旦遇到大量的信息需求，在經過手工檢索、檔案提取、逐頁查閱、逐條摘錄的過程中必定會捉襟見肘，經常容易出錯，延誤工作。在實際查檔中，程序繁，要經過查閱登記、檢索等要求等等。面對這些日益突出的管理問題，適時、適勢整合資源，引進計算機等電子信息產品，對學校檔案進行信息化管理。利用計算機不斷完善和管理系統中檔案信息內容，極大地方便了信息查詢和使用，提高檔案管理工作效率。

1.3信息存儲量大

傳統的檔案通常利用紙張記錄信息，信息存儲量有限，并且很容易出現檔案的損害與遺失。隨著電子檔案的不斷出現，檔案的電子化的優越性越來越明顯，由于現在是信息化社會，任何信息都是電子化了，文字、照片等數量越來越多，加之人員本來就多，電子化后只需一張小小的存儲卡就能裝下幾個庫的內容，這將極大地減少檔案占用的空間及存儲價值的投入，只需要一臺電腦和專用軟件就可以了。一塊小小的存儲卡可存入幾千萬條信息，這將極大地減少檔案儲存空間，其中的優勢不言而喻。中小學學校檔案的信息化建立，可以有效地減少棄檔、“死檔”和無檔的現象。

1.4促進資源共享

隨著計算機網絡的普及，無論是學校的教學還是科研，都采用了網絡信息技術，這為學校管理提供了先進的技術和優良的網絡環境，學校檔案管理的中心工作也逐漸發生了質的變化。利用信息技術能夠對檔案信息資源進行搜集和整理，達到資源的共享，檔案管理部門能夠通過網絡為信息使用者提供學校的檔案信息、檔案文件、檔案服務，信息使用者不必再像以前那樣手動查閱，檔案信息的共享為信息使用者提供了便利，提高了檔案管理的服務質量。需要注意的是，有些檔案信息是涉及安全和保密的，這就要求加強檔案管理，保證資源共享的安全性。

2中小學學校檔案管理工作信息化需要注意的問題

受到信息時代的影響，檔案管理工作逐漸改變了傳統的方式，電子化的檔案逐步替代紙質檔案。檔案儲存很少會進行備份處理，只會存放于管理人員的電腦之中，缺乏有效的保管措施。其次隨著互聯網技術的發展，使電子檔案信息的安全受到嚴重威脅，如病毒、黑客、木馬等危險因素的增加，使檔案管理的信息風險也隨之增多，直接導致了信息安全受到威脅。檔案中包括上級部門文件等辦公室檔案以及學生信息檔案，這類重要檔案的泄露和丟失都將對學校產生重大不良影響，也使學生的安全隱患增加。

檔案管理人員整體素質較低。隨著中小學學校檔案管理工作信息化，信息安全成了檔案工作的重要前提，目前檔案管理的內容較多，強度較大，這就使得工作人員不重視信息安全管理。另外，傳統觀念認為學校檔案管理只要細心就可以很好地完成工作，不具備很高的難度，所以很少會培養相關人才，導致工作人員無法熟練地掌握現代化信息技術管理檔案的能力，直接影響檔案管理的效率低下，無法高效地完成任務。并且由于受到了技術與能力的限制，不能很好地保護信息安全，不具備完整的風險意識，容易泄露檔案信息。

3中小學學校檔案管理工作順利開展的方法

3.1建立健全檔案管理制度

在以往的檔案管理中，很多學校對檔案管理都沒有較好的認知度，沒有意識到檔案管理的重要性，依舊采用傳統的方式進行管理，致使檔案管理工作中存在許多隱患。因此，學校領導必須提高對檔案管理的重視。在對自身實際情況以及檔案管理特性明確后，學校領導需完善相關檔案管理制度，制定出多項管理標準，并細化相關條例。學校須要求各管理人員對檔案管理各環節質量進行嚴格審核，要求工作人員嚴格按照相關規范進行操作。學校領導需落實責任制，明確每個檔案管理工作人員的責任，提高其質量意識；學校領導還可以實行獎懲制，加強懲罰力度，促進檔案管理工作的規范性，這樣才能更好的保障檔案管理質量，促進學校的正常運作。

3.2提高檔案管理人員的綜合素質

檔案工作是一項管理性很強又具有涉密性質的工作，因此要求檔案工作人員具有很高的政治覺悟、職業道德、價值觀、人生觀還要具有強烈的事業心、責任感，此外，還要增強檔案管理人員的法制意識和服務觀念。面對信息化的社會，檔案管理人員必須熟知檔案管理的業務知識和工作技能，同時還應了解和熟悉所在單位的其他相關的機關業務知識。隨著社會的進步新技術大量涌現，檔案管理人員還要學習鉆研和掌握現代化辦公手段，具備相應的計算機操作能力，最終達到能夠采用現代化管理方法、技術和手段，改變傳統的檔案管理方式，使檔案管理工作逐步現代化、科技化、信息化。

4結語

檔案管理能夠保障各種檔案資料的準確性和真實性，促進學校各項工作的正常開展，提高各類資源的使用率，從而更好維護學校的正常運作。檔案管理的信息化進一步優化管理手段和方式，極大地方便干部信息查詢和使用，靈活、方便、高效，可以提高工作效率，提升管理質量、因此，學校必須針對實際情況完善檔案管理相關規范，加強檔案管理，并對各環節進行嚴格監督，從而促進學校的發展。

參考文獻

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