加強高校檔案管理工作的探析

【摘要】高校檔案是記錄和反映一所高校的歷史發展軌跡和自身校園文化特色的重要材料，凝聚了高校歷任領導集體和教職員工的精力和心血，在高校的建設中有著十分重要的意義，在這種背景下，加強高校的檔案管理工作已經變成了一個越來越重要的議題。

【關鍵詞】高校檔案 加強管理 制度

【中圖分類號】G647 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2017）18-0249-02

對加強高校檔案管理工作的探析，我認為應主要從加強高校檔案管理工作的意義以及應如何切實有效加強高校檔案管理工作而方面展開進行論述。讓我們首先談談第一方面的內容：

一、加強高校檔案管理工作的意義

高校檔案，是指高校的廣大教師團隊和各部門各單位主要負責人及職工，在其長期的教育教學工作、高校事務管理工作和學生們的日常學習等活動中共同組織歸納整理，最后形成的涵蓋教學、管理、制度建設等各個方面的綜合性材料。一部合格的高校檔案在記錄訴說著學校發源、成長、成熟的歷史軌跡的同時，也是對全校的校領導集體和廣大教職員工的管理能力、教學能力、個人素質等的綜合反映。這對高校將黨的教育方針和自身辦學特點和校園文化相結合、加強對本校干部人事的考察和評價、提高本校的教學能力和教育水平、推陳出新制定更好的高校發展戰略都具有極大的裨益和幫助。最重要的是，我們要時刻記得高校是生產高等教育的工廠，為社會提供充足的、優質的高素質人才是高校的最基礎、最本質的工作和職責，而高校檔案是高校教育教學活動的最鮮活真實的記錄，它采用不同的形式反映了高校最基本的教育教學活動，它以最科學的方式評價了高校最真實的綜合辦學水平。這樣的一份覆蓋面極廣、含金量極大、影響力極深的綜合性檔案，必然需要高校自身和相關教育部門都重視起來，采取相應措施不斷加強對其的保護和管理。

二、如何加強高校檔案管理工作

1.強化重視程度，建立健全相關機構

高校領導集體是一個高校教職員工隊伍的精神引領，所以要從高校領導集體開始，提高對檔案工作的重視程度。高校領導集體可以通過學校的日常例會和特別會議，不斷強調高校檔案管理工作的實際意義，要讓全體干部和教職員工理解和支持這項工作的落實和開展。平時還要組織全體干部和教職員工共同學習《檔案法》，從法律的層面和高度，闡述高校檔案管理工作的必要性和重要性。在此期間，高校領導集體要起到先鋒模范的帶頭作用，堅決貫徹落實《檔案法》中的各項要求，努力從上到下形成一個良好的學習進步氛圍，讓每個人都能提高對檔案管理事業的認同感，主動承擔起自己肩上擔負的責任，一起為本校的檔案管理工作貢獻力量。

要結合本校實際，建立一套完整的集校園檔案分類、匯總、更新、管理等功能為一體的校園檔案管理機構，還要建立一個校園檔案管理工作領導小組來組織整個高校的校園檔案管理工作。在小組人員設置方面，主要由校領導集體和經驗豐富的圖書館管理人員構成小組的組員，小組共同研討校檔案室的修建經費、設備購買、用房選址等硬件問題和具體的一線檔案管理人員的人事安排、如何構建一個覆蓋全校的檔案管理信息網絡等軟件問題，力求做到校園檔案管理工作和學校教育教學事業的協調發展、共同進步。

2.完善制度建設，提高工作規范性

科學的制度是有效的執行結果的保證，在高校檔案管理工作中，同樣也需要一套理論先進、構架清晰的制度做指導。高校應在各級教育主管部門的指導下，結合本校檔案管理工作的實際情況，制定合理的檔案分類匯總表和檔案保管年限表，努力做到檔案的分門別類、系統有序的保管，能夠做到及時下架失去價值的過期檔案和替補新的檔案資料。另外，還要建立檔案管理問責體制和工作目標激勵體制。在日常的檔案管理中，把責任落實到個人，明確檔案管理機構內每個人的工作范圍和所承擔的責任，定期考核，隨時抽檢，努力提高工作質量，加強工作規范性。要按“年”、“季”“月”確立工作目標，在工作目標的指引下具體確定本期工作計劃，對如期完成計劃和未完成的管理人員分別采取獎勵和懲罰措施，以此來引導檔案保管機構各工作人員都能夠重視檔案工作，仔細思考應如何保質保量地完成本期的檔案工作計劃，這樣由個體到整體，最終建立起一套按要求歸檔立卷、按規章借出查閱、按標準淘汰更新的、科學的、系統的、有效可行的高校檔案管理工作制度。

3.完善自身素質，提高業務能力

在高校檔案管理工作中，作為和檔案直接接觸的檔案員擔負著巨大的使命，在工作中有著極其重要的作用，直接關乎著高校檔案管理工作的效果如何。所以，這就要求高校的檔案員必須要努力豐富自身學識，無論是知識方面還是技術方面都要做到不斷進步，。這一方面要求檔案員要有對自身的高標準要求，另一方面，還要有組織提供必要的幫助。高校要經常組織檔案員的學習活動，展開專業技能方面的培訓，不遺余力的進行人力資本投資，不斷提高檔案員的業務能力。同時，也不能忽視對檔案員的思想道德教育，要讓接觸檔案的一線工作人員“愛史敬史”，樹立正確對待史料的價值觀。還要不斷強化檔案員的愛崗敬業精神和奉獻服務意識，讓他們能在檔案管理工作中找到價值和追求，更好的投身于檔案管理工作。只有這樣，才能培養出合格的、優秀的檔案管理工作人員，才能推動高校的檔案管理事業的發展。

三、結語

綜上所述，我們既要有正確看待高校檔案重要性的眼光，也要有科學具體的執行方案，只有這樣，才能更快更好的推動我國的高校檔案管理事業的建設和發展。

參考文獻：

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基金項目：本文為2016年河北省高等學校人文社會科學研究青年基金項目《以“中國夢“引領高職大學生理想信念教育的實踐與探索》（SQ161130）研究成果

作者簡介：孫紅，（1982.7.15），女，江蘇東臺人，碩士，河北化工醫藥職業技術學院。研究方向：思想政治教育